¡ ¢ £ ¢ ⁄ ¢ £ ⁄ ¢ ¥ ⁄ £ ¡ £ ⁄ ƒ § ¤ ' “ « ‹ f › k r j h r fi p f g i g fl f t i « – d – † f ‡ · t q p j i t f p q g t fi p f g i f r p h g p f g p j i r · t f ¶ r fi p f g i p q g h r g fl • t i ções de gestão emanadas da Resolução do Conselho de Ministros nº 53/2004, de 21 de Abril, que aprova a operacionalização da Reforma da Administração Pública e elege a gestão por objectivos como a grande matriz da mudança, ligando dessa forma a Administração a objectivos e resultados.
A aplicação deste tipo de métodos, no domínio da avaliação de investimentos em Sistemas e Tecnologias de Informação, não constitui prática generalizada, nacional ou internacionalmente. Impõe-se, pois, na circunstância, uma introdução cuidada e apoiada, bem como um acompanhamento atento e cooperativo da aplicação da metodologia, visando a sua permanente adaptação à realidade evolutiva da AP.
A MAIS desempenhará igualmente um papel relevante no cumprimento das funções de coordenação atribuídas ao Instituto de Informática, quer em sede de Entidade de Coorde- Julga-se, porém, que o sucesso da iniciativa em causa só será nação Sectorial (DL 196/99, de 8 de Junho), quer de CIO – plenamente atingido se forem adoptadas ópticas semelhantes Chief Information Officer para o Ministério das Finanças (des- no acompanhamento do desenvolvimento dos projectos, com pacho de 23 de Março de 2004 da Senhora Ministra de Estado vista, não só ao aperfeiçoamento da metodologia, como, soe das Finanças). bretudo, à criação de condições que assegurem a obtenção dos benefícios identificados para o investimento, que motivaram a emissão de parecer favorável.
A área técnica em que a metodologia se inscreve – Economia da Informação (Information Economics) – de importância amplamente reconhecida, dado os recursos crescentes que os É neste contexto que nos propomos, em colaboração com as investimentos em Sistemas e Tecnologias de Informação con- entidades gestoras do PIDDAC, trabalhar seguidamente no somem e o impacto decisivo que têm no desempenho orga- desenvolvimento de uma metodologia de acompanhamento nizacional, encontra-se, porém, ainda insuficientemente sis- e avaliação de projectos, compatível com a MAIS, fechando, tematizada. assim, o ciclo de melhoria da gestão do investimento em SI/TI.
Os modelos disponíveis privilegiam essencialmente a componente financeira, descurando de algum modo outros aspectos, de natureza mais qualitativa, como sejam o alinhamento estratégico com o negócio ou a gestão do risco, que, em nossa opinião, devem constituir factores a valorizar, quando o objectivo é perseguir o sucesso, a utilidade e a uti- Pretende-se, neste capítulo, apresentar globalmente a MAIS, lização efectiva dos Sistemas, granjeando assim para as orga- focando sumariamente, para cada uma das vertentes (análise nizações factores distintivos de competitividade e desempe- financeira, alinhamento estratégico e análise de risco): nho.
A abordagem seguida na MAIS comporta, assim, a análise das três vertentes – análise financeira, análise de risco e alinhamento estratégico do projecto de investimento – com preocupações de quantificação dos benefícios a atingir e é suportada numa ferramenta (FAI – Ferramenta de Avaliação de Investimentos).
A vastidão da temática e a natureza da análise preconizada levaram a que fosse procurado o suporte técnico-científico da Universidade de Évora, que foi prestado pelo Professor António Serrano, sem custos para o Instituto, dando, uma vez mais, corpo ao espírito de Serviço Público.
Entende-se ser de realçar a validade de parcerias Universidades - Administração Pública, como forma de potenciar o conhecimento e competitividade nacional, prática esta, aliás, consagrada pelos Países mais desenvolvidos da UE, no âmbito das respectivas estratégias de crescimento, competitividade e Sociedade da Informação.
