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` , - $ F / ( ' C - 3 2 % 5 - 2 + , + ' + 7 ( % ? 3 @ . + / 2 % , % . + / @ 5 % U - / / % 5 - 4 2 % , - $ & % ' ( % ) * + , - ; 4 & - 3 2 ( 5 - 4 2 + 3 C % I @ % ' . - / 5 ( 2 - C % & % ' ( % / % 3 . / + . + 3 2 % 3 , - ( 4 & - 3 2 ( 5 - 4 2 + 4 % 3 & - / 2 - 4 2 - 3 , + % ' ( 4 Y % 5 - 4 2 + - 3 2 / % 2 ? 7 ( 1 + C , % & ( % F ( ' ( , % , - 8 ( 4 % 4 1 - ( / % - , + / ( 3 1 + C . % / 1 ( % ' 5 - 4 2 - - - 5 2 - / 5 + 3 7 ' + F % ( 3 G a ( 3 % % 3 3 - 7 @ / % / % 5 6 W ( 5 % 1 + - / b 4 1 ( % , + 3 . / + 0 - 1 2 + 3 8 % 1 - % + 3 + F 0 - 1 2 ( & + 3 . % / % + 3 - 1 2 + / - + / 7 % 4 ( 3 5 + C % 5 6 W ( 5 % & ( % F ( ' ( , % , - 8 ( 4 % 4 1 - ( / % - % 5 ( 4 ( 5 ( A % ) * + , + / ( 3 1 + % 3 3 + 1 ( % , + C . - / 5 ( 2 ( 4 , + % + . 2 ( 5 ( A % ) * + , + 3 / - 1 @ / 3 + 3 , ( 3 . + 4 V & - ( 3 G c c c c c c c c c c ! c c c c c c c c c c d e f g h i j k l m i Tecnologias de Informação no âmbito do Ministério das O presente trabalho, que resulta de uma parceria entre o Finanças, visando constituir-se como prova de conceito Instituto de Informática e a Universidade de Évora, reveste para eventual alargamento a outros sectores da AP um conjunto de características inovadoras das quais se sali- entam: Pretende: !"A área em que se insere – Economia da Informação – de !"Demonstrar, ex-ante, a bondade do investimento importância crescente na gestão das Organizações !"Constituir-se como instrumento de gestão por parte dos !"A abordagem seguida, privilegiando, a par da análise fi- diferentes intervenientes (avaliadores e avaliados), possibi- nanceira dos projectos, a sua avaliação no domínio do ali- litando uma nova postura de gestão nhamento estratégico com os objectivos de negócio forma- !"Contribuir para aumentar a qualidade de gestão, dentro do lizados da Organização, bem como no da avaliação do ris- espírito consignado nas normas internacionais no domínio co, permite, assim, uma avaliação multicritério rica e da Qualidade abrangente !"A observância, no domínio da respectiva aplicação, de processos formais, documentados e o apelo ao rigor de n o j p q r s t i planeamento e gestão por parte dos diferentes intervenien- tes O presente documento tem como objectivo dar a conhecer a !"O seu cariz prático, por se tratar de um instrumento que Metodologia de Avaliação de InvestimentoS (MAIS), desen- será aplicado na avaliação de investimentos em Sistemas e volvida pelo Instituto de Informática, a implementar no âm- bito do Processo de Avaliação dos Investimentos em Siste- mas e Tecnologia de Informação do Ministério das Finanças, inscritos em PIDDAC. u u u u u u u u u u u u u u u u N O w N x y z J { { M N y | } N x ~ J { x M J J ~ y { M !" v M { y z x ~ M | N O x O O y J N y { O x M amss@uevora.pt !" Carlos.silva@inst- A MAIS pretende responder ao despacho do Senhor Secretá- informatica.pt M O M { x N M x y M | N O x O O y J rio de Estado do Orçamento, de 5 de Fevereiro, que incumbe !" Informática.catarina.chiolas@inst- informatica.pt o Instituto de Informática de, juntamente com a UMIC, o DPP e a SGMF, elaborar linhas de orientação para a prepara- x M M { O x N | N O x O O y J N y { O x M !" Eulália.martins@inst- informatica.pt ção dos Programas P001 e P002 a apresentar pelos Organis- Joao.silveira@inst- y y z x ~ J x { M | N O x O O y J N y { O x M !" mos do Ministério em sede de PIDDAC 2005. informatica.pt M N x O y | N O x O O y J N y { O x M !" Luis.ranito@inst-informatica.pt Tendo por base este mandato, procurou-se que o produto a M N J M J M M { y | N O x O O y J N y { O x M !" M.leamaro@inst- informatica.pt M { x M y J { { J x { M | N O x O O y J N y { O x M desenvolver fosse coerente e se integrasse com as preocupa- !" Mjfe@inst-informatica.pt ¡ ¢ £ ¢ ¤ ¢ £ ¤ ¢ ¥ ¤ £ ¡ £ ¤ ¦ § ¨ © ª ções de gestão emanadas da Resolução do Conselho de Mi- A aplicação deste tipo de métodos, no domínio da avaliação nistros nº 53/2004, de 21 de Abril, que aprova a operaciona- de investimentos em Sistemas e Tecnologias de Informação, lização da Reforma da Administração Pública e elege a ges- não constitui prática generalizada, nacional ou internacio- tão por objectivos como a grande matriz da mudança, ligan- nalmente. Impõe-se, pois, na circunstância, uma introdução do dessa forma a Administração a objectivos e resultados. cuidada e apoiada, bem como um acompanhamento atento e cooperativo da aplicação da metodologia, visando a sua A MAIS desempenhará igualmente um papel relevante no permanente adaptação à realidade evolutiva da AP. cumprimento das funções de coordenação atribuídas ao Ins- tituto de Informática, quer em sede de Entidade de Coorde- Julga-se, porém, que o sucesso da iniciativa em causa só será nação Sectorial (DL 196/99, de 8 de Junho), quer de CIO – plenamente atingido se forem adoptadas ópticas semelhantes Chief Information Officer para o Ministério das Finanças (des- no acompanhamento do desenvolvimento dos projectos, com pacho de 23 de Março de 2004 da Senhora Ministra de Estado vista, não só ao aperfeiçoamento da metodologia, como, so- e das Finanças). bretudo, à criação de condições que assegurem a obtenção dos benefícios identificados para o investimento, que moti- A área técnica em que a metodologia se inscreve – Economia varam a emissão de parecer favorável. da Informação (Information Economics) – de importância amplamente reconhecida, dado os recursos crescentes que os É neste contexto que nos propomos, em colaboração com as investimentos em Sistemas e Tecnologias de Informação con- entidades gestoras do PIDDAC, trabalhar seguidamente no somem e o impacto decisivo que têm no desempenho orga- desenvolvimento de uma metodologia de acompanhamento nizacional, encontra-se, porém, ainda insuficientemente sis- e avaliação de projectos, compatível com a MAIS, fechando, tematizada. assim, o ciclo de melhoria da gestão do investimento em SI/TI. Os modelos disponíveis privilegiam essencialmente a com- ponente financeira, descurando de algum modo outros as- pectos, de natureza mais qualitativa, como sejam o alinha- « ¬ f k r j h r ® p f g i g ¯ ° f t ° i mento estratégico com o negócio ou a gestão do risco, que, em nossa opinião, devem constituir factores a valorizar, quando o objectivo é perseguir o sucesso, a utilidade e a uti- Pretende-se, neste capítulo, apresentar globalmente a MAIS, lização efectiva dos Sistemas, granjeando assim para as orga- focando sumariamente, para cada uma das vertentes (análise nizações factores distintivos de competitividade e desempe- financeira, alinhamento estratégico e análise de risco): nho. !" Objectivo e a fundamentação teórica, isto é, as fontes de A abordagem seguida na MAIS comporta, assim, a análise investigação utilizadas para a construção da ferramenta, das três vertentes – análise financeira, análise de risco e ali- bem como as opções tomadas, de modo a facilitar a sua nhamento estratégico do projecto