Resumo - A necessidade de melhorar a confiança das pessoas nos negócios electrónicos, garantindo que as suas exigências e expectativas são cabalmente satisfeitas, é um desafio inadiável. A analogia com a realidade industrial é óbvia - a certificação das empresas através das normas ISO 9000:2000 tem um impacto considerável na credibilidade e confiança das empresas e dos seus clientes. São estes conceitos de certificação de qualidade que, com as devidas alterações, têm que ser transpostos para os negócios electrónicos (entendendo-se como negócios electrónicos os efectuados preferencialmente via Internet). Para tal foram analisados detalhadamente os códigos de conduta para os negócios electrónicos mais utilizados a nível nacional e internacional, ponderando-se as suas vantagens e limitações. O objectivo pretendido foi o de desenvolver uma proposta para um código de conduta baseado nos conceitos de qualidade da ISO 9000:2000, que ultrapassasse as limitações identificadas nos códigos actualmente em uso. O código de conduta para os negócios electrónicos que se propõe é constituído por 130 requisitos, agrupados por processos de qualidade. Com o propósito de tornar mais expedita a avaliação dos sites através deste novo código, desenvolveu-se uma versão simplificada com os 50 requisitos mais relevantes, que serve como uma check-list de auto-avaliação para as empresas. No seguimento deste trabalho pretende estudar-se a integração do código na certificação pela norma ISO 9000:2000, já que a sua reputação e credibilidade traria uma mais valia significativa para o aumento da confiança nos consumidores.
Acomunicação global, encurtando distâncias e
transInternet disponibilizou uma inovadora plataforma de
formando o mundo num mercado global. Muitas
empresas viram aqui uma nova oportunidade de efectuar
facilmente negócios em larga escala. Contudo, sem
estratégias bem definidas e uma organização preparada começaram
rapidamente a surgir problemas de privacidade, segurança
e qualidade da informação disponibilizada, bem como da
totalidade do serviço prestado [
É da necessidade de garantir ao cliente a presença num
site que obedeça a determinados requisitos que nasce o
conceito da certificação de qualidade nos negócios
electrónicos, tendo sido esta a razão do desenvolvimento dos
códigos de conduta actualmente existentes. Considerando
que estes objectivos são os que estão na base da certificação
de qualidade no mundo empresarial e que a norma ISO
9000 é o instrumento operativo mais utilizado para os
atingir, o que se pretende é que a certificação de qualidade dos
negócios electrónicos se baseie cada vez mais nos mesmos
conceitos [
Conceito de qualidade - para se garantir ao cliente
uma experiência negocial de qualidade, um site terá
de oferecer: qualidade da informação (a informação
deve ser precisa, actualizada, compreensível,
completa, credível e relevante), serviços de suporte à
transacção (serviços que garantam a fidelidade do
cliente, tais como, facilidades na procura dos
produtos, resposta pronta às suas questões, informação
sobre os produtos, as fases da transacção, meios de
pagamento, entrega, assistência pós-venda,
reclamações, etc.), segurança e privacidade (métodos de
processamento que garantam que as transacções são
efectuadas sem quebras da segurança e da
confidencialidade dos dados pessoais) [
Norma de referência - na definição da estrutura do código de conduta que se propõe foram tidas em consideração: • A norma ISO 9000:2000; • As determinações internacionais existentes sobre esta matéria, como sejam as da OCDE e as da legislação europeia e nacional; • Os códigos de diversas entidades, nomeadamente as iniciativas eConfidence, BBBon-line e Webtrader.
Processo de certificação - utilizou-se o mesmo esquema de certificação da norma ISO 9000:2000, com as devidas alterações, nomeadamente no que se refere às formas de avaliação on-line dos compromissos.
Estes conceitos vão ser a base do sistema de certificação nos negócios electrónicos, sendo os requisitos do código de conduta e os passos do processo de cerficação os seus elementos chave. 2
Diversas instituições têm promovido e desenvolvido
programas e códigos de conduta para os negócios electrónicos.
Assim, seleccionaram-se quatro iniciativas que se
consideraram de maior relevância, quer pela importância das
instituições envolvidas, quer pelo número de empresas que as
adoptaram, quer ainda pelo impacto que algumas estão a
ter em termos legislativos, modelo de referência ou áreas de
actuação. Essas iniciativas são: da OCDE que lançou em
1998 as “Linhas Orientadoras para protecção dos
consumidores no contexto do Comércio Electrónico” [
De uma forma geral pode referir-se que existe um tronco central comum a todos estes códigos de conduta. Este tronco é constituído pela referência às práticas negociais da empresa, pelas informações sobre os produtos e serviços, os termos em que se processam as transacções, as questões relativas ao tratamento das reclamações, privacidade, protecção de crianças e segurança.
Relativamente ao código de conduta proposto, o que se verifica é que o conceito de qualidade que foi definido para os negócios electrónicos está implícito nos códigos analisados, muito embora não haja uma assunção directa deste conceito. Já em relação aos serviços de suporte à transacção, todos os códigos apresentam requisitos relativos a estes serviços de apoio, bem como sobre segurança e privacidade.
