=Paper=
{{Paper
|id=Vol-1980/UYMS17_paper_30
|storemode=property
|title=Etkili Bir Kalite Guvence Surecinin Parcasi Olarak Proje Seviyesindeki Denetimler: Uygulanan Pratikler ve Ogrenilen Dersler (Project-Level Audits as Part of an Effective Quality Assurance Process: Applied Practices and Relevant Lessons Learned)
|pdfUrl=https://ceur-ws.org/Vol-1980/UYMS17_paper_30.pdf
|volume=Vol-1980
|authors=Mustafa Degerli,Elif Kurtaran Ozbudak,A. Asli Aytac,F. Nur Colakoglu,Ozge Ekici Demirel
|dblpUrl=https://dblp.org/rec/conf/uyms/DegerliOACD17
}}
==Etkili Bir Kalite Guvence Surecinin Parcasi Olarak Proje Seviyesindeki Denetimler: Uygulanan Pratikler ve Ogrenilen Dersler (Project-Level Audits as Part of an Effective Quality Assurance Process: Applied Practices and Relevant Lessons Learned)==
https://ceur-ws.org/Vol-1980/UYMS17_paper_30.pdf
Etkili Bir Kalite Güvence Sürecinin Parçası Olarak Proje
Seviyesindeki Denetimler: Uygulanan Pratikler ve
Öğrenilen Dersler
Mustafa Değerli , Elif Kurtaran Özbudak , A. Aslı Aytaç , F. Nur Çolakoğlu
ve Özge Ekici Demirel
TÜBİTAK BİLGEM İleri Teknolojiler Araştırma Enstitüsü (İLTAREN), Ankara, Türkiye
mustafa.degerli@tubitak.gov.tr
elif.kurtaran@tubitak.gov.tr
asli.aytac@tubitak.gov.tr
nur.colakoglu@tubitak.gov.tr
ozge.demirel@tubitak.gov.tr
Özet. Proje yaşam döngüsü boyunca kullanılan süreçler (yönetsel ve mühendislik
iş süreçleri), ürünler (mal ve hizmet) için proaktif ve risk yönetimi temelli olarak
doğru işleri tek seferde doğru yapmak ve sürekli performans iyileşmesi sağlamak
üzere oldukça değerli araçlar olup, bu süreçler ilgili projelerde üretilen ürünlerin
kalitesini önemli ölçüde etkilemektedir. Bu kapsamda, özellikle süreçlere ve bun-
lara ek olarak sözleşmeler ve ilgili planlara göre yapılan ve yönetilen denetimler,
hem uygunluğa dair objektif kanıtlar toplayarak ilgili paydaşlara güven sağlan-
ması hem de sürekli iyileşmeye yönelik fırsatların tespit edilebilmesi açısından
kayda değer kalite güvence pratiklerinden neredeyse en önemlisidir. Dolayısıyla,
projeler seviyesinde uygulanan denetimler önemlidir. Bu çalışmada, TÜBİTAK
BİLGEM İLTAREN’de tesis edilen ve sürekli iyileştirilerek olgun bir kıvama
getirilen kalite güvence sürecinin denetimler ile ilgili kısmı hakkında açıklayıcı
ve yön gösterici bilgiler ve bu kapsamda alınan dersler paylaşılmaktadır. Özel
olarak, İLTAREN’de projeler seviyesinde uygulanan denetimlere ilişkin roller
tanıtılmakta, denetim alt sürecine ilişkin faaliyetler (denetimlerin planlanması,
denetimlerin gerçekleştirilmesi ve uygunsuzlukların kapanana kadar takip edil-
mesi) adım adım açıklanmakta ve bu bağlamda ilgililer için yararlı olabilecek
öneriler paylaşılmaktadır.
Anahtar Kelimeler: Kalite Güvence, Denetim, Süreç.
391
Project-Level Audits as Part of an Effective Quality
Assurance Process: Applied Practices and Relevant
Lessons Learned
Abstract. Processes (management and engineering business processes) used in
project lifecycles are very salient instruments for products (goods and services)
to do work right the first time and achieve continuous improvement in a proactive
and risk-based manner, and these processes highly influence the quality of the
products developed in projects. In this perspective, audits conducted and man-
aged with respect to processes specifically and contracts and relevant plans addi-
tionally are almost the most vital ones of quality assurance practices aimed at
both providing confidence to relevant stakeholders by means of collecting evi-
dences for compliance and identifying opportunities on behalf of continuous im-
provement. As a result, project-level audits are essential. In this study, explana-
tory and guiding information about audits part of the quality assurance process
established and maintained in a continuously improved manner at TUBITAK
BILGEM ILTAREN and pertinent lessons learned are shared. Precisely, roles in
project-level audits conducted for projects at ILTAREN are introduced, activities
(audit planning, audit execution, following non-compliances till closure) for au-
dit sub-process are explained step-by-step, and certain recommendations for the
appropriate context those might be helpful for involved professionals are dissem-
inated.
