Özet. Proje yaşam döngüsü boyunca kullanılan süreçler (yönetsel ve mühendislik iş süreçleri), ürünler (mal ve hizmet) için proaktif ve risk yönetimi temelli olarak doğru işleri tek seferde doğru yapmak ve sürekli performans iyileşmesi sağlamak üzere oldukça değerli araçlar olup, bu süreçler ilgili projelerde üretilen ürünlerin kalitesini önemli ölçüde etkilemektedir. Bu kapsamda, özellikle süreçlere ve bunlara ek olarak sözleşmeler ve ilgili planlara göre yapılan ve yönetilen denetimler, hem uygunluğa dair objektif kanıtlar toplayarak ilgili paydaşlara güven sağlanması hem de sürekli iyileşmeye yönelik fırsatların tespit edilebilmesi açısından kayda değer kalite güvence pratiklerinden neredeyse en önemlisidir. Dolayısıyla, projeler seviyesinde uygulanan denetimler önemlidir. Bu çalışmada, TÜBİTAK BİLGEM İLTAREN'de tesis edilen ve sürekli iyileştirilerek olgun bir kıvama getirilen kalite güvence sürecinin denetimler ile ilgili kısmı hakkında açıklayıcı ve yön gösterici bilgiler ve bu kapsamda alınan dersler paylaşılmaktadır. Özel olarak, İLTAREN'de projeler seviyesinde uygulanan denetimlere ilişkin roller tanıtılmakta, denetim alt sürecine ilişkin faaliyetler (denetimlerin planlanması, denetimlerin gerçekleştirilmesi ve uygunsuzlukların kapanana kadar takip edilmesi) adım adım açıklanmakta ve bu bağlamda ilgililer için yararlı olabilecek öneriler paylaşılmaktadır.
Project-Level Audits as Part of an Effective Quality Assurance Process: Applied Practices and Relevant
Lessons Learned 1
Genel olarak, kalite güvence (KG), bir birimin (proje, bölüm, iş vb.) kalite için gereksinimlerini karşılamak maksadı ile yeterli güveni sağlamak üzere kalite sistemi dâhilinde yapılan ve gerekli durumlarda ortaya konulan tüm planlı ve sistematik etkinliklerdir.
Kalite güvence kapsamında temel olarak yerine getirilen faaliyetler denetimler ve gözden geçirmelerdir. Denetimler farklı bağlam ve amaçlara göre farklı tanımlanabilecek hususlardır. Bu çalışmada, denetim süreç veya ürünlerin gereksinimlerle uyumluluğunu değerlendirmek maksadı ile yetkilendirilmiş bir kişi/ekip tarafından bağımsız bir şekilde değerlendirilmesidir.
Projeler kapsamında, süreçlere ve bunlara ek olarak sözleşmeler ve ilgili planlara göre yapılan ve yönetilen denetimler, hem uygunluğa dair objektif kanıtlar toplayarak ilgili paydaşlara güven sağlanması hem de sürekli iyileşmeye yönelik fırsatların tespit edilebilmesi açısından kayda değer kalite güvence pratiklerinden neredeyse en önemlisidir.
Genel olarak yönetim sistemlerinin denetlenmesine dair önemli uluslararası
rehberlerden biri ISO 19011’dir [
İlgili gereksinimler, planlamalar ve düzenlemelere göre sistematik süreç denetimleri
yapılması günümüzdeki birçok standart, model veya en iyi pratik tarifleri tarafından
gerekli kılınmaktadır [
Denetimler yoluyla sağlanabilen çeşitli girdiler sayesinde süreçte ve sonuçlarda
iyileşmeler yapılabilmektedir [
Bu çalışmada, İLTAREN’de projeler seviyesinde uygulanan denetimlere ilişkin roller tanıtılacak, İLAREN kalite güvence yaklaşımı ve denetim alt sürecine ilişkin faaliyetler adım adım açıklanarak ve bu bağlamda ilgililer için yararlı olabilecek öneriler paylaşılacaktır. 2 2.1
TÜBİTAK BİLGEM İLTAREN Kalite Güvence ve Süreç Denetimi Yaklaşımı İLTAREN Kalite Güvence Süreci TÜBİTAK BİLGEM İLTAREN’de tesis edilen ve deneyimlerle sürekli iyileştirilerek olgun bir kıvama getirilen İLTAREN Kalite Güvence Süreci ana görünümü Şekil 1’de verilmiştir. Taslak sözleşme ve ekleri Sözleşme ve Ekleri, Proje
Planları, Süreçler 1.Taslak sözleşme ve eklerini incele ve görüşlerini ver Rol Denetim Ekibi
Denetimin amacı ve kapsamı esas alınarak Kalite ve Süreç Yönetimi Bölüm Başkanı tarafından belirlenen ekiptir. Denetim ekibi en az bir Denetim Ekibi Lideri’nden oluşur. Ekipte yer alacak diğer kişiler Denetçi olarak nitelendirilir. Denetim Ekibi şunları yapar: • Proje planları, süreçler ve sözleşmeyi dikkate alarak denetimlerle ilgili denetim soru listelerini hazırlamak. • Denetim öncesinde, daha önceki denetim sonuçlarını gözden geçirmek ve henüz açık olan uygunsuzluklar ile varsa sonraki denetimlerde dikkate alınması önerilen hususları belirlemek. • Denetimleri gerçekleştirmek, Denetim Sonuç Raporu ve varsa Uygunsuzluk Raporu’nu hazırlamak.