Existem outros códigos (eg. o código da Truste [
No entanto, requisitos que consideramos relevantes e que consequentemente foram incluídos no código de conduta, encontram-se omissos nos códigos acima mencionados. Exemplos destes requisitos são: 1. A declaração formal de compromisso da empresa relativamente às suas práticas negociais;
Os recursos que a empresa deve disponibilizar para desenvolver a sua actividade; A informação sobre os responsáveis pelas diversas áreas do site; 4. 5. 6.
Os procedimentos que a empresa e os seus colaboradores devem desenvolver para executar de forma consistente a sua actividade;
O processo para monitorizar, avaliar e melhorar continuamente o sistema de gestão da empresa.
Embora os códigos de conduta analisados tenham subjacente o conceito de qualidade para os negócios electrónicos, pode concluir-se facilmente que não implementam de forma cabal os restantes conceitos que conduzem a uma efectiva implementação dentro da estrutura da empresa.
Relativamente a Portugal, a Associação do Comércio
Electrónico em Portugal (ACEP) lançou em 2003 o
programa nacional de acreditação do comércio electrónico [
Comparando as duas iniciativas com o código proposto, verificamos que estas não desenvolvem todos os aspectos que conduzem à certificação do sistema de gestão. Este facto dificulta o objectivo fundamental de aumentar a confiança dos clientes nos negócios electrónicos. 3
Tal como já foi referido, o objectivo primordial do código é
o de promover a confiança, com base no conceito de que o
que se aplica off-line também se deve aplicar on-line.
Assim, na formulação do código de conduta devem ser
considerados os princípios do código desenvolvido pela OCDE
[
O código de conduta para os negócios electrónicos que
se propõe tem por base a estrutura da norma ISO 9000:2000.
O modelo de sistema de gestão é baseado em processos tal
como na norma ISO 9000:2000 [
Tendo presente este conceito de qualidade para os negócios electrónicos (qualidade da informação, serviços de suporte à transacção, segurança e privacidade) e a análise efectuada aos outros códigos já em vigor referidos em 2., foi definido um conjunto de processos que garantem a satisfação das expectativas e necessidades dos clientes. Os processos identificados são: Práticas e Compromissos da Empresa, Serviços de Apoio ao Cliente, Oferta e Transacção de Produtos e Serviços, Reclamações e Regulação de Litígios, Privacidade, Segurança e Monitorização, Avaliação e Melhoria.
O código de conduta desenvolvido é composto por 130 requisitos, organizados com base nos processos de qualidade assim definidos (Ver Apêndice A). Para melhor perceber a estrutura e os princípios básicos do código, segue-se uma análise sintética de cada um destes processos, bem como dos motivos que estão na origem da sua inclusão no código de conduta proposto.
Práticas e Compromissos da Empresa
Neste processo a empresa deve assumir um conjunto de compromissos com os clientes, nomeadamente, ao nível do código de conduta, da identificação e satisfação das suas necessidades, do envolvimento de toda a organização, da qualidade da informação que é veiculada, da utilização correcta das tecnologias disponibilizadas pela Internet, da disponibilidade de recursos humanos e materiais, da fidedignidade dos seus sistemas e organização e de que age de forma leal nas suas práticas negociais. Para tal, deve ser nomeado um responsável pela gestão do site e definidos os procedimentos para tratar os documentos. A melhoria contínua do sistema através da sua revisão periódica deve ser incentivada. Neste processo estão englobados todos os aspectos mais óbvios de um código de conduta, ou seja os compromissos que devem ser assumidos pela empresa perante os clientes. Embora estes compromissos sejam essenciais, nem sempre nos códigos analisados mereceram o devido destaque ou abrangeram a totalidade dos aspectos acima mencionados. Exemplos destes requisitos em falta são o envolvimento da gestão de topo ou as preocupações com a melhoria contínua do sistema de gestão, aspectos considerado como determinantes no código proposto. Este processo engloba os requisitos de 1 a 21.
Serviços de Apoio a Clientes
Estes serviços são importantes e determinantes em qualquer empresa. No caso dos negócios electrónicos estes serviços assumem uma maior relevância, pois o cliente deixa de estar em contacto físico com o pessoal da empresa, assumindo a informação veiculada e o apoio prestado pelos serviços um papel ainda mais determinante. Sendo esta uma das chaves para o incremento da confiança nos negócios electrónicos é de vital importância que o cliente saiba com quem está a negociar. Com o objectivo de reforçar a importância do apoio ao cliente foi criado um processo específico para lidar com esta matéria.
Neste processo devem ser implementadas diversas formas de interagir com o cliente, disponibilizando informação sobre a empresa, os produtos e serviços, a transacção e as regras relativas à devolução, resolução, reclamação, segurança e privacidade, bem como sobre a certificação do site. Devem ser disponibilizados recursos humanos competentes para realizar estas actividades. Devem, ainda, ser definidos procedimentos sobre a actualização da informação e a gestão dos pedidos de informação. Este processo engloba os requisitos de 22 a 34.
