Der Beitrag beschreibt, wie in der Zusammenarbeit zwischen einer kommunalen Behörde (IT-Bereich) und einer ortsansässigen Hochschule im Rahmen einer umfassenden Feldstudie mit Mitteln des forschenden Lernens neue Wege zur Wissensbewahrung praktisch erprobt wurden. Demografiebedingt anstehende Personalabgänge der nächsten 0,5-2 Jahre wurden hinsichtlich der damit verbundenen Kompetenzverluste analysiert, um rechtzeitig konkrete Hinweise nicht nur auf Personalersatz oder Prozessumgestaltung (Bündelung entfallender Rollen mit anderen Rollen in bestehenbleibenden Stellen) zu erhalten, sondern insbesondere den notwendigen Qualifizierungsbedarf der Nachfolger bzw. der anderen Prozessbeteiligten detailliert aufgezeigt zu bekommen. Die Verwendung einer aktuellen E-Government-Kompetenzstudie erlaubte eine fokussierte Ergänzung traditioneller Verfahren der Wissensidentifikation und -bewahrung. Erste Ergebnisse zeigen ein erhebliches Potenzial für das Wissensmanagement im Öffentlichen Dienst auf.
1,6 – 1,8 Millionen Erwerbspersonen prognostiziert. Das Durchschnittsalter der
Bevölkerung in Sachsen lag 2011 mit 46,4 Jahren an zweithöchster Stelle im
bundesweiten Vergleich [
Mit der Verrentung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geht unmittelbar
Erfahrungswissen aus Verwaltungshandeln verloren. Neueinstellungen erfolgen in deutlich
geringerem Umfang, bei oftmals verzögertem Besetzungszeitpunkt, sodass der direkte
Wissenstransfer im Rahmen von Sozialisationsprozessen [
Der vorliegende Beitrag nimmt ein aktuelles Masterprojekt zum forschenden Lernen, das in enger Zusammenarbeit mit dem IT-Bereich einer großen sächsischen Kommune im Wintersemester 2016/17 stattfand, zum Anlass, diese Kompetenz- und Wissensperspektive anhand eines neuen Instruments zu untersuchen und die Potenziale für Wissensbewahrung, Personalplanung und –entwicklung aufzuzeigen. 2
Der aktuelle Stand und die stetige Weiterentwicklung des Einsatzes der IT in der öffentlichen Verwaltung sind durchdringend und tiefgreifend. In vielen Bereichen hängt die Arbeits- und die Funktionsfähigkeit schon heute von ordnungsgemäß funktionierender IT ab. Die Behörden des Bundes, der Länder und der Kommunen sind durch Gesetze, Strategien und Investitionsmittel zur Förderung des IT-Einsatzes gehalten, die elektronische Verwaltungsarbeit weiter zu intensivieren.
Die Anforderung, funktionierende IT zur Verfügung zu stellen, kann erfüllt
werden, wenn die Behörden entsprechend qualifiziertes IT-Personal gewinnen, binden
und entwickeln [
Die Studie greift ein Rollenkonzept auf, das vom Potsdam eGovernment
Competence Center IfG.CC [
Betrieb
IT
…Politik, Hausleitung …Berater, Dienstleister …Bürger, Unternehmen
Mit dem Begriff der Rolle wird in der Studie ein Bündel von Kenntnissen,
Fähigkeiten und Persönlichkeitsmerkmalen bezeichnet, das zur Erfüllung einer bestimmten
Funktion in der Organisation notwendig ist. Die Verwendung des Begriffs orientiert
sich an der Disziplin der Soziologie, fokussiert also auf die für die Aufgabenerfüllung
zu erwartenden Wissensbestandteile, Handlungsmuster und Werte. Zur
Operationalisierung ordnet die Studie jeder Rolle spezifische Kompetenzen zu [
Je nach Rolle werden bestimmte Kompetenzen in geeigneter Ausprägung benötigt
(differenziert nach „Wissen, Anwenden, Gestalten“ in Reduktion der bekannten sechs
Ebenen der Bloomschen Taxonomie von Lernzielen [
Mit Blick auf die Vielzahl der Rollen und ihrer Kompetenzausprägungen ist zu betonen, dass ein Beschäftigter auf einer Stelle (Dienstposten) mehrere Rollen wahrnehmen kann. Es liegt z. B. nahe, dass jemand die Rollen des Koordinators zwischen IT-Bereich und Fachbereich (Kategorie IT-Koordinator) und des ITAnforderungsmanagers (Kategorie Gestalter) gleichzeitig wahrnimmt, da die damit verbundenen Tätigkeiten zwar unterschiedlich akzentuiert sind, aber eng zusammenhängen. Zudem hat jeder Beschäftigte, dem eine Rolle in den Kategorien Gestalter, IT-Koordinator oder IT-Fachaufgaben zugewiesen ist, auch die Rolle des Nutzers inne, wenn er IT zur Erledigung der Aufgaben anwendet.