Kalite ve Süreç Yönetimi Bölüm Başkanı tarafından her bir denetim için dinamik olarak atanan ve Denetim Ekibi’ne liderlik eden, koordinasyonu sağlayan ve denetimin sonuçlandırılması ve raporlanmasından sorumlu olan kişidir.
Denetlenen olarak denetimlere katılan kişilerdir. Bu kişiler şu işleri yapar: • Denetimlerde denetlenen olarak yer almak ve gerekli bilgi ve belgeleri sağlamak. • Belirlenen uygunsuzluklar için gerekli olabilecek düzeltme, düzeltici faaliyet ve önleyici faaliyetleri yerine getirmek.
Enstitü Müdürü, Enstitü Müdür Yardımcıları ve Kalite ve Süreç Yönetimi Bölüm Başkanı’nı belirtir. Bu kişiler bu süreç kapsamında aşağıdaki işleri yapar: • KG faaliyetleri için yeterli ve gerekli insan kaynağını ve alt yapıyı sağlamak. • Gerekmesi durumunda kendilerine eskale edilebilecek hususlarda karar vermek. • Kendilerine rapor edilen kalite güvence faaliyetlerinin sonuçları hakkında gerekmesi durumunda işlem almak/aldırmak.
DP, Sözleşme ve Ekleri, Proje Planları, Süreçler, Önceki Denetim Sonuçları,
İş Ürünleri
Uygunsuzluk var mı? 4.1 Denetimleri gerçekleştir Denetim Ekibi, Denetim Ajandası, Dikkate Alınması Gereken Hususlar, Denetim Soru Listeleri, Doldurulmuş Denetim Soru
Listeleri, Denetim Sonuç Raporu, Uygunsuzluk Raporu, Toplantı Katılımcı
Listesi, E-posta
Hayır
Düzeltmeler / Düzeltici Faaliyetler
Düzeltmeler / Düzeltici
Faaliyetler Evet 4.2 Uygunsuzlukları kapanana kadar takip et Uygunsuzluk Raporu
Uygunsuzluk Raporu Şekil 2. Denetimleri Gerçekleştir ve Uygunsuzlukları Takip Et Şeması
Denetim Planı, Denetim Soru Listesi Önceki Denetim Sonuçları, Denetim Ajandası, Denetim
Soru Listeleri İş Ürünleri, Denetim
Soru Listeleri Taslak Denetim Sonuç Raporu, (varsa) Taslak Uygunsuzluk Raporu
Denetim Sonuç
Raporu
Denetim için giriş koşulları oluşmuş ve girdiler hazır mı?
Hayır 4.1.1 Denetim Ekibini
belirle Kalite ve Süreç Yönetimi
Bölüm Başkanı 4.1.2 Denetim soru listesini hazırla
Faaliyet Adı
Girdiler 4.1.2 Denetim soru listesini hazırla. 4.1.3 Denetim takvimini, kapsamını, ajandasını belirle ve ilgili paydaşlara duyur.
Planları, Süreçler Denetim Planı, Denetim Soru Listesi Denetim Ajandası, Denetim Planı Önceki Denetim Sonuçları, Denetim Ajandası, Denetim Soru Listeleri
Tablo 2. Denetimleri Gerçekleştir Alt Süreci İş Akışına İlişkin Faaliyet Adımları Kalite ve Süreç Yönetimi Bölüm Başkanı DP‘yi referans alarak denetim ekibini belirler. Bu aşamada, kişilerin kendi sorumlu olduğu alanları (kendi işlerini) denetlememesine özen gösterir. Denetim ekibinde en az bir tane Kalite Güvence Sorumlusu olmasına özen gösterilir. Kalite ve Süreç Yönetimi Bölüm Başkanı Denetim Ekibi üyelerinden birini denetimin kapsamı, amacı ve niteliğine göre Denetim Ekibi Lideri olarak belirler.