Oferta e Transacção de Produtos e Serviços
Este é um processo complexo que engloba as actividades que asseguram as transacções electrónicas e encontra-se presente em todos os códigos analisados. Estas actividades são: oferta, encomenda, pagamento, entrega, assistência pós-venda e resolução do contrato.
Nesse sentido, a empresa deve assumir um conjunto de compromissos quanto às regras de promoção dos produtos e a celebração de contratos à distância conforme previsto na legislação nacional e europeia. Deve ser nomeado um responsável por esta área. O cliente deve ser informado sobre as características dos produtos e serviços oferecidos, sobre os custos, as modalidades, condições e modos de pagamento, bem como sobre as normas e níveis de segurança dos sistemas de pagamento disponibilizados. Devem ser implementados procedimentos de suporte ao processo de aquisição (criação, consulta, alteração, confirmação, cancelamento e devolução de encomendas), pagamento, entrega e serviço pós-venda. Devem ainda ser definidos procedimentos para planear e controlar a disponibilização dos produtos no site visando o cumprimento dos requisitos contratuais e do código de conduta. Este processo engloba os requisitos de 35 a 78.
Reclamações e Regulação de Litígios
A fim de fomentar a confiança dos clientes nos negócios electrónicos, as empresas necessitam de lhes fornecer mecanismos internos e externos de resolução dos litígios eficazes. É por este motivo que este processo é considerado um dos mais críticos no relacionamento com o cliente. O processo é referido em todos os códigos analisados, mas no código proposto esta matéria é aprofundada considerando a norma ISO e a legislação existente.
No processo devem ser assumidos compromissos com a legislação e com os princípios da resolução dos litígios. A empresa deve aceitar a resolução dos litígios por uma terceira entidade. O cliente deve ser informado sobre o funcionamento dos mecanismos internos e externos de resolução dos litígios, devendo estar perfeitamente definido um procedimento de gestão das reclamações, ao nível do seu atendimento e pronta resolução. Para se atingir este objectivo, deve ser nomeado um responsável pela gestão deste processo. Este processo engloba os requisitos de 79 a 87. Privacidade
Este é um processo chave no sistema de gestão, pois parte da confiança que o cliente deve ter no negócio electrónico advém da eficácia da sua implementação. Em alguns códigos existentes esta matéria é tratada em conjunto com as questões da segurança. No código proposto esta matéria é tratada autonomamente considerando: 1. As preocupações dos clientes sobre esta matéria, amplamente manifestadas nos estudos realizados por diversas instituições;
O tratamento especial que a legislação lhe dá, por
exemplo a Lei da Protecção de Dados Pessoais [
Nesse sentido, devem ser comunicados aos clientes os compromissos com os princípios de protecção da privacidade dos dados definidos pela OCDE e pela legislação nacional e europeia. É de igual modo importante comunicar o respeito pelas preferências dos clientes relativamente à recepção ou não de mensagens não solicitadas, pelos direitos de propriedade intelectual e pelos princípios de promoção e venda de produtos e serviços a crianças. Para tal deve ser nomeado um responsável pelo tratamento dos dados pessoais e disponibilizado um serviço de apoio ao cliente. Deve ser ainda implementado um sistema de gestão de dados pessoais que respeite as normas estabelecidas e devem ser disponibilizados recursos humanos com perfil e formação para lidar com este sistema. Este processo engloba os requisitos de 88 a 103.
Segurança
Juntamente com as questões da privacidade este processo é um dos pilares do sistema de gestão. A preservação da confidencialidade, integridade e autenticidade da informação é nuclear para garantir a confiança na empresa. Nesta matéria foram tidas em consideração as seguintes recomendações: 1) Dos códigos analisados; 2) Da legislação nacional e europeia sobre a matéria; 3) Da norma ISO 9000:2000.
Como resultado devem ser definidas e comunicadas as normas de segurança da empresa. A empresa deve aderir a tecnologias aprovadas e avançadas, bem como aos serviços de segurança digital disponibilizados por entidades certificadas nesta matéria. É importante que seja nomeado um responsável pela área e disponibilizados meios humanos e materiais adequados. A definição de um procedimento para assegurar a integridade e confidencialidade dos dados deve ficar estabelecida atempadamente de forma a prevenir problemas futuros. De igual modo é aconselhável que o controlo do cumprimento das normas seja efectuado por terceiros que providenciem estes serviços, e que as formas de actuação em caso de quebra de segurança sejam definidas. Este processo engloba os requisitos de 104 a 120. Monitorização, Avaliação e Melhoria
Nenhum sistema de gestão pode aspirar à melhoria contínua se não acompanhar a execução das suas actividades, proceder à respectiva avaliação, analisar os dados daí provenientes e propor medidas correctivas e preventivas visando a melhoria do sistema. Este é o propósito deste processo que, tal como na norma ISO 9000:2000, preconiza a realização de auditorias internas e externas e a avaliação do grau de satisfação dos clientes através da recolha das suas opiniões. Deve ser definido um procedimento para lidar com os produtos ou serviços não conformes. Um sistema de informação para análise dos dados decorrentes das auditorias e avaliações feitas pelos clientes é, igualmente, essencial para garantir que nenhuma informação importante é descurada. A partir da análise dos dados devem ser propostas medidas de melhoria à gestão de topo a fim de esta promover a revisão periódica do sistema. Este processo engloba os requisitos de 121 a 130.