Keywords: Quality Assurance, Audit, Process.
1 Giriş
Genel olarak, kalite güvence (KG), bir birimin (proje, bölüm, iş vb.) kalite için gerek-
sinimlerini karşılamak maksadı ile yeterli güveni sağlamak üzere kalite sistemi dâhi-
linde yapılan ve gerekli durumlarda ortaya konulan tüm planlı ve sistematik etkinlik-
lerdir.
Kalite güvence kapsamında temel olarak yerine getirilen faaliyetler denetimler ve
gözden geçirmelerdir. Denetimler farklı bağlam ve amaçlara göre farklı tanımlanabile-
cek hususlardır. Bu çalışmada, denetim süreç veya ürünlerin gereksinimlerle uyumlu-
luğunu değerlendirmek maksadı ile yetkilendirilmiş bir kişi/ekip tarafından bağımsız
bir şekilde değerlendirilmesidir.
Projeler kapsamında, süreçlere ve bunlara ek olarak sözleşmeler ve ilgili planlara
göre yapılan ve yönetilen denetimler, hem uygunluğa dair objektif kanıtlar toplayarak
ilgili paydaşlara güven sağlanması hem de sürekli iyileşmeye yönelik fırsatların tespit
edilebilmesi açısından kayda değer kalite güvence pratiklerinden neredeyse en önemli-
sidir.
Genel olarak yönetim sistemlerinin denetlenmesine dair önemli uluslararası rehber-
lerden biri ISO 19011’dir [1]. ISO 19011, denetim prensipleri, denetim programının
392
yönetilmesi, denetimin gerçekleştirilmesi ve denetim sürecinde yer alan kişilerin yet-
kinlikleri hakkında iyi rafine edilmiş bilgiler sağlar fakat organizasyonların bunlardan
istifade ederek kendi denetim yaklaşımlarını oluşturmaları, geliştirmeleri ve sürdürme-
leri esastır.
İlgili gereksinimler, planlamalar ve düzenlemelere göre sistematik süreç denetimleri
yapılması günümüzdeki birçok standart, model veya en iyi pratik tarifleri tarafından
gerekli kılınmaktadır [2, 3, 4].
Denetimler yoluyla sağlanabilen çeşitli girdiler sayesinde süreçte ve sonuçlarda iyi-
leşmeler yapılabilmektedir [5] ve denetimlerin bazı ana faydaları şu şekilde listelene-
bilir [6]:
Süreç iyileştirme fırsatlarının tespit edilmesi
Problemlerin çok geç olmadan ve/veya daha az maliyetle düzeltilebilmesi için fırsat
yaratılması
Hatalı aktivitelerin tespiti için fırsatların artması
Denetim kapsamının genişlemesi yoluyla kalitenin artması
Düzenlemelere uyumun artması
Öte yandan, jenerik bir denetim süreci dokuz ana unsurdan oluşur:
Denetim Başlatma: Planlı veya Talep Edilen Denetim
Denetçilerin Denetimi Planlaması
Denetimin İlgililere Duyurulması
Denetim Başlatma Toplantısı
Denetim Saha Çalışması / Veri Toplamanın Başlaması
Denetim Veri Analizi, Takip ve Doğrulama
Taslak Denetim Bulguları, Sonuçlar ve Öneriler
Denetim Kapanış Toplantısı
Denetim Raporunun Yazılması ve Dağıtımı
Bu çalışmada, İLTAREN’de projeler seviyesinde uygulanan denetimlere ilişkin rol-
ler tanıtılacak, İLAREN kalite güvence yaklaşımı ve denetim alt sürecine ilişkin faali-
yetler adım adım açıklanarak ve bu bağlamda ilgililer için yararlı olabilecek öneriler
paylaşılacaktır.
2 TÜBİTAK BİLGEM İLTAREN Kalite Güvence ve Süreç
Denetimi Yaklaşımı
2.1 İLTAREN Kalite Güvence Süreci
TÜBİTAK BİLGEM İLTAREN’de tesis edilen ve deneyimlerle sürekli iyileştirilerek
olgun bir kıvama getirilen İLTAREN Kalite Güvence Süreci ana görünümü Şekil 1’de
verilmiştir.