Die verschiedenen Facetten der Rollen mit IT-Bezug sind in Form von Steckbriefen und Matrizen im Anhang der Studie dargestellt. Damit steht den Behörden ein strukturiertes Instrumentarium zur Analyse und Weiterentwicklung der eigenen Organisation hinsichtlich der Rollen mit IT-Bezug zur Verfügung. Mögliche Anwendungsfelder erstrecken sich von der Personalbedarfs- über die Fortbildungsplanung bis hin zur Erstellung von Stellenbeschreibungen und -anzeigen.
Die Studie erhebt nicht den Anspruch, dass alle Rollen mit IT-Bezug durch die Beschäftigten der Verwaltung vollumfänglich wahrzunehmen sind. Schon aus Gründen knapper Ressourcen (Stellenplan) und begrenzter Verfügbarkeit entsprechend qualifizierten Personals wird dies insbesondere für kleinere und mittlere Behörden nicht möglich sein. Einzelne Kompetenzen oder ganze Rollen können auch durch Dienstleister erbracht werden. Dabei ist zunächst nicht relevant, ob es sich um einen internen oder um einen externen Dienstleister handelt. In einer Behörde muss jedoch ausreichend Kompetenz vorliegen, um: zu erkennen, welche Rollen in welchem Umfang durch eigene Beschäftigte wahrgenommen werden müssen und auch können, zu beurteilen, welcher Dienstleister geeignet ist, ergänzend tätig zu werden, sicherzustellen, dass ein ausgewählter Dienstleister sowohl Anforderungen, als auch Rahmenbedingungen versteht und akzeptiert, sowie fortwährend darauf hinzuwirken, dass die Leistungen in der benötigen Qualität erbracht werden.
Das Rollenkonzept kann insofern auch zur Stärkung der Auftraggeberkompetenz der Verwaltung genutzt werden. 3
Vor dem Hintergrund des demografischen Wandels gewinnen systematische Ansätze
zur Identifikation drohender Wissenslücken und zur Wissensbewahrung, die in
Behörden im Bundesland Sachsen noch wenig verbreitet sind [
Diese Fragestellungen lassen sich bislang nur ungenau beantworten, am ehesten
noch bei der Bewertung von konkreten, fachlichen Kompetenzen, wie Kenntnisse von
speziellen Programmiersprachen oder Entwicklungsumgebungen,
Administrationskenntnisse spezieller Betriebssysteme, etc., die typischer Weise in
Stellenbeschreibungen in der Organisationsdokumentation als Anforderungen hinterlegt sind.