de investimento – com aplicação na AP preocupações de quantificação dos benefícios a atingir e é !"O tipo de questões colocadas aos Organismos suportada numa ferramenta (FAI – Ferramenta de Avaliação de Investimentos). !"Uma síntese da análise técnica que se preconiza efectuar em relação à informação recebida, e A vastidão da temática e a natureza da análise preconizada levaram a que fosse procurado o suporte técnico-científico da Universidade de Évora, que foi prestado pelo Professor An- « ± d ± ² f ³ ´ t q p j i t f µ p q g t ® p f g i f r µ p h g p f g p j i tónio Serrano, sem custos para o Instituto, dando, uma vez r ´ t f ¶ r ® p f g i p q g h r g ¯ · t ° i mais, corpo ao espírito de Serviço Público. Entende-se ser de realçar a validade de parcerias Universi- Pretende-se com o módulo da avaliação estratégica: dades - Administração Pública, como forma de potenciar o !"Determinar o grau de alinhamento do projecto com os ob- conhecimento e competitividade nacional, prática esta, aliás, jectivos estratégicos do Organismo, definidos no âmbito do consagrada pelos Países mais desenvolvidos da UE, no âmbi- processo de Reforma da AP to das respectivas estratégias de crescimento, competitivida- de e Sociedade da Informação. !"Identificar, de forma objectiva, os benefícios a obter com o projecto enquanto base de sustentação à avaliação do re- O resultado desta parceria, no caso em apreço, traduz-se na torno do investimento, a realizar no âmbito do Módulo de concretização de uma ferramenta de gestão, que, apesar das Análise Financeira, e da racionalidade do mesmo dificuldades que acarretará para o avaliador, o Instituto de Informática, e os avaliados, os Organismos do Ministério das !"Identificar as consequências da não realização do projecto, Finanças (MF), contribuirá para um maior nível de exigência constituindo-se como uma vertente de análise qualitativa dentro da AP, no que diz respeito à qualidade dos investi- para aferição do alinhamento estratégico e dos benefícios a mentos a realizar no domínio dos Sistemas e Tecnologias de obter Informação, atinente com as novas preocupações de gestão preconizadas pelo processo de Reforma da AP. £ ¤ ¸ £ ¢ ¦ ¦ £ ¢ ¤ ¹ º ¡ ¢ £ ¢ ¤ ¢ £ ¤ ¢ ¥ ¤ £ ¡ £ ¤ ¦ § ¨ © ª » Da leitura da bibliografia especializada1, ressaltam como abordagens especialmente vocacionadas para este tipo de análise e sua aplicação numa realidade complexa e pouco regulada, como é a AP: !"A matriz de MacFarlan, enquanto instrumento que permite posicionar e aferir a importância do projecto na estratégia de desenvolvimento da Organização (Tabela 1) ó ô õ ö ÷ ô ø ù ú û ü ý þ ÿ ù ú ú ü ú U ( 7 G ` G X - , - , - S - . - 4 , b 4 1 ( % 3 O resultado do trabalho nesta vertente é consubstanciado no Módulo de Avaliação Estratégica (MAE), que, genericamen- te, fornecerá o seguinte tipo de informação, para cada projec- to: !" Ao nível do alinhamento do projecto com os objectivos estratégicos ò !"A metodologia de Gestão de Benefícios, da Escola de Cran- !"Objectivo do investimento field, proposta e desenvolvida por John Ward, enquanto ferramenta que dá suporte à identificação dos benefícios !"Objectivos estratégicos do Organismo para que está a do investimento em SI/TI, à adopção de métodos de ges- contribuir e grau de contribuição tão que assegurem a correspondente obtenção, permitindo !"Se o projecto dá resposta a uma imposição legal avaliar, a partir de drivers de negócio, o alinhamento estra- tégico do projecto com os objectivos de negócio da Organi- !"Ao nível dos benefícios, directos e indirectos: zação !"O (s) benefício (s) a obter Da Rede de Dependências, representada na figura (Fig.1), !"Objectivos a que os mesmos dão resposta instrumento central da citada metodologia, far-se-á, nesta fase, uma aplicação focalizada fundamentalmente nos se- !"Grau de explicitação do benefício, aferido através da guintes domínios: unidade de medida indicada !"Identificação dos benefícios correlacionados com os ob- !"