393
1.Taslak sözleşme ve
Taslak sözleşme ve ekleri Varsa Görüş/Öneriler
eklerini incele ve
görüşlerini ver
Kalite Güvence Sorumlusu
Sözleşme ve Ekleri, Proje
Planları, Süreçler 2. Proje kalite güvence
faaliyetlerini planla KKGPL, DP, KGPL ve DP
Gözden Geçirme Kayıtları
Kalite Güvence Planı (KGPL),
Denetim Planı (DP), Sözleşme ve
KGPL, Proje Takvimi, Süreçler, KGPL, KYPL, Denetim Sonuçları,
Ekleri, Proje Planları, Süreçler,
Referans Dokümanlar PYPL, Kalibrasyon Kayıtları
Soru Listeleri, Önceki Denetim
Sonuçları, İlgili İş Ürünleri
4. Denetimleri gerçekleştir
3. İş ürünleri ile ilgili gözden ve uygunsuzlukları 5. Diğer proje kalite
geçirmelere katıl kapanana kadar takip et güvence faaliyetlerine katıl
Denetim Ajandası, Denetim Sonuç
Bilgilendirme Kayıtları,
Raporu, Doldurulmuş Denetim
Gözden Geçirilmiş İş Ürünleri, Çalışma Raporları, Bilgi Notu,
Soru Listeleri, Uygunsuzluk
Gözden Geçirme Kayıtları E-Posta, Sunum, KG Kayıtları,
Raporu (Varsa), Toplantı Katılımcı
İlgili Kayıtlar
Listeleri
Şekil 1. İLTAREN Kalite Güvence Süreci Ana Görünümü
2.2 Proje Seviyesindeki Denetimler
İLTAREN’de kalite güvence sürecinin parçası olarak uygulanan proje seviyesindeki
denetimler için süreç rolleri ve açıklamaları Tablo 1’de verilmiştir.
Ayrıca, İLTAREN’de proje seviyesindeki denetimlerin gerçekleştirilmesi ve uygun-
suzlukların takip edilmesi şeması Şekil 2’de, denetimlerin gerçekleştirilmesi akışı Şekil
3’te, denetimlerin gerçekleştirilmesine ait faaliyet detayları Tablo 2’de, uygunsuzluk-
ların takibi akışı Şekil 4’te ve uygunsuzlukların takibine ait faaliyet detayları Tablo 3’te
verilmiştir.
394
Tablo 1. Süreç Rolleri
Rol Açıklama
Denetim Denetimin amacı ve kapsamı esas alınarak Kalite ve Süreç Yönetimi Bölüm Başkanı ta-
Ekibi rafından belirlenen ekiptir. Denetim ekibi en az bir Denetim Ekibi Lideri’nden oluşur.
Ekipte yer alacak diğer kişiler Denetçi olarak nitelendirilir. Denetim Ekibi şunları yapar:
• Proje planları, süreçler ve sözleşmeyi dikkate alarak denetimlerle ilgili denetim soru
listelerini hazırlamak.
• Denetim öncesinde, daha önceki denetim sonuçlarını gözden geçirmek ve henüz açık
olan uygunsuzluklar ile varsa sonraki denetimlerde dikkate alınması önerilen hususları
belirlemek.
• Denetimleri gerçekleştirmek, Denetim Sonuç Raporu ve varsa Uygunsuzluk Ra-
poru’nu hazırlamak.
Denetim Kalite ve Süreç Yönetimi Bölüm Başkanı tarafından her bir denetim için dinamik olarak
Ekibi Lideri atanan ve Denetim Ekibi’ne liderlik eden, koordinasyonu sağlayan ve denetimin sonuç-
landırılması ve raporlanmasından sorumlu olan kişidir.
Proje Perso- Denetlenen olarak denetimlere katılan kişilerdir. Bu kişiler şu işleri yapar:
neli • Denetimlerde denetlenen olarak yer almak ve gerekli bilgi ve belgeleri sağlamak.
• Belirlenen uygunsuzluklar için gerekli olabilecek düzeltme, düzeltici faaliyet ve ön-
leyici faaliyetleri yerine getirmek.
Enstitü Yö- Enstitü Müdürü, Enstitü Müdür Yardımcıları ve Kalite ve Süreç Yönetimi Bölüm Baş-
netimi kanı’nı belirtir. Bu kişiler bu süreç kapsamında aşağıdaki işleri yapar:
• KG faaliyetleri için yeterli ve gerekli insan kaynağını ve alt yapıyı sağlamak.
• Gerekmesi durumunda kendilerine eskale edilebilecek hususlarda karar vermek.