A fim de simplificar o processo de avaliação dos sites foi
elaborada uma síntese do código que integra os 50
requisitos mais relevantes, condensando os seus objectivos. Estes
requisitos são:
A) Práticas e Compromissos da Empresa
1. Declaração sobre as práticas e compromissos com
os clientes, código de conduta, os sistemas da
empresa e a utilização da tecnologia disponibilizada
pela Internet.
2. Disponibilidade e competência de recursos
humanos e equipamentos, nomeadamente novas
tecnologias de informação e comunicação.
3. Nomear um responsável pela gestão do site e
informar os clientes.
4. Informar sobre a identificação da empresa.
5. Disponibilizar acesso, em qualquer momento, no
site à informação de acordo com o art.º 10º da
Directiva Comunitária sobre Comércio Electrónico
[
B) Serviços de Apoio ao Cliente 8. Disponibilizar um ponto de contacto na empresa. 9. Implementar formas de comunicar com o cliente. por uma entidade exterior à empresa de reconhecido mérito. 29. Nomear um responsável pelo tratamento das reclamações e litígios e informar os clientes. 30. Informar sobre o funcionamento dos mecanismos internos e externos de resolução dos litígios. 31. Definir um procedimento de gestão de reclamações dos clientes.
E) Privacidade
32. Declaração de adesão aos princípios de protecção
da privacidade dos dados definidos pela OCDE
[
F) Segurança
40. Declaração de adesão às tecnologias de segurança,
por exemplo, SET, SSL e Certificados Digitais de
Chave Pública.
41. Declaração de adesão aos serviços de uma
entidade de certificação.
42. Declaração de compromisso do fornecedor de
serviços Internet (Internet Service Provider – ISP) sobre
as regras impostas pelos artigos 12 a 15 da
Directiva Comunitária sobre o Comércio Electrónico
[
G) Monitorização, Avaliação e Melhoria 48. Definir um procedimento para o planeamento e implementação de auditorias internas. 49. Desenvolver métodos para os clientes manifestarem o seu grau de satisfação com o sistema. 50. Desenvolver um procedimento de melhoria do sistema através da criação de um sistema de informação.
Estendendo o conceito da certificação da qualidade aos negócios electrónicos, este trabalho pretendeu apresentar uma proposta de código de conduta para os negócios electrónicos inovadora, que ultrapassasse as limitações dos códigos de conduta nacionais e internacionais que se encontram actualmente em vigor. Este código de conduta é baseado no conceito de qualidade definido, na norma ISO 9000:2000, na legislação europeia e nacional sobre o assunto e na análise dos códigos de conduta para os negócios electrónicos existentes. Julgamos que o código proposto pode ser útil para as empresas que queiram realizar negócios na Internet, como um ponto de partida para avaliar as funcionalidades que o site deverá possuir tendo em vista um futuro processo de certificação. Para aquelas empresas que já têm site, o código pode ser utilizado não só como uma ferramenta de avaliação do grau de conformidade com o código, mas também para identificar as áreas do site que podem ser melhoradas e para análises de benchmark. De uma forma sintética, este código é importante para todos aqueles que pretendam implementar um negócio electrónico que satisfaça as expectativas e necessidades dos clientes.
Como a questão da certificação de qualidade nos negócios electrónicos é uma questão recente, com um grande caminho a percorrer, para dar sequência a este trabalho será necessário: 1. Incentivar o envolvimento dos clientes e fornecedores na certificação de qualidade nos negócios electrónicos;
Definir metodologias de implementação e avaliação da certificação de qualidade nos negócios electrónicos; Estudar a integração do código de conduta na certificação pela norma ISO 9000:2000.
Este último ponto é de crucial importância, uma vez que
a integração do código de conduta na norma ISO traria
múltiplas vantagens, considerando a sua reputação, a sua
experiência na definição de normas e a confiança que nela
têm os consumidores e as empresas. Estes aspectos seriam
essênciais para assegurar uma maior credibilidade ao
código, um maior envolvimento de todas as partes e um forte
incentivo para a sua adopção [
A certificação de qualidade nos negócios electrónicos tem por objectivo aumentar a confiança dos consumidores e a sua concretização implicará uma maior sensibilização e promoção dos conceitos da qualidade e certificação, envolvendo todos os parceiros (empresas, consumidores e entidades certificadoras). Este objectivo só se alcançará com uma maior expansão da Internet como ferramenta de uso generalizado e reconhecido nos negócios, aproximando a desejada “Sociedade da Informação” da realidade quotidiana.
