As processes are one of the salient tools to attain schedule, cost, scope, and quality objectives, tailoring of processes with respect to unique characteristics of projects and contingency approaches of organizations happens to be an important factor regarding the success of projects. In this experience paper, general information is given about TUBITAK (The Scientific and Technological Research Council of Turkey) BILGEM ILTAREN (Advanced Technologies Research Institute) Process Tailoring Approach which was developed in the scope of Process Improvement Project and has been improved and matured with practices distilled as a result of applying the new approach in the new projects. In this context, the ILTAREN Process Tailoring Matrix (PTM) is introduced, experiences in the context of process tailoring are shared, and certain suggestions are
provided for this context. This experience paper will be beneficial for professionals in the sector who are interested in tailoring practices and want to improve their processes within this context. 1.
Proje Yönetimi çalışma alanında her projenin biricik olduğu ve projelerin takvim, kapsam, çıktılar ve paydaşlar gibi birçok boyuta göre değişiklik gösterdiği kabul edilmektedir. Bu kabul, proje yaşam döngüsü boyunca yapılan tercihleri etkileyen etkenlerin oluşturduğu durumların çokluğunun bir göstergesidir. Bu çeşitlilik proje geliştirme aşamasında kullanılan süreçlerin standart ve aynı olmasını zorlaştırmakta, süreç varlıklarının projelere özgü olarak uyarlanması zorunluluğunu ortaya çıkarmaktadır.
Tüm projelerin geliştirme yaşam döngülerinin projelerin kendilerine özel bir
bağlamda ele alınması, süreçlerin bu bağlamsal gerçeklerle uyarlanmasını gerektirir [
Süreç uyarlama bağlamında en önemli problem teşkil eden unsurlar şunlardır [
Uyarlama genelde ilk seviye ve ikinci seviye uyarlama olarak tarif edilmektedir. İlk
seviye uyarlama organizasyonların standartları ve/veya modelleri kendi iş hedeflerini
dikkate alarak organizasyon bazında standart süreçlerini oluşturmaları esnasında
yapılır. İkinci seviye uyarlama ise organizasyonlarda tanımlanan standart süreçlerin
projelerin özelliklerine göre uyarlanmasıdır. İkinci seviye uyarlama pratikleri ile ilgili
öneriler ve kılavuzlar literatürde sıklıkla rastlanan bir konu değildir [
Bu deneyim bildirisinde, İLTAREN’de, Süreç İyileştirme Projesi kapsamında geliştirilen ve yeni başlayan projelerdeki uygulamalar ile elde edilen deneyimler sonucunda iyileştirilen ve olgunlaştırılan ikinci seviye süreç uyarlama yaklaşımı hakkında bilgi verilmekte, süreç uyarlama bağlamında edinilen deneyimler paylaşılmakta ve bu kapsamda çeşitli önerilerde bulunulmaktadır
İleri Teknolojiler Araştırma Enstitüsü (İLTAREN), Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu (TÜBİTAK) Bilişim ve Bilgi Güvenliği İleri Teknolojiler Araştırma Merkezi (BİLGEM) bünyesinde araştırmalar yürüten bir enstitüdür. Enstitü bünyesinde, çeşitli sistem ve yazılım geliştirme projelerinin geliştirilmelerinin yanı sıra, faaliyet alanına ilişkin araştırma, danışmanlık ve altyapı geliştirme çalışmaları da yürütülmektedir. İLTAREN, BİLGEM’in belge sertifikalarına sahip olduğu NATO AQAP 160, NATO AQAP 2110 ve ISO 9001’e uygun ve uyumlu bir kalite yönetim sistemi kurmuş ve işletmektedir.
TÜBİTAK bünyesindeki yeniden yapılanma faaliyetleri çerçevesinde İLTAREN’in Enstitü kimliğine kavuşması, mevcut faaliyet alanlarının anlamlı bir şekilde büyümesi, genişlemesi ve BİLGEM’in yeniden yapılandırılması sonucunda, İLTAREN süreçlerinde kapsamlı bir güncelleme ve iyileştirme ihtiyacı doğmuştur. 2014 yılında İLTAREN bünyesinde Süreç İyileştirme Projesi, yönetimin etkin desteği ile başlatılmıştır. Bu çalışmalara, Enstitü çalışanlarının aktif olarak katılımı sağlanmış, kurum içerisinde süreçlerin sahiplenilmesi ve süreçlerin iyileştirilmesinde süreklilik hedeflenmiştir.