Âmbito do impacto do projecto jectivos de investimento a que os mesmos pretendem dar resposta !"Existência, ou não, de responsável nomeado para asse- gurar a correspondente obtenção !"O grau de explicitação dos benefícios quanto à sua ob- jectivação e mensurabilidade !"Para efeito de classificação do projecto na matriz de Ma- cFarlan são colocadas 4 questões de escolha múltipla, en- !"A existência de um responsável por assegurar que os dereçando o impacto do projecto no negócio actual e futu- benefícios identificados são obtidos ro do Organismo, os sectores afectados, as consequências da não realização e o principal factor crítico de sucesso, em termos de tempo, qualidade e custo !"O alinhamento do projecto com a estratégia de SI/TI do Organismo é aferido através de duas questões de escolha múltipla sobre a existência ou não de um exercício de Pla- neamento Estratégico de Sistemas de Informação e a aferi- ção se o projecto candidato consta do plano de implemen- ¼ ½ ¾ ¿ À Á Â Ã Ä Å Æ Ç À À ¿ È Â É Ä Ê Ë Ì Ì Ì Í Â Î Å Ï Å Ð Ñ Ò Ó Æ Ô Ï Ô Õ Å Ö Å Ï Ò × Î Å Ó Ò É Ø Ô Ù ½ tação resultante do estudo de PESI. A informação recebida no domínio do alinhamento dos ob- Ò Ñ Ù Ó Ú Û Ñ Ü Å Ý Ñ Ï Å Ó Â Þ Ø Ô Ï Ð Ñ Å Ý Ü ß Ù à á á Ý á Ð Æ Ô Ï Ô Õ Å Ö Å Ï Ò ß ã À À ¿ ä å Â ¿ Ï Ò æ Ï Ñ á Â Þ Ô Ý Ü Å Ñ Ø Ô Â Æ ç Ø Ñ á Ê Ë Ì Ì è Í Â Ú Å Ó Ò é á Ü Å ß Ñ Ó Ò Å Ö Ô Ó Å â ê Å Ù Ï á Ý á Õ Ñ Ô Ó Ü Å ë Ï Ð á Ø Ö Ô ì é á Â í Þ ¿ jectivos do investimento com os objectivos estratégicos da ¾ ¿ À Á Â Ã Ä Å É ã É É ¿ À Á Â Ã Ä Ê Ë Ì Ì Ë Í Â ß Ò Ø Ô Ò Å Õ Ñ Ù É Ý Ô Ï Ï Ñ Ï Õ Ð á Ø ë Ï Ð á Ø Ö Ô Ò Ñ á Ï ß î Ó ½ Organização leva em consideração o grau de ponderação Ò Å Ö Ó Â ï ð Å Ü Ñ ì é á Â Ã á à Ï ¾ Ñ Ý Å î ñ ß á Ï Ó ¡ ¢ £ ¢ ¤ ¢ £ ¤ ¢ ¥ ¤ £ ¡ £ ¤ ¦ § ¨ © ª destes, bem como o grau de contribuição daqueles para a !"Existência, ou não, de um responsável pela obtenção do concretização do objectivo de negócio. benefício, podendo daqui ser extraídas recomendações no domínio da gestão do risco e da própria gestão do O grau de contribuição dos objectivos de investimento para projecto. os objectivos de negócio é classificado segundo a seguinte escala, à qual são atribuídos valores: O nível de benefícios a obter, analisados nas duas vertentes referidas e levando em atenção, o grau de contribuição do !"Determinante – 4 projecto para os objectivos de negócio da Organização, !"Muito Importante – 3 permitirá uma classificação numa escala de: !"Importante – 2 !"Baixo !"Pouco Importante – 1 !"Médio Do cruzamento dos objectivos de negócio com os objectivos !"Alto de investimento obtém-se, para cada projecto, a seguinte O posicionamento do projecto, em termos de alinhamento matriz-exemplo de análise (Tabela 2): estratégico e benefícios a obter será representado numa matriz bidimensional (Fig. 2), que permitirá elaborar reco- ! " mendações da natureza das inscritas na citada matriz. # $ ! " " U ( 7 G ] G D + 3 ( 1 ( + 4 % 5 - 4 2 + , + . / + 0 - 1 2 + C - 5 2 - / 5 + 3 , - % ' ( 4 Y % 5 - 4 2 + - 3 2 / % % 2 ? 