O resultado desta parceria, no caso em apreço, traduz-se na concretização de uma ferramenta de gestão, que, apesar das dificuldades que acarretará para o avaliador, o Instituto de Informática, e os avaliados, os Organismos do Ministério das !"Identificar as consequências da não realização do projecto, Finanças (MF), contribuirá para um maior nível de exigência constituindo-se como uma vertente de análise qualitativa dentro da AP, no que diz respeito à qualidade dos investi- para aferição do alinhamento estratégico e dos benefícios a mentos a realizar no domínio dos Sistemas e Tecnologias de obter Informação, atinente com as novas preocupações de gestão preconizadas pelo processo de Reforma da AP. !"Identificar, de forma objectiva, os benefícios a obter com o projecto enquanto base de sustentação à avaliação do retorno do investimento, a realizar no âmbito do Módulo de
Análise Financeira, e da racionalidade do mesmo !" Objectivo e a fundamentação teórica, isto é, as fontes de investigação utilizadas para a construção da ferramenta, bem como as opções tomadas, de modo a facilitar a sua aplicação na AP !"O tipo de questões colocadas aos Organismos !"Uma síntese da análise técnica que se preconiza efectuar
em relação à informação recebida, e Pretende-se com o módulo da avaliação estratégica: !"Determinar o grau de alinhamento do projecto com os objectivos estratégicos do Organismo, definidos no âmbito do processo de Reforma da AP !"A matriz de MacFarlan, enquanto instrumento que permite posicionar e aferir a importância do projecto na estratégia de desenvolvimento da Organização (Tabela 1)
O resultado do trabalho nesta vertente é consubstanciado no Módulo de Avaliação Estratégica (MAE), que, genericamente, fornecerá o seguinte tipo de informação, para cada projecto: !" Ao nível do alinhamento do projecto com os objectivos estratégicos !"A metodologia de Gestão de Benefícios, da Escola de Cran- !"Objectivo do investimento field, proposta e desenvolvida por John Ward, enquanto ferramenta que dá suporte à identificação dos benefícios do investimento em SI/TI, à adopção de métodos de gestão que assegurem a correspondente obtenção, permitindo avaliar, a partir de drivers de negócio, o alinhamento estratégico do projecto com os objectivos de negócio da Organi- !"Ao nível dos benefícios, directos e indirectos: zação !"Objectivos estratégicos do Organismo para que está a
contribuir e grau de contribuição !"Se o projecto dá resposta a uma imposição legal Da Rede de Dependências, representada na figura (Fig.1), instrumento central da citada metodologia, far-se-á, nesta fase, uma aplicação focalizada fundamentalmente nos seguintes domínios: !"Identificação dos benefícios correlacionados com os objectivos de investimento a que os mesmos pretendem dar resposta !"O grau de explicitação dos benefícios quanto à sua ob
jectivação e mensurabilidade !"A existência de um responsável por assegurar que os benefícios identificados são obtidos !"O (s) benefício (s) a obter !"Objectivos a que os mesmos dão resposta !"Grau de explicitação do benefício, aferido através da
unidade de medida indicada !"Âmbito do impacto do projecto !"Existência, ou não, de responsável nomeado para asse
gurar a correspondente obtenção !"Para efeito de classificação do projecto na matriz de MacFarlan são colocadas 4 questões de escolha múltipla, endereçando o impacto do projecto no negócio actual e futuro do Organismo, os sectores afectados, as consequências da não realização e o principal factor crítico de sucesso, em termos de tempo, qualidade e custo !"O alinhamento do projecto com a estratégia de SI/TI do
Organismo é aferido através de duas questões de escolha múltipla sobre a existência ou não de um exercício de Planeamento Estratégico de Sistemas de Informação e a aferição se o projecto candidato consta do plano de implementação resultante do estudo de PESI.
A informação recebida no domínio do alinhamento dos objectivos do investimento com os objectivos estratégicos da Organização leva em consideração o grau de ponderação Do cruzamento dos objectivos de negócio com os objectivos de investimento obtém-se, para cada projecto, a seguinte matriz-exemplo de análise (Tabela 2): !"Existência, ou não, de um responsável pela obtenção do benefício, podendo daqui ser extraídas recomendações no domínio da gestão do risco e da própria gestão do projecto.