Nutzbar sind diese allerdings nur bei ständiger Aktualisierung. Berufsbegleitend
gewachsenes, organisationsbezogenes Erfahrungswissen und soziale Kompetenzen sind
traditionell kaum erfasst. Hier erhoffen sich die Autoren auf der Grundlage erster
Erkenntnisse aus der praktischen Erprobung der E-Kompetenzstudie neue Impulse für ein
zukünftig systematisch in die Aufgabenbündel der Personal- und der
Organisationsentwicklung eingebettetes Wissensmanagement. Es existieren zwar Kommunen,
welche das Wissensmanagements als Komponente in ihre Personalentwicklungspläne
bereits aufgenommen haben, die konkrete Untersetzung ist jedoch noch offen [
Im Rahmen einer breit angelegten Feldstudie arbeiten die untersuchte kommunale
Behörde und eine ortsansässige Hochschule seit längerem zusammen, um
Wissensmanagement in Behörden in praktischen Maßnahmen zu erproben und als
Referenzbeispiele bekannt zu machen [
Im Wintersemester 2016/17 fand ein Masterprojekt zur Bestandsaufnahme des
drohenden Wissensverlusts in einem Teilbereich der kommunalen Behörde statt. Als
wissenschaftlich/methodischer Rahmen wurde die Fallstudienforschung gewählt [
Um einen besseren Überblick über die praktischen Anwendungspotenziale der
EKompetenzstudie zu gewinnen, wurde die Bedarfsanalyse an den für die konkrete
demografische Situation relevanten Handlungsfeldern (Bausteinen) des als
pragmatisch/anwendungsorientiert geltenden Wissensmanagementmodells von Probst et al.
[
Wissensidentifikation:
Erarbeitung von Kompetenzlandkarten in der Behörde, d.h. Identifikation von Kompetenzbedarfen (Sollprofile), verortet in der Aufbauorganisation der Behörde als Überblick sowie die Erhebung des tatsächlichen Kompetenzprofiles der Behörde (Istprofile) Analyse der Kompetenzlandkarten nach: o allgemeinen Kompetenzen, die (fast) überall in der Organisation notwendig sind (Breitenkompetenz) o speziellen Kompetenzen, konzentriert auf wenige Stellen, die potenziell als kritisch zu bewerten sind (Spezialkompetenz) o kritischen Kompetenzkombinationen ungünstig „geschnittener“ Stellen und
Aufgabenprofile (Kompetenzüberforderung) o für die Behörde wichtigen Kompetenzen (kritische Kompetenz) Wissenserwerb:
Die Kompetenzlandkarten zeigen Defizite auf und weisen darauf hin, welche Kompetenzen extern erworben werden müssen Wissensentwicklung:
Abgleich und Korrektur bestehender Fortbildungsprogramme mit den abgeleiteten, konkreten Bedarfen aus der Analyse der Kompetenzlandkarten Vermittlung und Verdeutlichung von mitarbeiterspezifischen Kompetenzprofilen über die rein fachlichen Spezialkompetenzen hinaus
Identifikation von Kompetenzlücken aus dem Abgleich von Soll- und Istprofilen Wissensbewahrung:
Analyse von zu erwartenden Kompetenzverlusten bei Personalabgang,
einschließlich der Identifikation von kritischen und unkritischen Kompetenzen
Erhaltung von kritischen Kompetenzen
Das Forschungsprojekt adressierte vorrangig die Fragestellungen in den
Modellbereichen Wissensidentifikation sowie Wissensbewahrung. Bei der Erstellung der
Kompetenzlandkarten erwies sich die Visualisierung der Informationsfülle als große
Herausforderung. North [
Die studentischen Forschergruppen sollten in der beteiligten Behörde existierende
Theorien und empirische Befunde zur Rollen- und Kompetenzbildung hinterfragen
beziehungsweise validieren, um im Ergebnis Empfehlungen für eine verbesserte
Berufspraxis (hier: frühzeitige Wissensbewahrung im Kontext altersbedingter Abgänge
von IT-Fachleuten) auszusprechen. Die zugrunde gelegte
E-Government-KompetenzStudie [
Weil in der Studie zwar Rollen und Kompetenzen dargestellt, jedoch keine konkrete Methode zur Erfassung im Praxisumfeld angegeben wird, musste diesbezüglich zunächst ein geeignetes Vorgehen entwickelt werden. Dazu wurden fünf Teams gebildet, welche jeweils aus drei in Grundlagen des Wissensmanagements und der öffentlichen Verwaltung qualifizierten Personen bestehen. Jedem Team wurde einer von drei weiblichen und zwei männlichen Beschäftigten zugewiesen, welche in den nächsten 0,5-2 Jahren im analysierten Bereich der kommunalen Behörde altersbedingt ausscheiden werden und drei unterschiedlichen Abteilungen der Organisation zugeordnet sind. Die Teams sollten in einem einstündigen Termin mittels eines leitfadengestützten Interviews die Aufgaben, Rollen und Kompetenzen des Beschäftigten ermitteln. Die Beschäftigten erhielten zur Vorbereitung den Interviewablauf, nach deren Einverständniserklärung zur Ton-Aufzeichnung wurden die Interviews transkribiert. Eine Person verweigerte ihr Einverständnis zur Tonaufnahme und stimmte dem Interview nur unter Beisitz eines Personalratmitgliedes zu. Die anfängliche Skepsis legte sich zwar im Interview, die Gründe für das Interview sollten allerdings nachvollziehbar expliziert werden. Der Betriebsleiter gab die Rollen, welche die Beschäftigten potentiell einnehmen, vor. Die Ausgestaltung der Interviewleitfäden oblag den einzelnen Teams, so dass unterschiedliche Vorgehensweisen entwickelt wurden, die in ihrer praktischen Umsetzung unterschiedliche Schwächen der E-Kompetenzstudie aufzeigten.