7 ( 1 + - F - 4 - 8 V 1 ( + 3 % + F 2 - / O alinhamento do projecto com a estratégia de SI/TI da Organização, aferida através da existência ou não de um exercício de planeamento estratégico e da inclusão do pro- A análise, de natureza qualitativa da matriz obtida, permite- jecto no plano de implementação resultante, cruzado com a nos, juntamente com o âmbito do impacto do projecto (afecta estratégia de negócio, constitui uma outra vertente de aná- um sector ou vários), aferir o grau de contribuição do mesmo lise, qualitativa, traduzida na matriz abaixo, que permitirá para a concretização da estratégia, que será traduzido numa sustentar tecnicamente e obter confiança quanto à decisão escala de: de investimento (Fig.3). !"Baixo !"Médio !"Alto Complementarmente, a componente “benefícios a obter com o projecto” será analisada sob duas vertentes ò !"O grau de explicitação dos mesmos quanto à sua objec- tividade e mensurabilidade, sendo consideradas duas dimensões – benefícios observáveis e benefícios mensu- ráveis, podendo esta mensurabilidade assumir um ní- vel quantitativo ou financeiro £ ¤ ¸ £ ¢ ¦ ¦ £ ¢ ¤ ¹ º ¡ ¢ £ ¢ ¤ ¢ £ ¤ ¢ ¥ ¤ £ ¡ £ ¤ ¦ § ¨ © ª & Destas metodologias, retiram-se e adaptaram-se essencial- mente para a vertente financeira, os seguintes elementos ò !" Óptica de cash-flow na análise de investimentos !" Discriminação do investimento e dos custos de explora- ção da actividade alvo do primeiro !" Métodos de quantificação financeira de benefícios quali- tativos !" Integração na metodologia dos critérios de avaliação fi- nanceira de investimentos U ( 7 G \ G $ ' ( 4 Y % 5 - 4 2 + , + . / + 0 - 1 2 + 1 + 5 % - 3 2 / % 2 ? 7 ( % , - : ; < = ; , % P / 7 % 4 ( % O resultado do trabalho nesta vertente traduz-se no Módu- A % ) * + lo de Avaliação Financeira (MAF) da MAIS. « ± n ± ² f ³ ´ t q p s t f r f ° p t h r j i t f µ p q g t ® p f g i Através do preenchimento pelos organismos do MAF ob- têm-se: Com esta vertente da Metodologia de Avaliação de Inves- !" Ao nível da despesa timentos pretendia-se avaliar a viabilidade financeira dos projectos apresentados, focando o investimento de Capital !" O detalhe das despesas de investimento/Capital (inde- e o seu impacto nos processos/funções alvo do investimen- pendentemente da fonte de financiamento) de acordo to. com as categorias Software, Hardware, Consultoria Ex- terna, Desenvolvimento de aplicações à medida, Pesso- Com este intuito procuraram-se métodos e critérios consa- al, Formação e Outras despesas grados de análise financeira de investimentos, quer indivi- dualmente quer integrados em metodologias completas de !" O detalhe das despesas previstas com a exploração do avaliação de investimentos, criadas e em uso por institui- novo sistema implementado, de acordo com as catego- ções credíveis. rias Software, Hardware, Consultoria Externa, Desen- volvimento de aplicações à medida, Pessoal, Formação Da análise da literatura especializada ressaltaram como e Outras despesas critérios de avaliação de investimentos o Valor Actualizado Líquido (VAL), a Taxa Interna de Rentabilidade (TIR), o !" Ao nível dos benefícios financeiros Período de Recuperação do Investimento (Pay-Back) e o !" As poupanças geradas face à situação actual, para os Retorno do Investimento (ROI). Estes podem ser utilizados organismos e para os utentes, durante a vida útil do separadamente mas é aconselhável