Denetim ekibi Proje planları, süreçler ve sözleşmeyi dikkate alarak denetimlerle ilgili denetim soru listelerini hazırlar ve soru listeleri mevcut ise var olan soru listelerine ilişkin güncelleme ihtiyacını değerlendirip, gereken güncellemeleri yaparak soru listelerini nihai hâle getirir.
Denetim Ekibi Lideri denetim takvimini ve kapsamını belirler ve bunu Denetim Ajandası Formu’na uygun olarak yazılı hale getirir ve denetim ajandasını ilgili paydaşlara iletir.
Denetim Ekibi Lideri denetim için giriş koşulları (denetime katılacak kişilerin zamansal olarak uygun olmaları ve denetimde dikkate alınacak iş ürünlerinin hazır ve erişilebilir olmaları) oluşmadı ise denetimi tekrar planlar.
Denetim ekibi denetimi gerçekleştirmeden önce daha önce ilgili proje için yapılmış denetim sonuçlarını gözden geçirir ve açık kalan uygunsuzluklar ile varsa sonraki denetimlerde dikkate alınması önerilen hususları belirler. Çıktılar 4.1.6 Denetimi gerçekleştir.
ve denetim sonucu hakkında ilgili paydaşlarla uzlaş ve Denetim Sonuç Raporu’nu ve (varsa) Uygunsuzluk Raporu’nu nihai hâle getir. İş Ürünleri, Denetim Soru Listeleri
tim Sonuç Raporu (Varsa) Taslak Uygunsuzluk Raporu
Denetim Ekibi denetim için giriş koşulları oluştu ve denetim hazırlığı tamamlandı ise denetim soru listelerini dikkate alarak ilgili proje personelinin de katılımı ile denetimi gerçekleştirir. Zorunlu olmamakla birlikte denetimin başında tüm Denetim Ekibi ve Denetlenenlerin katılımı ile denetim başlangıç toplantısı yapılması ve denetimin kapsamı, amacı ve denetimin temel kuralları hakkında bilgilendirme yapılması önerilir.
Denetimin icrası sırasında objektif kanıtlar toplanır. Denetim Soru Listeleri’nde her bir soru için belirlenen “Objektif Kanıt”lar özellikle sorgulanır.
Denetim Ekibi Lideri Taslak Denetim Sonuç Raporu’nu ve (varsa) Uygunsuzluk Raporu’nu oluşturmada temel teşkil edecek Uygunsuzluk Tanımlarını taslak olarak Denetim Sonuç Raporu’nda yazılı hâle getirir.
Denetim sonuç raporu ve varsa uygunsuzluk tanımlarının yazılı hâle getirilmesi Denetim Ekibi Lideri’nin sorumluluğudur ancak bu işleri yaparken Denetim Ekibi’nden destek talep edebilir.
Taslak Denetim Sonuç Raporu hakkında ilgili proje personeli ile uzlaşmak üzere toplantı yapılır.
Denetim Sonuç Raporu ve (varsa) Uygunsuzluk Raporu nihai hâle getirilir ve projenin ve/veya enstitünün ilgili veri/bilgi depolama alanına kaydedilir.
Denetim Ekibi Lideri varsa uygunsuzluk tanımlarını da içeren Denetim Sonuç Raporu’nu ilgili proje personeline, Kalite ve Süreç Yönetimi Bölüm Başkanına, Proje Yöneticisine ve ilgili Enstitü Müdür Yardımcısı’na e-posta olarak iletir. Kalite ve Süreç Yönetimi Bölüm Başkanı veya ilgili Enstitü Müdür Yardımcısı gerek görmeleri hâlinde denetim sonuçlarını Enstitü Müdürü’ne iletebilirler.
netim Soru Listeleri Uygunsuzluk Raporu
Uygunsuzluk Raporu Hayır Hayır
Cevap ve tarih kabul edilebilir mi?
Evet 4.2.3 İşlemi kontrol için takip tarihi belirle Şekil 4. Uygunsuzlukları Kapanana Kadar Takip Et Alt Süreç Şeması
Faaliyet Adı
4.2.2 Uygunsuzluğa verilen cevabı ve alınacak işlem için verilen tarihi değerlendir. 4.2.3 İşlemi kontrol için takip tarihi belirle.
Raporu Uygunsuzluk Raporu, Düzeltmeler / Düzeltici Faaliyetler Uygunsuzluk Raporu
Proje Yöneticisi (PY) ve/veya PYY (Proje Yönetici Yardımcısı), uygunsuzluğa ilişkin bir değerlendirme yapar. Alınacak işlemleri ve sorumlularını belirler, alınacak işlemler için bir miat belirler. Bu bilgileri Uygunsuzluk Raporu’na kaydeder ve bahse konu uygunsuzluklara ilişkin bir işlem alınamadığı durumlarda, PY veya PYY durumu ve gerekçelerini Uygunsuzluk Raporu’na kaydeder.