Süreç iyileştirme çalışmaları kapsamında, süreç yönetimi süreci içerisinde kurgulanan süreç uyarlama yaklaşımı, proje yönetimi sürecinin planlama aşamasının önemli bir faaliyetini teşkil etmiştir. Bu kapsamda, projenin planlama aşamasında yapılabilecek örnek uyarlamalar aşağıdaki gibidir: Yaşam döngüsü modeli’nin seçilmesi ve kullanımında uyarlama yapılabilir. Örneğin, Çağlayan ve Artırımlı yaşam döngüsü modeli bir arada kullanılabilir. Müşteri veya sözleşme gereksinimi gereği, müşterinin belirlediği şablon ve formlar kurumsal şablon ve formlar yerine kullanılabilir. Müşteriye teslim edilecek iş ürünlerinin isimlendirmesi, sözleşmede istenen isimlendirme kurallarına göre yapılır. Örneğin, Sistem Gereksinimleri Belirtimi (SGBD) Dokümanı yerine Sistem İhtiyaçları Belirtimi Dokümanı gibi. Bu gibi durumlarda SGBD şablonuna göre isterler dokümante edilir fakat belge adı Sistem İhtiyaçları Belirtimi Dokümanı olarak belirlenir. Müşteriye teslim edilecek iş ürünleri arasında olmayan fakat Kalite Yönetim Sistemi gereği üretilmesi gereken iş ürünlerinin üretilip üretilmeyeceği kararı Proje Yönetim Ekibi tarafından belirlenir. Proje sözleşme şartlarına ve projenin tipine bağlı olarak bazı süreçlerin projelerde uygulanmasından vazgeçilebilir. Bu durumda ilgili süreç sahibi ve Kalite ve Süreç Yönetimi Bölümü çalışanları tarafından gerçekleştirilen gözden geçirme kapsamında yapılan uyarlamanın uygun olup/olmadığı değerlendirilir. Örneğin, sadece yazılım geliştirme yapılan bir projede Donanım Tasarım ve Gerçekleştirme Süreci uygulanmayacaktır.
Bu bildiride tarif edilen süreç uyarlama yaklaşımında, herhangi bir süreç varlığının uyarlanması aşamasında aşağıdaki uyarlama seçeneklerinden birisi seçilerek SUM içerisinde kaydedilir: “Olduğu gibi uygulanacak/kullanılacak.” ─ Süreç varlığının olduğu gibi uygulanacak/kullanılacak olması durumunda ya da projenin sözleşmesi nedeniyle sürecin sadece adının farklı ele alınması durumu söz konusu olduğunda bu seçenek seçilir. “Bir takım değişikliklerle uygulanacak/kullanılacak.” ─ Şablon veya formlarda yeni bölümler/başlıklar eklenmesi veya çıkartılması bu kapsamda değerlendirilir. “Eşleniği uygulanacak/kullanılacak.” ─ Projeye özel bir süreç varlığı kullanıldığı durumlarda, eğer ilgili süreç varlığı/varlıkları hâli hazırda organizasyonda tanımlı olan bir süreç varlığının yerine kullanılacak ise, organizasyonda tanımlı olan ilgili süreç varlığı için bu seçenek seçilir. Süreç varlıklarından herhangi birinin içeriğinin başka bir dokümanın/süreç varlığının içinde yer alacağı durumlarda ilgili süreç varlığının uyarlama opsiyonu olarak bu seçenek seçilir. “Uygulanmayacak/ kullanılmayacak.” ─ Bu uyarlama seçeneğinin seçilmesi halinde ilgili süreç varlığının neden uygulanmayacağı/kullanılmayacağına ilişkin mutlaka açıklama yazılmalıdır.
İLTAREN’de kurumsal süreçlerin projeler tarafından uyarlanması için aşağıdaki adımlardan faydalanılır.