uma análise multicrité- projecto rio que os combine, tendo sido esta a óptica adoptada. Tra- tando-se de critérios universalmente aceites o tratamento !" Os acréscimos de receitas gerados face à situação actu- teórico dos vários autores apresentou-se similar, sendo, no al, para os organismos, durante a vida útil do projecto entanto, de realçar, pelo uso que foi delas feito, as obras Com os dados pedidos garante-se a reavaliação não só do “Análise Qualitativa de Projectos de Investimento” de Ál- valor do investimento, mas também do impacto que este varo Lopes Dias2 e “Concepção e Análise de Projectos de terá sobre as funções/processos alvo do mesmo. Investimento” de Albertino Marques3. O processamento dos dados introduzidos dá origem ao Em relação à integração destes critérios numa metodologia quadro resumo de Cashflow do projecto o qual permite completa de avaliação de investimentos em SI/TI, após definir os valores dos critérios de avaliação financeira aci- alguma pesquisa optou-se por estudar as seguintes: ma referidos, VAL, TIR4, ROI e Pay-Back. A combinação !" IDA Value on Investment, desenvolvida pela Comissão destes, numa análise multicritério, dá por sua vez origem Europeia em 2002 e em uso pela mesma desde 2003 ao posicionamento do projecto na Matriz de Avaliação Fi- nanceira, que se apresenta de seguida (Fig. 4): !" IOWA ROI, desenvolvida pelo Estado do Iowa em 2000 e em uso desde esse ano !" Standard ROI Financial Analisys Tool, desenvolvida a partir de 2001 pela Nucleus Research, consultora especia- lizada na área, e em uso por vários clientes desde o mes- mo ano Á ë ¿ ß Â ( Ý ) Ô Ø á * á + Å Ó Ä ¿ Ï ç Ý Ñ Ó Å , Û Ô Ý Ñ Ò Ô Ò Ñ ) Ô Ü Å É Ø á - Å Ù Ò á Ó Ü Å ë Ï ) Å Ó Ò Ñ Ö Å Ï Ò á Ä ' ã Á ë Ç ¿ * × ã Ü Ñ Ò á Ø Ô Ü Ô Ç Ï Ñ ) Å Ø Ó Ñ Ü Ô Ü Å ¿ Û Ò æ Ï á Ö Ô Ü Å * Ñ Ó . á Ô Ä Ë Ì Ì Ë Ä Æ Ô Ø 0 Û Å Ó Â ¿ Ý . Å Ø Ò Ñ Ï á Ä Þ á Ï Ù Å + ì é á Å ¿ Ï ç Ý Ñ Ó Å Ü Å É Ø á - Å Ù Ò á Ó Ü Å ë Ï ) Å Ó Ò Ñ Ö Å Ï Ò á Ä ã Ó Ò Å Ñ Ï Ü Ñ Ù Ô Ü á Ø Ü Å ) Å Ó Å Ø Ù á Ï Ð Ø á Ï Ò Ô Ü á Ù á Ö á Þ Û Ó Ò á Ü Å å + á Ø Ò Û Ï Ñ Ü Ô Ü Å Ü Å / 5 ã Ü Ñ ì 1 Å Ó ß Ñ Ý Ô . á Ä 2 3 3 4 Ä Þ Ô + Ñ Ò Ô Ý Ê Þ å Þ Í Â Ù á Ï Ó Ñ Ü Å Ø Ô Ü á + Ô Ø Ô á Ñ Ï ) Å Ó Ò Ñ Ö Å Ï Ò á 6 ¡ ¢ £ ¢ ¤ ¢ £ ¤ ¢ ¥ ¤ £ ¡ £ ¤ ¦ § ¨ © ª A metodologia proposta foi delineada a partir de duas principais referências bibliográficas: Capítulo 6 - Risk As- sessment do Guia de Gestão de Qualidade em TI da Shell5 e Strategic Planning for Information Systems6. Foi elaborado um questionário a ser preenchido pelos or- ganismos proponentes. Neste questionário são efectuadas perguntas que se dividem em quatro vertentes: !" Risco organizacional / estratégico que pretende avaliar o grau de risco na capacidade da organização em absorver o projecto e respectivos impactos organizacionais !" Risco tecnológico que pretende avaliar o grau de risco de falha ou instabilidade da tecnologia !" Risco do projecto que pretende avaliar o grau de risco de U ( 7 G _ G Q % 2 / ( A , - $ & % ' ( % ) * + U ( 4 % 4 1 - ( / % desvios ao inicialmente previsto devido a problemas de coordenação e gestão do projecto A Matriz de Avaliação Financeira é um dos instrumentos !" Factores críticos de sucesso identificados pelo proponen- do processo interactivo de avaliação a desenvolver com os te, que pretendem avaliar as suas preocupações forne- organismos, sendo que a sua leitura, e isto, exclusivamente cendo informação qualitativa para a avaliação em termos financeiros, deverá apontar