Kalite Güvence Sorumlusu uygunsuzluğa verilen cevabı ve alınacak işlem için verilen tarihi değerlendirir. Eğer verilen cevap veya tarih kabul edilebilir değilse, Kalite Güvence Sorumlusu, PY veya PYY’den yeni bir cevap ve tarih talep eder ve gerekçelerini PY / PYY ile paylaşır. Kriter uygunsuzluğa ilişkin fazla süre geçmeden ve alınacak değerini yitirmeden işlem alınmasıdır.
Kalite Güvence Sorumlusu ilgili işlemi kontrol için takip tarihi belirler ve bunu Uygunsuzluk Raporu’na kaydeder.
Kalite Güvence Sorumlusu takip tarihi geldiğinde uygunsuzlukla ilgili alınan işlemi kontrol eder. Alınan işlem yeterli ise uygunsuzluğu kapatır değil ise tekrar işlem alınması için PY’ ye yönlendirir.
Kalite Güvence Sorumlusu uygunsuzluğa istinaden düzeltici işlem / düzeltme gerekli değil ise uygunsuzluğu açıklamayı kaydederek kapatır. Takip tarihi geldiğinde kontrol edilen uygunsuzlukla ilgili alınan işlem yeterli ise uygunsuzluğu kapatır.
Bu çalışmada, TÜBİTAK BİLGEM İLTAREN’de tesis edilen ve deneyimlerle sürekli iyileştirilerek olgun bir kıvama getirilen kalite güvence sürecinin denetimler ile ilgili kısmı hakkında açıklayıcı ve yön gösterici bilgiler paylaşılmıştır. Organizasyonlar veya konunun ilgilileri detayları verilen kurguyu kendi amaç ve hedeflerine göre uygun şekilde rafine ettikten sonra kullanabilecektirler.
Öte yandan, bu bağlamda, proje seviyesinde uygulanan denetimlere ilişkin listelenen şu önemli hususlar paylaşılmaktadır: İyi tanımlanmış ve uygulanan bir denetim mekanizması ile proje personelinin süreçleri daha iyi kavraması ve benimsemesi sağlanabilmektedir. Denetimler sayesinde önemli iyileştirme fırsatları yakalanmaktadır. Denetim planlarına ilişkin zaman ve kaynak tahsislerinin, projenin ana planında yapılmasının ve sürekli takip edilmesinin, denetimlerin zamanında ve amacına uygun olarak yerine getirilmesine ve dolayısıyla istenen faydayı sağlamasına hizmet edeceği değerlendirilmektedir. Denetim öncesinde soru listelerinin denetlenecek ekip ile paylaşılması sayesinde kişilerin denetimlere hazırlıklı gelmesi sağlanarak denetim kaygısı nispeten yenilebilmekte ve denetim sonuçlarında uzlaşma açısından iyileşme sağlanmaktadır. Denetim soru listelerinde soru, sorunun kaynağı ve görülecek objektif kanıt şeklinde çok iyi bir tanımlama yapılmasının süreci daha kolay ve objektif yaptığı deneyimlenmiştir. Denetim kapanış toplantıları sayesinde, denetlenen ekip ve denetim ekibi arasındaki olası görüş farklılıkları için çözüme gidilerek varsa uygunsuzlukların çözüm süreleri kısaltılabilmektedir. Denetim sonuç raporlarının Enstitü Yönetimi ile paylaşılması sayesinde yönetimin desteğinin alınması ve kurum genelinde süreçlerin benimsenmesi sağlanmaktadır. Süreç tanımlama dokümanları esas alınarak hazırlanan soru listelenenin ilgili süreç sahibi tarafından gözden geçirilmesi ve onaylanması yoluyla soru listelerinin doğruluk ve tamlığından emin olmak uygun ve yararlı olmaktadır. Tüm denetimler boyunca, amacın uygunsuzluk tespit etmek değil, uygunluğa dair kanıtlar toplamak olduğunun defaatle vurgulanması süreci daha yönetilebilir ve ayara sağlayan bir hâle getirmektedir. Uygunsuzluklar ve önerilerin takibi için bir araç (tool) kullanımı sürecin yönetimini kolaylaştırmaktadır. Özellikle uygunsuzluk tanımlamalarında kaynak, gerekçe, durum ve uygunsuzluk ifadesinin çok net ve objektif bir şekilde yeterli detayda verilmesi sürecin hesap verebilirliğini ve yönetilebilirliğini arttırmaktadır. Denetim planında üst seviye programı yapılan denetimlerin, denetim ajandaları sayesinde detaylandırılması tüm taraflar için tanımlı ve belirli bir bağlamın oluşmasına hizmet ederek, sürecin yönetimini kolaylaştırmakta ve taraflara güven vermektedir.