Ein Team hielt sich beispielsweise eng an die Kompetenzmatrizen aus der Studie
und ließ die Interviewpartnerin die Kompetenzstufen für ihre Rollen quantitativ
einschätzen. Dabei musste die Beschäftigte mehrmals nach den Definitionen von
Kompetenzen, wie z. B. „Benefits Management“, fragen, da diese Bezeichnungen in ihrem
Arbeitsalltag nicht gebräuchlich sind. In der Studie werden allerdings die
Kompetenzen nicht definiert, so dass dem Interviewer die spontane Begriffsdefinition oblag.
Des Weiteren ergaben die in der Studie an BLOOM ET AL. [
Ein weiteres Team erachtete es als wichtig, zusätzlich zu der Erfassung der Kompetenzen auch deren Wichtigkeit für die Ausübung der Stelle aufzunehmen. Für die Nachbesetzung eines Beschäftigten wird dadurch eine Beschränkung auf die wichtigsten Kompetenzen möglich, anstatt einen exakten „Kompetenz-Zwilling“ zu suchen.
Die Selbsteinschätzungen der Beschäftigten im Interview bezüglich ihrer sozialen
Kompetenzen und Persönlichkeitsmerkmale ließen auf Grund des angenommenen
Effektes der „Sozialen Erwünschtheit“, welcher von vielen Psychologen als Grund für
die Ungültigkeit von Messungen gesehen wird [
Da nicht nur die Identifikation bevorstehender Wissens- und Kompetenzverluste durch altersbedingte Abgänge seitens der forschenden Studierenden im Projektfokus stand, sondern auch mangels Vorgaben alternative Umsetzungsvarianten der EKompetenzstudie für das Wissensmanagementprojekt entwickelt und erprobt werden sollten, lassen sich die Ergebnisse der einzelnen Gruppen natürlich nur teilweise vergleichen. Zum einen wurden die Interviewleitfäden vor Beginn der Erhebung nicht standardisiert. Zum anderen räumen die fehlenden Definitionen der Kompetenzen und die fehlende Trennschärfe zwischen den Kompetenzniveaus in der Studie einen großen Interpretationsspielraum ein.
Die vollständigen Auswertungen der einzelnen Teams zur Praktikabilität der
Studie sowie der Abgleich der Rollen und Kompetenzen der Beschäftigten der
kommunalen Behörde mit der Studie waren zum Einreichungszeitpunkt dieses Beitrags noch
nicht abgeschlossen und können erst im Vortrag referiert werden. Es kann jedoch jetzt
bereits festhalten werden, dass die Studie eine systematische Rollen- und
Kompetenzerfassung der Beschäftigten mittels qualitativer und quantitativer Erhebungen
ermöglicht. Für eine effiziente Erfassung aller Rollen und Kompetenzen in der
gesamten Organisation sollten allerdings IT-gestützte Verfahren genutzt werden.