relativa à protecção dos consumidores em matéria de contratos celebrados a distância, DR n.º 97, Série I-A, de 26 de Abril de 2001, http://www.mreis.pt/legislacao/DL 143_01.htm, Maio de 2004. João Esteves Licenciado em Matemática e Ciências de Computação, pela Universidade do Minho. Mestre em Gestão de Empresas, Escola de Gestão do Porto, da Universidade do Porto, em 2003. As áreas de interessessão: os negócios electrónicos, as novas tecnologias de informação e comunicação, o empreendedorismo e a inovação. Henriqueta Nóvoa Licenciada em Engenharia Electrotécnica pela Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto, tem um Doutoramento em Sistemas de Informação pela Universidade do Porto. As suas áreas de interesse são o negócio electrónico, divulgação e integração de tecnologias web em PME, modelos de negócio electrónico e planeamento estratégico de sistemas de informação.
A
Práticas e Compromissos da Empresa 1 Declaração de compromisso de que assegura que as necessidades e expectativas dos clientes são identificadas, convertidas em requisitos e são satisfeitas. 2 Definição dos objectivos de qualidade a atingir. 3 Declaração de compromisso com as regras do código de conduta. 4 Declaração de compromisso de que os seus sistemas e organização são fidedignos. 5 Declaração de compromisso sobre o reconhecimento das comunicações electrónicas, não pondo em causa a sua validade, qualquer efeito legal ou sua exequibilidade. 6 Declaração de compromisso sobre a utilização correcta das tecnologias disponibilizadas pela Internet. 7 Disponibilidade e competência de recursos humanos e equipamentos, nomeadamente novas tecnologias de informação e comunicação. 8 Comunicar a todos os níveis da organização a importância de satisfazer tanto os requisitos do cliente como os requisitos legais e regulamentares, motivando os recursos humanos para fornecer um serviço de qualidade. 9 Desenvolver um sistema de comunicação interno. 10 Definir dentro da organização as funções, as responsabilidades e autoridades. 11 Nomear um responsável pela gestão do site. 12 Desenvolver acções de sensibilização e formação para os colaboradores sobre a necessidade de aplicar as práticas e os compromissos do Código de Conduta como forma de satisfazer os clientes. 13 Desenvolver procedimentos para identificar as necessidades de formação em termos de competência, garantir os recursos para a concretização, verificar que os colaboradores recebem a formação adequada e avaliar a performance destes tendo em vista a identificação de novas necessidades de formação. 14 Definir um procedimento que garanta a identificação, disponibilização e manutenção das infra-estruturas necessárias para obter a conformidade do produto ou serviço, incluindo: espaço de trabalho e meios associados, equipamento para os processos, tanto hardware como software e serviços de apoio, como por exemplo transporte ou comunicações. 15 Informar sobre a identificação da empresa. 16 Disponibilizar acesso a qualquer momento, no site, aos dados que identificam a empresa, à declaração sobre as práticas e compromisso da empresa, bem como ao site da entidade de certifica17 ção do código, de acordo com Directiva 2000/31/CE, relativa a certos aspectos legais dos serviços da sociedade de informação, em especial do comércio electrónico, no mercado interno (Directiva sobre Comércio Electrónico).
Proceder ao registo do nome de domínio do site na Internet. B 18 Definir a documentação do sistema de gestão da qualidade dos negócios electrónicos. 19 Definir um procedimento para controlar o manuseamento dos documentos e dados que reportam aos requisitos do Código de Conduta. 20 Definir um procedimento para as alterações dos documentos e dados. 21 Promover a revisão do sistema em busca da sua melhoria contínua.