para a as seguintes recomendações (Fig. 5): Nas três primeiras vertentes vai ser atribuída valorização a cada resposta que depende da opção escolhida e com base na qual será classificada cada uma das vertentes com risco Baixo, Médio ou Alto. A quarta vertente, os factores críticos de sucesso, é informa- ção qualitativa que tem como principais funções validar a coerência das respostas dadas nas vertentes anteriores e suportar reuniões de esclarecimento e reavaliação do pro- jecto proposto. O resultado da avaliação será apresentado num referencial tridimensional, como exemplificado na figura. (Fig. 6). U ( 7 G [ G 9 - ( 2 @ / % , % Q % 2 / ( A , - $ & % ' ( % ) * + U ( 4 % 4 1 - ( / % A equipa avaliadora deverá elaborar um relatório final com a apreciação aos resultados da Avaliação Financeira do In- vestimento a ser integrado e conjugado com o relatório final global. « ± « ± ² f ³ ´ t q p j i h t q ° i Nesta vertente pretende-se identificar e avaliar os potenci- ais riscos, isto é os aspectos que podem pôr em causa o su- cesso do projecto. Na fase de análise do investimento esta avaliação permite antecipar potenciais impactos na vertente financeira e na capacidade do projecto atingir os resulta- dos/benefícios a que se propôs. A avaliação e gestão do risco é um processo que deve ser mantido ao longo do desenvolvimento do projecto de for- 7 ma a minorar os impactos dos riscos identificados, através Doeser, B.A. Information Technology Quality Management Guide: 6. Risk Assessment – SHELL INTERNATIONALE de acções concretas que eliminem ou reduzam antecipada- PETROLEUM 8 mente o problema. Ward, John; Griffiths, Pat. Strategic Planning for Informa- tion Systems, 2nd Edition; John Wiley & Sons £ ¤ ¸ £ ¢ ¦ ¦ £ ¢ ¤ ¹ º ¡ ¢ £ ¢ ¤ ¢ £ ¤ ¢ ¥ ¤ £ ¡ £ ¤ ¦ § ¨ © ª : O resultado desta análise deverá ser integrado com as ou- tras. « ± ; ± ² f ³ ´ t q p · ´ i < r ´ As três vertentes de análise, alinhamento estratégico, finan- ceira e risco, proporcionam leituras válidas mas parciais sobre a bondade do investimento. Para garantir uma leitura global e integrada é necessário conjugar os resultados das três vertentes numa análise que atribua importância relati- va a cada uma delas, de acordo com a análise concreta de cada projecto. A conjugação dos resultados das três vertentes é feita atra- vés de uma análise multi-dimensional, que posiciona os projectos nos cubos da Matriz de Análise Global, conforme figura abaixo (Fig. 8). U ( 7 G = G X - 8 - / - 4 1 ( % ' 2 / ( , ( 5 - 4 3 ( + 4 % ' , % 3 & - / 2 - 4 2 - 3 , - % & % ' ( % ) * + , + / ( 3 1 + O referencial de avaliação do risco apresentado na figura é um instrumento interactivo de avaliação, sendo que a sua leitura, e isto em termos exclusivamente de análise de risco, deverá apontar para a seguinte classificação (Fig. 7): U ( 7 G ? G X - 8 - / - 4 1 ( % ' 2 / ( , ( 5 - 4 3 ( + 4 % ' , - % & % ' ( % ) * + 7 ' + F % ' , + ( 4 & - 3 2 ( 5 - 4 2 + Tratando-se de um processo interactivo e iterativo de avali- ação, há lugar a um primeiro posicionamento do projecto na Matriz de Avaliação Global, resultado do trabalho de análise das fichas de projecto, o qual se poderá traduzir, como se pode ver na figura abaixo, num conjunto de reco- mendações a serem colocadas aos organismos aquando das reuniões de trabalho. Essas recomendações poderão dar origem a uma re-caracterização das fichas de projecto e seu U ( 7 G > G 9 - ( 2 @ / % , % Q % 2 / ( A , - $ 4 6 ' ( 3 - , + X ( 