O nível de benefícios a obter, analisados nas duas vertentes referidas e levando em atenção, o grau de contribuição do projecto para os objectivos de negócio da Organização, permitirá uma classificação numa escala de: !"Baixo !"Médio !"Alto O posicionamento do projecto, em termos de alinhamento estratégico e benefícios a obter será representado numa matriz bidimensional (Fig. 2), que permitirá elaborar recomendações da natureza das inscritas na citada matriz.
O alinhamento do projecto com a estratégia de SI/TI da Organização, aferida através da existência ou não de um exercício de planeamento estratégico e da inclusão do proA análise, de natureza qualitativa da matriz obtida, permite- jecto no plano de implementação resultante, cruzado com a nos, juntamente com o âmbito do impacto do projecto (afecta estratégia de negócio, constitui uma outra vertente de anáum sector ou vários), aferir o grau de contribuição do mesmo lise, qualitativa, traduzida na matriz abaixo, que permitirá para a concretização da estratégia, que será traduzido numa sustentar tecnicamente e obter confiança quanto à decisão escala de: de investimento (Fig.3).
!"Baixo !"Médio !"Alto Complementarmente, a componente “benefícios a obter com o projecto” será analisada sob duas vertentes !"O grau de explicitação dos mesmos quanto à sua objectividade e mensurabilidade, sendo consideradas duas dimensões – benefícios observáveis e benefícios mensuráveis, podendo esta mensurabilidade assumir um nível quantitativo ou financeiro
Com esta vertente da Metodologia de Avaliação de Investimentos pretendia-se avaliar a viabilidade financeira dos projectos apresentados, focando o investimento de Capital e o seu impacto nos processos/funções alvo do investimento.
Com este intuito procuraram-se métodos e critérios consagrados de análise financeira de investimentos, quer individualmente quer integrados em metodologias completas de avaliação de investimentos, criadas e em uso por instituições credíveis.
Da análise da literatura especializada ressaltaram como critérios de avaliação de investimentos o Valor Actualizado Líquido (VAL), a Taxa Interna de Rentabilidade (TIR), o Período de Recuperação do Investimento (Pay-Back) e o Retorno do Investimento (ROI). Estes podem ser utilizados separadamente mas é aconselhável uma análise multicritério que os combine, tendo sido esta a óptica adoptada. Tratando-se de critérios universalmente aceites o tratamento teórico dos vários autores apresentou-se similar, sendo, no entanto, de realçar, pelo uso que foi delas feito, as obras “Análise Qualitativa de Projectos de Investimento” de Álvaro Lopes Dias2 e “Concepção e Análise de Projectos de Investimento” de Albertino Marques3.
Em relação à integração destes critérios numa metodologia completa de avaliação de investimentos em SI/TI, após alguma pesquisa optou-se por estudar as seguintes: !" IDA Value on Investment, desenvolvida pela Comissão
Europeia em 2002 e em uso pela mesma desde 2003 !" IOWA ROI, desenvolvida pelo Estado do Iowa em 2000 e
em uso desde esse ano !" Standard ROI Financial Analisys Tool, desenvolvida a partir de 2001 pela Nucleus Research, consultora especializada na área, e em uso por vários clientes desde o mesmo ano
Destas metodologias, retiram-se e adaptaram-se essencialmente para a vertente financeira, os seguintes elementos !" Óptica de cash-flow na análise de investimentos !" Discriminação do investimento e dos custos de explora
ção da actividade alvo do primeiro !" Métodos de quantificação financeira de benefícios quali
tativos !" Integração na metodologia dos critérios de avaliação fi
nanceira de investimentos O resultado do trabalho nesta vertente traduz-se no Módulo de Avaliação Financeira (MAF) da MAIS.