Elektronische Fragebögen und ein um die Rollen-, Kompetenz- und
Kompetenzniveaudimensionen zu erweiterndes Organisationssystem und/oder
Personalinformationssystem würden den kompetenzorientierten Ansatz erleichtern und (1) zu aussagefähigen
Informationen über bevorstehende Wissenslücken führen, (2) gleichzeitig konkrete
Hinweise auf erforderliche Maßnahmen der Personalentwicklung geben und damit (3)
eine demografieorientierte Wissensbewahrung unterstützen. Außerdem lassen sich
durch Methoden, die auf einen direkten Kontakt zwischen Interviewer und
Interviewten verzichten, der angesprochene Effekt der sozialen Erwünschtheit sowie potentielle
Beeinflussungen durch die Person des Interviewers reduzieren [
Im Vergleich zu vorhergehenden Projekten der hinter diesem anwendungsorientierten Forschungsbeitrag stehenden, langfristig angelegten Kooperation zwischen einer kommunalen Behörde und einer ortsansässigen Hochschule konnte das traditionelle Methodenspektrum des Wissensmanagements aktuell erweitert werden. Die Erprobung der E-Government-Kompetenzstudie zeigte trotz vorhandener Schwächen hinsichtlich Begrifflichkeit und Umsetzungsvorgaben positive Resultate und ermutigt zur Fortsetzung. Die forschungsleitenden Fragen wurden wie folgt beantwortet: (1) Die Kompetenzmatrizen der Studie erlauben eine systematische Erfassung der demografiebedingt zukünftig wegfallenden Kompetenzen und geben konkrete Hinweise auf gegebenenfalls in der Nachfolgeregelung erforderlichen Qualifizierungsbedarf. (2) Die konsequent kompetenzorientierte Informationserhebung erlaubt detailliertere Querbezüge zwischen verschiedenen Handlungsfeldern des Wissensmanagements (z. B. Wissenserwerb, -entwicklung, -bewahrung) und erleichtert das Ableiten von Handlungsempfehlungen für die betroffene Behörde (Personalentwicklung, Prozessumgestaltung).
In einem zukünftigen, standardisierten Verfahren sollten jedoch die folgenden Aspekte berücksichtigt werden, um einen effizienten Praxiseinsatz der EKompetenzstudie zu gewährleisten. Es ist Anliegen der langfristigen Kooperation, diese Weiterentwicklung voranzutreiben und in ähnlichen Projektkontexten, wie hier vorgestellt, praktisch zu erproben und zu evaluieren:
Alle Kompetenzen müssen zielgruppenverständlich definiert werden Die Kompetenzniveaus (Wissen, Anwenden, Gestalten) müssen in Bezug zur jeweiligen konkreten Kompetenz exemplarisch erläutert werden Die Rollen- und Kompetenzerfassung ist dem Personalrat und den Beschäftigten frühzeitig anzukündigen, um gegebenenfalls Raum für entstehende Diskussionen zu lassen, denn nur so kann die anfängliche Skepsis Betroffener gegenüber dem Verfahren abgebaut werden Elektronische Fragebögen und ein erweitertes Organisations- und Personalinformationssystem sollten eingesetzt werden, um den Aufwand bei der Erfassung zu reduzieren und Querbezüge automatisiert aufgezeigt zu bekommen Die Abfrage von sozialen Kompetenzen und Persönlichkeitsmerkmalen sollte durch innovative Interviewtechniken verbessert werden Zukünftig sollte eine IT-gestützte, dynamisch konfigurierbare Visualisierung einer umfassenden Kompetenzlandkarte traditionelle Strukturdarstellungen der untersuchten Organisationseinheiten und dort allozierten Personalressourcen mehrperspektivisch ergänzen Für kompetenzorientierte Qualifizierungsmaßnahmen sind geeignete Lehr/Lernarrangements zu entwickeln und im praktischen Einsatz zu erproben und zu evaluieren.
Die Konzentration der Ersterprobung der Studie auf den IT-Bereich der Behörde vereinfachte die Anwendung. Im Gegensatz zu anderen Organisationseinheiten in der Verwaltung ist die IT durch Prozessorientierung und Etablierung von Rollenbildern, durch beispielsweise ITIL Zertifizierungen [22], bereits vorkonditioniert. Für die Übertragung der Studie auf weitere Verwaltungsbereiche sind Anschlussforschungen nötig, welche die existierenden Rollen und deren Kompetenzen identifizieren und deren Verständnis in der Verwaltung etablieren.