• Kendilerine rapor edilen kalite güvence faaliyetlerinin sonuçları hakkında gerekmesi
durumunda işlem almak/aldırmak.
DP, Sözleşme ve Ekleri,
Proje Planları, Süreçler,
Önceki Denetim Sonuçları,
İş Ürünleri
Düzeltmeler /
Düzeltmeler / Düzeltici
Düzeltici Faaliyetler Faaliyetler
4.1 Denetimleri gerçekleştir
Düzeltmeler
Düzeltmeler
// Düzeltici
Düzeltici Faaliyetler
Faaliyetler
Uygunsuzluk
Uygunsuzluk var
var mı?
mı?
4.2 Uygunsuzlukları
Evet
kapanana kadar takip et
Denetim Ekibi, Denetim Ajandası, Dikkate
Alınması Gereken Hususlar, Denetim Uygunsuzluk Raporu Uygunsuzluk Raporu
Soru Listeleri, Doldurulmuş Denetim Soru
Listeleri, Denetim Sonuç Raporu, Hayır
Uygunsuzluk Raporu, Toplantı Katılımcı
Listesi, E-posta
Şekil 2. Denetimleri Gerçekleştir ve Uygunsuzlukları Takip Et Şeması
395
DP 4.1.1 Denetim Ekibini
belirle
Kalite ve Süreç Yönetimi Denetim
Bölüm Başkanı Ekibi
Sözleşme ve Ekleri,
Proje Planları, 4.1.2 Denetim soru Denetim Soru Listesi
Süreçler listesini hazırla
Denetim Ekibi
Denetim Ajandası
4.1.3 Denetim
Denetim Planı,
Denetim Soru Listesi
takvimini, kapsamını,
ajandasını belirle ve
ilgili paydaşlara duyur
Denetim Planı,
Denetim Ekibi Lideri Denetim Ajandası
Denetim için giriş koşulları
4.1.4. Denetimi tekrar
Hayır
oluşmuş ve girdiler hazır mı? planla
Denetim Ekibi Lideri
Evet
Denetim Planı,
Önceki Denetim Denetim Ajandası
Sonuçları, Denetim 4.1.5 Denetim
Ajandası, Denetim hazırlığı yap
Soru Listeleri
Dikkate Alınması
Denetim Ekibi Gereken
Hususlar
İş Ürünleri, Denetim 4.1.6 Denetimi Taslak Denetim Sonuç
Soru Listeleri Raporu, Doldurulmuş Soru
gerçekleştir Listeleri
Denetim Ekibi
Toplantı Katılımcı
Listeleri
4.1.7 Denetim sonucu
hakkında ilgili
Taslak Denetim paydaşlarla uzlaş ve Denetim Sonuç
Sonuç Raporu,
(varsa) Taslak
Denetim Sonuç Raporu,
Raporu’nu ve (varsa) (varsa) Uygunsuzluk
Uygunsuzluk Raporu
Raporu SUVT
Uygunsuzluk
Raporu’nu nihai hâle
getir
Denetim Ekibi, Proje Toplantı Katılımcı
Yöneticisi, İlgili Proje Listesi
Personeli
Denetim Sonuç
Raporu
4.1.8 Denetim E-posta
sonuçlarını ilet
Denetim Ekibi Lideri
Şekil 3. Denetimleri Gerçekleştir Alt Süreç Şeması
396
Tablo 2. Denetimleri Gerçekleştir Alt Süreci İş Akışına İlişkin Faaliyet Adımları
Faaliyet No/ Girdiler Faaliyetin Açıklaması Çıktılar
Faaliyet Adı
Kalite ve Süreç Yönetimi Bölüm Başkanı DP‘yi referans alarak denetim ekibini be-
lirler. Bu aşamada, kişilerin kendi sorumlu olduğu alanları (kendi işlerini) denetle-
4.1.1 Denetim Eki- Denetim Planı memesine özen gösterir. Denetim ekibinde en az bir tane Kalite Güvence Sorum-
Denetim Ekibi
bini belirle. (DP) lusu olmasına özen gösterilir. Kalite ve Süreç Yönetimi Bölüm Başkanı Denetim
Ekibi üyelerinden birini denetimin kapsamı, amacı ve niteliğine göre Denetim Ekibi
Lideri olarak belirler.
Sözleşme ve Denetim ekibi Proje planları, süreçler ve sözleşmeyi dikkate alarak denetimlerle il-
4.1.2 Denetim soru Ekleri, Proje gili denetim soru listelerini hazırlar ve soru listeleri mevcut ise var olan soru listele- Denetim Soru Lis-
listesini hazırla. Planları, Sü- rine ilişkin güncelleme ihtiyacını değerlendirip, gereken güncellemeleri yaparak teleri
reçler soru listelerini nihai hâle getirir.