Através do preenchimento pelos organismos do MAF obtêm-se: !" Ao nível da despesa !" O detalhe das despesas de investimento/Capital (independentemente da fonte de financiamento) de acordo com as categorias Software, Hardware, Consultoria Externa, Desenvolvimento de aplicações à medida, Pessoal, Formação e Outras despesas !" O detalhe das despesas previstas com a exploração do novo sistema implementado, de acordo com as categorias Software, Hardware, Consultoria Externa, Desenvolvimento de aplicações à medida, Pessoal, Formação e Outras despesas !" Ao nível dos benefícios financeiros !" As poupanças geradas face à situação actual, para os organismos e para os utentes, durante a vida útil do projecto !" Os acréscimos de receitas gerados face à situação actu
al, para os organismos, durante a vida útil do projecto Com os dados pedidos garante-se a reavaliação não só do valor do investimento, mas também do impacto que este terá sobre as funções/processos alvo do mesmo.
O processamento dos dados introduzidos dá origem ao quadro resumo de Cashflow do projecto o qual permite definir os valores dos critérios de avaliação financeira acima referidos, VAL, TIR4, ROI e Pay-Back. A combinação destes, numa análise multicritério, dá por sua vez origem ao posicionamento do projecto na Matriz de Avaliação Financeira, que se apresenta de seguida (Fig. 4): A quarta vertente, os factores críticos de sucesso, é informação qualitativa que tem como principais funções validar a coerência das respostas dadas nas vertentes anteriores e suportar reuniões de esclarecimento e reavaliação do projecto proposto. P E8TWRaOrdL,EJUohMn; Griffiths, Pat. Strategic Planning for Information Systems, 2nd Edition; John Wiley & Sons A metodologia proposta foi delineada a partir de duas principais referências bibliográficas: Capítulo 6 - Risk Assessment do Guia de Gestão de Qualidade em TI da Shell5 e Strategic Planning for Information Systems6.
Foi elaborado um questionário a ser preenchido pelos organismos proponentes. Neste questionário são efectuadas perguntas que se dividem em quatro vertentes: Nas três primeiras vertentes vai ser atribuída valorização a cada resposta que depende da opção escolhida e com base na qual será classificada cada uma das vertentes com risco Baixo, Médio ou Alto.
O resultado da avaliação será apresentado num referencial tridimensional, como exemplificado na figura. (Fig. 6).
A Matriz de Avaliação Financeira é um dos instrumentos do processo interactivo de avaliação a desenvolver com os organismos, sendo que a sua leitura, e isto, exclusivamente em termos financeiros, deverá apontar para a as seguintes recomendações (Fig. 5): A equipa avaliadora deverá elaborar um relatório final com a apreciação aos resultados da Avaliação Financeira do Investimento a ser integrado e conjugado com o relatório final global.
Nesta vertente pretende-se identificar e avaliar os potenciais riscos, isto é os aspectos que podem pôr em causa o sucesso do projecto. Na fase de análise do investimento esta avaliação permite antecipar potenciais impactos na vertente financeira e na capacidade do projecto atingir os resultados/benefícios a que se propôs.
A avaliação e gestão do risco é um processo que deve ser mantido ao longo do desenvolvimento do projecto de forma a minorar os impactos dos riscos identificados, através de acções concretas que eliminem ou reduzam antecipadamente o problema. !" Risco organizacional / estratégico que pretende avaliar o grau de risco na capacidade da organização em absorver o projecto e respectivos impactos organizacionais !" Risco tecnológico que pretende avaliar o grau de risco de
falha ou instabilidade da tecnologia !" Risco do projecto que pretende avaliar o grau de risco de desvios ao inicialmente previsto devido a problemas de coordenação e gestão do projecto !" Factores críticos de sucesso identificados pelo proponente, que pretendem avaliar as suas preocupações fornecendo informação qualitativa para a avaliação
O referencial de avaliação do risco apresentado na figura é um instrumento interactivo de avaliação, sendo que a sua leitura, e isto em termos exclusivamente de análise de risco, deverá apontar para a seguinte classificação (Fig. 7): O resultado desta análise deverá ser integrado com as outras.
As três vertentes de análise, alinhamento estratégico, financeira e risco, proporcionam leituras válidas mas parciais sobre a bondade do investimento. Para garantir uma leitura global e integrada é necessário conjugar os resultados das três vertentes numa análise que atribua importância relativa a cada uma delas, de acordo com a análise concreta de cada projecto.