Serviço de Apoio ao Cliente 22 Declaração de compromisso de que disponibiliza apoio ao cliente para atender aos seus pedidos de informação. 23 Declaração de compromisso de que a resposta ao cliente é pronta e substancial. 24 Realizar acções de sensibilização e formação para os colaboradores sobre os métodos de atendimento aos clientes. 25 Disponibilizar um ponto de contacto dentro da organização que se encarrega de atender aos pedidos de informação dos clientes. 26 Se disponibilizar a selecção de idiomas, então toda a informação referente à transacção deve ser realizada no idioma seleccionado. 27 Se utilizar tipos diferentes de interface para clientes com deficiências, por exemplo, tipos de letra grandes ou cores específicas, então toda a informação acerca da transacção deve ser proporcionada da mesma maneira. 28 Implementar formas de comunicar com o cliente. 29 Informar o cliente sobre os compromissos com o código de conduta, os produtos e serviços disponibilizados, os termos e condições gerais da transacção, a organização, sua estrutura e responsáveis, as normas de protecção de dados pessoais e segurança, etc. 30 Providenciar informação sobre a certificação do site, de modo que os clientes possam facilmente verificar que a empresa é certificada pelo código e determinar os seus propósitos, alcance e normas. 31 Se a empresa declarar ser membro de uma associação profissional, organização de resolução de litígios ou qualquer outro organismo de certificação relevante, então deve fornecer aos clientes as coordenadas adequadas e um meio fácil de verificar essa declaração e de aceder aos códigos e práticas aplicáveis pelo referido organismo. 32 A empresa pode utilizar links que sejam claramente visíveis e descritivos. 33 Definir um procedimento de actualização da informação. 34 Definir um procedimento de gestão dos pedidos de informação. C Oferta e Transacção de Produtos e Serviços 35 Declaração de compromisso sobre a origem da publicidade online, de acordo com o art. 6 da Directiva sobre Comércio Electrónico. 36 Declaração de compromisso de que a empresa só faz circular a informação publicitária após ter confirmado as suas afirmações, sejam elas expressas ou logicamente implícitas. A empresa deve respeitar o previsto na Directiva 97/55/CE, relativa à publicidade enganosa e comparativa e no Código da Publicidade. 37 Declaração de compromisso da empresa relativamente às normas sobre os contratos celebrados à distância previstas na legislação nacional e europeia, nomeadamente, no Decreto - Lei N.º 143/2001 e na Directiva 97/7/CE. 38 Declaração de compromisso da empresa de que não utiliza a publicidade como se tratasse de uma função técnica, quando tal induza enganosamente o cliente a ver o anúncio pensando que está a executar tal função. 39 Declaração de compromisso de que coopera com os programas de regulação da actividade publicitária para resolver qualquer disputa relacionada com a publicidade. 40 Disponibilizar ferramentas informáticas adequadas para a procura dos produtos e serviços oferecidos. 41 A publicidade realizada e disseminada por meios electrónicos pela empresa deve ser sempre identificável como tal, bem como a sua proveniência. Aplicando-se o mesmo à publicidade de terceiros existente no site. Estas regras são determinadas pelo art.º 6 da Directiva Comunitária sobre Comércio Electrónico. 42 Definir um procedimento para planear e controlar a disponibilização de produtos e serviços no site. 43 Fornecer a identidade da empresa para a qual se efectua publicidade ou marketing, sempre que a ausência de identificação possa ser enganosa. 44 Informar sobre as características dos produtos e serviços oferecidos. 45 No caso de fornecimentos periódicos de bens ou de prestação continuada de serviços deve ser prestada informação. 46 A empresa deve dar a conhecer o custo dos produtos ou serviços, na moeda especificada, a lista detalhada de preços ou encargos, assim como os custos que prevê cobrar. 47 Informar, quando aplicável, sobre as formas e condições de assistência pós-venda. 48 Informar sobre as modalidades, condições e modos de pagamento. 49 Definir procedimento para a actualização das informações sobre os produtos e serviços oferecidos, bem como das condições gerais do serviço e sua comunicação aos clientes. 50 Se as empresas fazem comparações de preços, devem revelar os dados em que se fundamentam ou a área geográfica que abarcam, assim como devem indicar a data em que se efectua a comparação. 51 Em caso de ligação com outros sites informar os utilizadores sobre a verificação ou não da sua conformidade com o código. 52 As empresas devem tomar precauções sobre a utilização de banners no seu site para evitar mal entendidos com os clientes. 53 Informar sobre o direito de resolução e a forma de apresentar reclamações. 54 Declaração de compromisso sobre as normas relativas à encomenda previstas no artigo 11 da Directiva Comunitária sobre Comércio Electrónico (envio da confirmação da encomenda, descrevendo as condições e termos do fornecimento). 55 Nomear um responsável comercial que tem a obrigação de garantir a boa execução das actividades envolvidas na transacção dos produtos e serviços oferecidos no site. 56 Informar de forma clara os passos que o cliente deverá seguir para efectuar uma transacção. 57 Disponibilizar meios para garantir que os clientes possam manter um registo da informação pertinente sobre a sua transacção e os termos da transacção. 58 Estimar, numa base razoável, os prazos de envio e indicá-los aos clientes (ou no caso da entrega on-line, os prazos de entrega). 