Projenin planlama aşamasında, Proje Yöneticisi (PY), Süreç Uyarlama Matrisi (SUM)’nin güncel sürümünü Kurumsal Bilgi Yönetim Sisteminden (kurumun verilerinin tutulduğu ve işlenebildiği ortak alan) edinir ve taslak SUM’ u oluşturur. Projenin ihtiyaçlarının netleştirilmesi ve belirlenen yöntem/kriterler uyarınca ilerleyebilmesi için SUM’un projenin en geç planlama aşaması sonunda finalize edilerek yayımlanması gerekmektedir. Kalite Yönetim Sistemi İşletim Sorumlusu tarafından Kalite Yönetim Sistemi’nde yer alan süreç varlıklarının bir kopyası projenin veri yönetimi alanına “Projenin Tanımlı Süreci” olarak alınır. Bu sayede, süreç iyileştirme önerileri uyarınca Kalite Yönetim Sistemi süreç varlıkları güncellendiğinde ve eski versiyonlarına artık Kurumsal Bilgi Yönetim Sistemi (KBYS) üzerinden erişilebilir olmadığında, projenin uyarlama yaptığı zaman dilimindeki hallerine sürekli erişim temin edilmiş olunur. Bu yöntem ile proje sürüm kontrol aracında “Uyarlama” dizini altında yer alan süreç varlıklarını esas alarak projeler ömür devri boyunca hayatını devam ettirir.
PY taslak SUM’u ilgili proje ekibine iletir ve SUM’da ilgili kısımlar, süreç grupları dikkate alınarak aşağıda belirtilen unvandaki proje personeli tarafından hazırlanır: Organizasyonel Süreçler: Proje Yöneticisi, Proje Yönetici Yardımcısı, Proje Yönetimi Destek Sorumlusu, Konfigürasyon Yönetimi Sorumlusu, Takım Liderleri Süreç Yönetimi: Proje Yöneticisi, Kalite Güvence Sorumlusu Ürün Gerçekleştirme: Proje Yöneticisi, Takım Liderleri Proje Yönetimi: Proje Yöneticisi, Proje Yönetimi Destek Sorumlusu Ürün Gerçekleştirme Destek: Proje Yöneticisi, Proje Yönetimi Destek Sorumlusu, Konfigürasyon Yönetimi Sorumlusu
Proje sözleşmesel gerekler nedeniyle, kurumsal olarak yayınlanmış süreç varlıklarının haricinde yeni bir süreç varlığı oluşturursa bu süreç varlığı SUM’da ilgili süreç sayfasında yer alan listeye “Projeye Özel Süreç Varlığı” kategorisinde eklenir ve sürüm kontrol aracında saklanır.
Gözden geçirme faaliyeti tamamlanarak nihai hale getirilen SUM, PY tarafından ilgili Enstitü Müdür Yardımcısı ve Kalite ve Süreç Yönetimi Bölüm Başkanı’nın onayına sunulur. Onayların alınması sonrası projenin tanımlı süreci anlamına gelen SUM yürürlüğe girmiş olur. Onaylanan SUM’da bu aşamadan sonra yapılacak değişiklikler, Konfigürasyon Yönetimi Süreci’ne uygun olarak gerçekleştirilir.
İLTAREN Süreç Uyarlama Matrisi (SUM)’nin, Gereksinim Geliştirme ve Yönetimi Süreci için örnek olarak doldurulmuş hâli ekte verilmiştir.
Öneriler ve Sonuç Gerçekleştirilen projelerin paydaşlarının ve sözleşmelerinin farklılıklarından ötürü, kurumsal olarak tanımlanmış olan süreçlerin her projeye özgü uyarlanarak kullanılması projelerin performansını etkileyecek önemli bir etken olarak karşımıza çıkmaktadır. Bu bildiride bahsi geçen süreç uyarlama yaklaşımı, organizasyon içerisinde yeni başlayan projelerde kullanılarak sürekli iyileştirilmesi ve gelen iyileştirme önerileri ile geri beslenmesi amacıyla kurgulanmıştır. Uygulanan süreç uyarlama yaklaşımı doğrultusunda elde edilen önerilerin ve deneyimlerin süreçlerini iyileştirmek isteyen profesyoneller için katma değer sağlayacağı değerlendirilmektedir. Şu temel öneriler sunulmaktadır: Süreç Uyarlama faaliyetleri kapsamında edinilen deneyimler uyarınca Bölüm 2.4 ve 2.5’ de belirtilen kişiler tarafından SUM’un ilgili kısımlarının doldurulması ve gözden geçirilmesi sonucunda süreç varlıklarının içeriği ve yapılacak işlerin kapsamının projenin başında net olarak belirlenebildiği ve SUM’da daha az güncelleme ihtiyacı meydana geldiği görülmüştür. Bu nedenle önerilen unvandaki proje personeli tarafından SUM’un doldurulması ve