A conjugação dos resultados das três vertentes é feita através de uma análise multi-dimensional, que posiciona os projectos nos cubos da Matriz de Análise Global, conforme figura abaixo (Fig. 8).
Tratando-se de um processo interactivo e iterativo de avaliação, há lugar a um primeiro posicionamento do projecto na Matriz de Avaliação Global, resultado do trabalho de análise das fichas de projecto, o qual se poderá traduzir, como se pode ver na figura abaixo, num conjunto de recomendações a serem colocadas aos organismos aquando das reuniões de trabalho. Essas recomendações poderão dar origem a uma re-caracterização das fichas de projecto e seu consequente reposicionamento nas várias vertentes e análise global, e servir de base ao parecer técnico a ser apresentado no Relatório Final de Avaliação (Fig. 9).
Conforme explicitado anteriormente, a MAIS tem como produto e objectivo final a avaliação ex-ante dos projectos de investimento PIDDAC em Sistemas e Tecnologias de Informação, a aplicar, numa primeira fase, ao nível do Ministério das Finanças. Esta focalização no universo da Administração Pública, deve-se ao facto de ter tido na sua génese uma decisão do Senhor Secretário de Estado do Orçamento e, a procura do estabelecimento da ligação dos benefícios potenciais dos projectos com os Objectivos Estratégicos dos organismos, definidos no âmbito da Resolução do Conselho de Ministros nº 53/2004, de 21 de Abril.
A MAIS foi já aplicada a alguns projectos piloto, no âmbito do PIDDAC 2005, Programa P001 – Sociedade da Informação, no Ministério das Finanças, tendo provado a sua exequibilidade. Para suportar o processo de avaliação, foi desenvolvida, entretanto, uma aplicação de suporte à recolha de dados (FAI), a qual está disponível, para o universo dos utilizadores em causa, a partir da página do Instituto de Informática na Internet, na morada www.instinformatica.pt/mais. Esta página serve ainda para apresentar a MAIS ao público em geral e para funcionar como plataforma de troca de ideias e experiências sobre a matéria da avaliação de investimentos em SI/TI.
Está-se, de momento, numa fase de consolidação da metodologia, adaptando-a ao processo de modernização da AP e tornando-a mais exigente à medida que novos indicadores e métricas forem ganhando sustentabilidade. No futuro próximo, pretende-se complementá-la com as vertentes de acompanhamento do desenvolvimento e da avaliação final dos projectos de investimento, numa óptica de verificar a obtenção efectiva dos benefícios previamente identificados.
Em termos do suporte informático, prevê-se evoluir da ferramenta de recolha de dados (FAI) que actualmente suporta apenas essa fase do processo de avaliação, para uma ferramenta de apoio à decisão que permita automatizar ao máximo todo o processo.
DIAS, Álvaro Lopes. “Análise Qualitativa de Projectos de Investimento”. EDIUAL – Editora da Universidade Autónoma de Lisboa. 2002 IDA – Interchange of Data Between Administrations – EUROPEAN COMISSION.IDA Value of Investment (Final Report – version 2.1.). 2002 MARQUES, Albertino. “Concepção e Análise de Projectos de Investimento”. Edições Silabo. 1998.
DOESER, B.A. Information Technology Quality Management Guide: 6 Risk Assessement – SHELL INTERNATIONALE PETROLEUM.
SERRANO, António, CALDEIRA, Mário (2004), “Gestão de Sistemas e Tecnologias de Informação”, FCA.
WARD, J. e PEPPARD, J. (2202) “Strategic Planning for Information Systems”, 3ª edição, John Wiley & Sons WARD, J. e MURRAY, P. (2000), Benefits Management – Best Practice Guidelines”, Cranfield School of Management.
WARD, J. e GRIFITHS, Pat. “Strategic Planning for Information Systems”, 2nd Edition; John Wiley & Sons. http://www2.info.state.ia.us/roi/index.html - Site do Iowa Return on Investment http://www.nucleusresearch.com/about.html - Site da empresa de consultoria Nucleus Research