59 Identificar e informar o cliente dos requisitos do produto não especificados por si, mas necessários para o uso pretendido ou especificado, e os requisitos legais e regulamentares. 60 Proporcionar ao cliente a oportunidade de, a qualquer momento, consultar e alterar a lista de aquisições efectuada até aquele momento, informando detalhadamente sobre os produtos ou serviços adquiridos e respectivas quantidades. 61 A empresa deve proporcionar ao cliente meios para este ser capaz, antes de concluir a transacção, de: reconhecer com exactidão os bens ou serviços que deseja comprar, identificar e corrigir quaisquer erros, modificar a encomenda, exprimir o seu consentimento claro sobre a compra e conservar um registo completo e exacto da transacção. 62 As empresas devem enviar aos clientes uma confirmação da transacção uma vez concluída, conforme previsto no artigo 11º da Directiva sobre Comércio Electrónico, bem como nos termos do Decreto - Lei N.º 143/2001. 63 A empresa deve definir um procedimento de controlo das operações de fornecimento de produtos e serviços visando o cumprimento dos requisitos contratuais e do código de conduta. 64 Declaração de compromisso sobre as condições de entrega dos produtos e execução dos serviços conforme estipulado e de acordo com o art. 9º do Decreto - Lei N.º 143/2001, sobre a execução do contrato. 65 Ter um serviço de logística ou sub-contratar um que garanta o nível de prestação e qualidade especificado, nomeadamente o tempo de entrega contratado e as condições. 66 Indicar as condições de envio ou execução (data de entrega, meio, responsabilidades pela entrega, condições especiais de embalagem). 67 Enviar a factura ou documento equivalente que poderá ser transmitida por via electrónica. Nos termos do Decreto - Lei n.º 375/99, em que o documento electrónico assim transmitido equivale, para todos os efeitos legais, aos originais das facturas ou documentos equivalentes emitidos em suporte papel, desde que lhe seja aposta uma assinatura digital nos termos do Decreto - Lei n.º 290-D/99. 68 Definir um procedimento para a entrega do produto no local determinado. 69 Decorrida uma demora longa no envio ou execução, a empresa deve proporcionar ao cliente informação oportuna sobre tal e dar-lhe a oportunidade de cancelar a transacção. 70 Em caso de incumprimento do contrato pela empresa devido a indisponibilidade do bem ou serviço encomendado, a empresa deve informar do facto o cliente, indicar nova data de envio e dar a oportunidade ao cliente de cancelar a transacção se o prazo indicado não for aceitável e reembolsá-lo, de acordo com a legislação sobre contratos à distância. 71 Definir um procedimento para a assistência após venda. 72 Declaração sobre as normas de segurança na realização das transacções. 73 Declaração de não exigência de qualquer pagamento antes da entrega do produto ou da execução do serviço. 74 Informar sobre os mecanismos de pagamento existentes: cartão de crédito, transferência bancária, cartão de débito, pagamento à cobrança ou outro. 75 Informar sobre o nível de segurança que esses mecanismos proporcionam. 76 Informar sobre as responsabilidades da empresa, dos clientes e das entidades bancárias em caso de utilização não autorizada ou fraudulenta dos sistemas de pagamento, conforme previsto no Decreto – Lei N.º 143/2001. 77 Declaração de compromisso da empresa sobre o direito de livre resolução, previsto no Decreto – Lei N.º 143/2001, em que o cliente dispõe de um prazo mínimo de 14 dias para resolver o contrato sem pagamento de indemnização e sem necessidade de indicar o motivo. 78 Implementar e informar o cliente sobre os procedimentos para a resolução do contrato, ou seja, sobre o cancelamento, a devolução ou o reembolso.
D Reclamações e regulação de litígios 79 Declaração de compromisso com os princípios da resolução dos litígios: acessibilidade, independência, lealdade, responsabilidade, eficiência e eficácia. 80 Declaração sobre as normas previstas no Decreto – Lei N.º 143/2001 relativamente às transacções onde ocorrem situações anormais ou sobre a resolução do litígio. 81 Declaração de aceitação da resolução do litígio por uma entidade exterior à empresa, de reconhecido mérito. 82 Declaração de adesão ao Regulamento de Bruxelas em que os clientes escolhem qual o tribunal competente. 83 Nomear um responsável pelo tratamento das reclamações e litígios. 84 Informar os clientes sobre o funcionamento dos mecanismos internos e externos de resolução dos litígios. 85 A empresa deve fornecer aos clientes informação fácil de encontrar e entender acerca do modo como podem contactar com a entidade exterior para a resolução do litígio. 86 Disponibilizar informação sobre as decisões anteriores relativamente às reclamações apresentadas. 87 Definir um procedimento de gestão de reclamações dos clientes. E
Privacidade 88 Declaração de adesão aos princípios de protecção da privacidade dos dados definidos pela OCDE no documento “Protecção da Vida Privada e os Fluxos Transfronteiriços da Dados de Carácter Pessoal”. 89 Declaração de adesão à legislação nacional e europeia sobre a protecção de dados pessoais, nomeadamente a Lei n.º 67/98, o Decreto – Lei n.º 122/2000, a Directiva Comunitária 95/46/CE, a Directiva 97/66/CE, relativa ao tratamento de dados pessoais e à protecção da privacidade no sector das telecomunicações e a Directiva 2002/58/CE, relativa ao tratamento de dados pessoais e à protecção da privacidade no sector das comunicações electrónicas. 90 Declaração de compromisso relativa ao respeito pela preferência dos clientes em receber ou não mensagens electrónicas comerciais não solicitadas. 91 Declaração de compromisso com os princípios para a promoção e venda de produtos e serviços a crianças, respeitando o previsto na Lei de Protecção de Crianças e Jovens em Perigo, o Decreto – Lei N.