gözden geçirilmesi önerilmektedir. Süreç varlıklarının aynı projenin farklı iş paketleri için farklı uyarlama seçenekleri ile kullanılması gerektiğinde SUM’un ilgili sayfaları farklı iş paketleri için çoğaltılabilir veya bir sayfada ilgili süreç varlıkları için birden fazla satır açılarak farklı uyarlama seçenekleri seçilebilir. Hangi durumun daha etkili ve uygun olacağı ile ilgili kararın PY tarafından gerekirse Süreç Sahibi ile koordineli olarak verilmesi önerilmektedir. Bu durum iş paketleri arasındaki ortak ve farklı alanların haritasının çıkarılmasına katkı sağlayacak ve proje boyunca yol gösterici olacaktır. Süreç Yönetimi Süreç grubunda yer alan Süreç Yönetimi Süreci dışındaki diğer süreçlerin proje ihtiyaçları doğrultusunda uyarlanabiliyor olması proje personelinin uygulamadaki faaliyetlerinin süreçler ile uyumlu hale getirilmesi yönünde süreçlere katkı sağlamaktadır. Ayrıca uyarlamada kısıtların minimumda tutulması proje personelinin süreçler konusunda yaratıcı olmalarını sağlayabilmekte ve bu yöntem ile hem süreçlerin iyileştirilmesi sağlanmakta hem de yapılan işlerin süreçler ile uyumluluğunun artırılması yönünde çift yönlü bir fayda sağlanabilmektedir.
Organizasyon içerisinde tanımlı ve etkin bir uyarlama mekanizmasının bulunması, projelerin başarısını etkilemesinin yanı sıra, aşağıdaki faydaları sağlamaktadır: Uyarlamaya dahil olan ekip üyelerinin proje süreçlerini sahiplenmesi, Müşteri isteklerinin ve sözleşme gereklerinin proje başlangıcında projede uygulanacak süreçlere yansıtılarak müşteri memnuniyetinin artırılması, Proje kaynaklarının verimli kullanımı.
Organizasyonda tanımlı ve etkin bir uyarlama mekanizmasının bulunmadığı durumlarda, proje ekibi projenin işleyişi için kendi yöntemlerini uygulayacaklardır ve bunun sonucunda; Organizasyon içerisinde yürütülen projelerde farklı metodolojiler kullanılacak, kurumsal olarak uygulanan standart süreçlerde iyileştirme fırsatları belirlenemeyecektir, Projenin planlama aşamasında belirlenmemiş olan yöntemlerin projenin işleyişi esnasında uygulanması durumunda projenin takvim, zaman ve bütçesinden muhtemel sapmalar olabilecektir, Kurumsal olarak tanımlı olan süreçlerin herbir proje tipi için uygulanmaya çalışılması durumunda ise, müşteri/sözleşme gerekleri göz ardı edilerek farklı proje tiplerinin özel ihtiyaçlarına yönelik planlama yapılamayabilecektir.
Bu bildiride bahsedilen Süreç Uyarlama Yaklaşımında bir sonraki adım olarak aşağıdaki çalışmaların yapılması planlanmaktadır: Projelerin Süreç Uyarlama Matrislerinde uyarlanan süreç varlıklarının “Yapılan Uyarlama” ve “Gerekçesi” alanları incelenerek elde edilen analiz sonuçları ile projenin kalitesi ve performans değerleri arasındaki bağıntı uyarınca süreçlerin uyumluluğunu artıracak süreç iyileştirme fırsatlarının değerlendirilmesi, Süreç Uyarlama Matrislerinin benzer proje yapıları (araştırma, danışmanlık projesi gibi) için örnek şablonlarının oluşturulması ve bu yöntem ile daha etkili ve kısa sürede süreç uyarlama işlemlerinin yerine getirilmesi. Süreç uyarlamalarının bir araç üzerinden yapılması ve yönetilmesi.
11. Zakaria, N. A., Ibrahim, S., & Mahrin, M. N. (2015). A proposed value-based software process tailoring framework. 9th Malaysian Software Engineering Conference, Dec. 2015. 12. Pillat, R. M., Oliveira, T. C., Alencar, P. S. C., & Cowan, D. D. (2015). BPMNt: A BPMN extension for specifying software process tailoring. Information and Software Technology 57, 95-115. 13. Bustard, D. W., & Keenan, F. (2005). Strategies for systems analysis: Groundwork for process tailoring. 12th IEEE International Conference and Workshops on the Engineering of Computer-Based Systems (ECBS’05).