3 1 + consequente reposicionamento nas várias vertentes e análi- se global, e servir de base ao parecer técnico a ser apresen- tado no Relatório Final de Avaliação (Fig. 9). @ ¡ ¢ £ ¢ ¤ ¢ £ ¤ ¢ ¥ ¤ £ ¡ £ ¤ ¦ § ¨ © ª utilizadores em causa, a partir da página do Instituto de Informática na Internet, na morada www.inst- informatica.pt/mais. Esta página serve ainda para apre- sentar a MAIS ao público em geral e para funcionar como plataforma de troca de ideias e experiências sobre a matéria da avaliação de investimentos em SI/TI. Está-se, de momento, numa fase de consolidação da meto- dologia, adaptando-a ao processo de modernização da AP e tornando-a mais exigente à medida que novos indicadores e métricas forem ganhando sustentabilidade. No futuro próximo, pretende-se complementá-la com as vertentes de acompanhamento do desenvolvimento e da avaliação final dos projectos de investimento, numa óptica de verificar a obtenção efectiva dos benefícios previamente identificados. Em termos do suporte informático, prevê-se evoluir da fer- ramenta de recolha de dados (FAI) que actualmente supor- ta apenas essa fase do processo de avaliação, para uma fer- ramenta de apoio à decisão que permita automatizar ao máximo todo o processo. t < ´ t i · h r s t r I DIAS, Álvaro Lopes. “Análise Qualitativa de Projectos de Investimento”. EDIUAL – Editora da Universidade Autó- noma de Lisboa. 2002 IDA – Interchange of Data Between Administrations – EUROPEAN COMISSION.IDA Value of Investment (Final Report – version 2.1.). 2002 MARQUES, Albertino. “Concepção e Análise de Projectos de Investimento”. Edições Silabo. 1998. DOESER, B.A. Information Technology Quality Manage- ment Guide: 6 Risk Assessement – SHELL INTERNATIONALE PETROLEUM. U ( 7 G J G X - 1 + 5 - 4 , % ) B - 3 . % / % / - % 1 % / % 1 2 - / ( A % ) * + , + 3 . / + 0 - 1 2 + 3 SERRANO, António, CALDEIRA, Mário (2004), “Gestão de Sistemas e Tecnologias de Informação”, FCA. A B C D E F G H F WARD, J. e PEPPARD, J. (2202) “Strategic Planning for In- formation Systems”, 3ª edição, John Wiley & Sons Conforme explicitado anteriormente, a MAIS tem como WARD, J. e MURRAY, P. (2000), Benefits Management – produto e objectivo final a avaliação ex-ante dos projectos Best Practice Guidelines”, Cranfield School of Management. de investimento PIDDAC em Sistemas e Tecnologias de WARD, J. e GRIFITHS, Pat. “Strategic Planning for Infor- Informação, a aplicar, numa primeira fase, ao nível do Mi- mation Systems”, 2nd Edition; John Wiley & Sons. nistério das Finanças. Esta focalização no universo da Ad- ministração Pública, deve-se ao facto de ter tido na sua gé- nese uma decisão do Senhor Secretário de Estado do Orça- Sites Internet consultados mento e, a procura do estabelecimento da ligação dos bene- fícios potenciais dos projectos com os Objectivos Estratégi- http://www2.info.state.ia.us/roi/index.html - Site do Iowa cos dos organismos, definidos no âmbito da Resolução do Return on Investment Conselho de Ministros nº 53/2004, de 21 de Abril. http://www.nucleusresearch.com/about.html - Site da A MAIS foi já aplicada a alguns projectos piloto, no âmbito empresa de consultoria Nucleus Research do PIDDAC 2005, Programa P001 – Sociedade da Informa- ção, no Ministério das Finanças, tendo provado a sua exe- quibilidade. Para suportar o processo de avaliação, foi des- envolvida, entretanto, uma aplicação de suporte à recolha de dados (FAI), a qual está disponível, para o universo dos