º 143/2001 e o art. 14 do Código da Publicidade. As empresas podem utilizar como guia as regras definidas no documento “Children’s Advertising Review Unit’s – CARU 1974”, da National Advertising Review Council – NARC, ou no “Children’s Online Privacy Protection Act – COPPA 1998” da Comissão Federal do Comércio – FTC dos EUA. 92 Nomear um responsável pelo tratamento dos dados pessoais que tem a obrigação de fazer respeitar os direitos dos clientes que fornecem os seus dados, aquando da sua manipulação pelos colaboradores da empresa; 93 Informar os clientes sobre os colaboradores que manipulam estes dados. 94 Realizar acções de sensibilização e formação para os colaboradores que lidam com os dados dos clientes. 95 Disponibilizar meios físicos e equipamentos (software e hardware) adequados para implementar o sistema de gestão de dados pessoais. 96 Disponibilizar um sistema de apoio aos clientes sobre as normas de privacidade das empresas. 97 O sistema de apoio deve informar os clientes, de acordo com a legislação nacional, (Lei 67/98, 1998). 98 Disponibilizar aos clientes acesso aos sistemas de opt-out e optin, antes da sua informação ser utilizada ou divulgada para um fim diverso do definido, aquando da sua recolha ou por terceiros não autorizados. 99 Definir um procedimento para a implementação do sistema de gestão de dados, para que sejam implementadas medidas para proteger os dados privados contra qualquer forma ilegal de processamento. 100 Informar que os dados serão eliminados no caso da transacção ser abandonada antes de estar concluída. 101 A empresa deve respeitar as preferências do cliente quanto à recepção de mensagens electrónicas não solicitadas. 102 A empresa deve apresentar de forma explícita e fazer esforços para assegurar que os direitos de propriedade intelectual são respeitados, de acordo com o Código do Direito de Autor e dos Direitos Conexos e a Directiva 2001/29/CE, relativa à harmonização de certos aspectos do direito de autor e dos direitos conexos na sociedade da informação. 103 A empresa deve definir um procedimento para tratamento das questões relativas à protecção de crianças.
F Segurança 104 Declaração de adesão às tecnologias de segurança, por exemplo, SET, SSL e Certificados Digitais Electrónicos (PKI - Chaves pública e privadas). 105 Declaração de adesão aos serviços de uma entidade certificadora. 106 Declaração de compromisso do fornecedor de serviços Internet (ISP) sobre as regras impostas pelos artigos 12 a 15 da Directiva sobre o Comércio electrónico. 107 Nomear um responsável pela segurança do site. 108 Disponibilizar tecnologia (hardware e software) para assegurar a autenticidade, integridade e confidencialidade dos dados, em especial durante as transacções. 109 Disponibilizar um local físico seguro para o sistema informático onde serão armazenados os dados e tomadas medidas apropriadas para prevenir acessos electrónicos não autorizados. 110 Actualizar de forma permanente as tecnologias de protecção de dados utilizadas no site. 111 Aderir ao sistema de uma entidade de fornecimento serviços digitais de segurança certificada. 112 Informar sobre a forma de contactar o responsável pelo sistema de segurança. 113 Informar sobre a divisão de responsabilidade relativamente à confidencialidade das chaves e códigos usados. 114 A empresa deve indicar de forma lógica e acessível ao cliente quais as formas e tecnologias associadas às assinaturas electrónicas que são aceites e/ou usadas. 115 Definir procedimentos de segurança da empresa. 116 Definir um procedimento para guardar o historial da transacção, durante um período de tempo de forma segura, só acessível por pessoal autorizado. 117 Descrever os procedimentos utilizados pelo fornecedor de serviços Internet (Internet Service Provider – ISP) e outras entidades exteriores à empresa, nomeadamente entidades bancárias, na transmissão de dados pessoais. 118 Definir um procedimento sobre as acções de emergência implementadas em caso de quebra de segurança. 119 Implementar, no todo ou em parte, as normas do “Code of pratice for Information Security Management” da ISO/IEC 17799:2000. 120 Definir um procedimento para o controlo de dados informaticamente, para estabelecer métodos de validação, em termos de segurança e privacidade dos mesmos.
G Monitorização, Avaliação e Melhoria 121 Definir um procedimento para o planeamento e implementação de auditorias internas 122 O relatórios das auditorias devem ser registados e levados ao conhecimento dos responsáveis da área auditada. 123 Definir um procedimento para assegurar que o produto ou serviço não conforme com os requisitos especificados é impedido de ser disponibilizado inadvertidamente. 124 Desenvolver métodos para os clientes manifestarem o seu grau de satisfação com o sistema. 125 Realização de auditorias pela entidade de certificação do código de conduta sobre a conformidade entre este e as actividades desenvolvidas no site. 126 Analisar os resultados das auditorias realizadas pela empresa e pela entidade de certificação e da avaliação feita pelos clientes ao serviço. 127 Analisar as sugestões enviadas pelos clientes sobre a melhoria dos serviços disponibilizados. 128 Desenvolver um procedimento de melhoria do sistema através da criação de um sistema de informação. 129 A organização deve empreender acções correctivas para eliminar a causa das não conformidades com o objectivo de evitar repetições. 130 A organização deve determinar da necessidade de implementar acções preventivas para evitar potenciais não conformidades, tendo em vista prevenir a sua ocorrência.