4.1.3 Denetim takvi- Denetim
mini, kapsamını, Planı, Dene- Denetim Ekibi Lideri denetim takvimini ve kapsamını belirler ve bunu Denetim
ajandasını belirle ve tim Soru Lis- Ajandası Formu’na uygun olarak yazılı hale getirir ve denetim ajandasını ilgili pay- Denetim Ajandası
ilgili paydaşlara du- tesi daşlara iletir.
yur.
Denetim Denetim Ekibi Lideri denetim için giriş koşulları (denetime katılacak kişilerin za-
4.1.4. Denetimi tek- Denetim Ajandası,
Ajandası, De- mansal olarak uygun olmaları ve denetimde dikkate alınacak iş ürünlerinin hazır ve
rar planla. Denetim Planı
netim Planı erişilebilir olmaları) oluşmadı ise denetimi tekrar planlar.
Önceki Dene-
tim Sonuçları,
Denetim ekibi denetimi gerçekleştirmeden önce daha önce ilgili proje için yapılmış
4.1.5 Denetim hazır- Denetim Dikkate Alınması
denetim sonuçlarını gözden geçirir ve açık kalan uygunsuzluklar ile varsa sonraki
lığı yap. Ajandası, De- Gereken Hususlar
denetimlerde dikkate alınması önerilen hususları belirler.
netim Soru
Listeleri
397
Denetim Ekibi denetim için giriş koşulları oluştu ve denetim hazırlığı tamamlandı
ise denetim soru listelerini dikkate alarak ilgili proje personelinin de katılımı ile de-
netimi gerçekleştirir. Zorunlu olmamakla birlikte denetimin başında tüm Denetim Taslak Denetim
Ekibi ve Denetlenenlerin katılımı ile denetim başlangıç toplantısı yapılması ve dene- Sonuç Raporu
timin kapsamı, amacı ve denetimin temel kuralları hakkında bilgilendirme yapılması
İş Ürünleri, Doldurulmuş De-
4.1.6 Denetimi ger- önerilir.
Denetim Soru netim Soru Liste-
çekleştir.
Listeleri leri
Denetimin icrası sırasında objektif kanıtlar toplanır. Denetim Soru Listeleri’nde her
bir soru için belirlenen “Objektif Kanıt”lar özellikle sorgulanır. Toplantı Katılımcı
Denetim Ekibi Lideri Taslak Denetim Sonuç Raporu’nu ve (varsa) Uygunsuzluk Listeleri
Raporu’nu oluşturmada temel teşkil edecek Uygunsuzluk Tanımlarını taslak olarak
Denetim Sonuç Raporu’nda yazılı hâle getirir.
4.1.7 Uygunsuzluklar
Denetim sonuç raporu ve varsa uygunsuzluk tanımlarının yazılı hâle getirilmesi De-
ve denetim sonucu
Taslak Dene- netim Ekibi Lideri’nin sorumluluğudur ancak bu işleri yaparken Denetim Denetim Sonuç
hakkında ilgili pay-
tim Sonuç Ra- Ekibi’nden destek talep edebilir. Raporu
daşlarla uzlaş ve De-
poru Taslak Denetim Sonuç Raporu hakkında ilgili proje personeli ile uzlaşmak üzere (Varsa) Uygun-
netim Sonuç Ra-
(Varsa) Taslak toplantı yapılır. suzluk Raporu
poru’nu ve (varsa)
Uygunsuzluk Denetim Sonuç Raporu ve (varsa) Uygunsuzluk Raporu nihai hâle getirilir ve proje- Toplantı Katılımcı
Uygunsuzluk Ra-
Raporu nin ve/veya enstitünün ilgili veri/bilgi depolama alanına kaydedilir. Listesi
poru’nu nihai hâle
getir.
Denetim Ekibi Lideri varsa uygunsuzluk tanımlarını da içeren Denetim Sonuç Ra-
poru’nu ilgili proje personeline, Kalite ve Süreç Yönetimi Bölüm Başkanına, Proje
4.1.8 Denetim So- Denetim So-
Yöneticisine ve ilgili Enstitü Müdür Yardımcısı’na e-posta olarak iletir. E-posta
nuçlarını ilet. nuç Raporu
Kalite ve Süreç Yönetimi Bölüm Başkanı veya ilgili Enstitü Müdür Yardımcısı ge-
rek görmeleri hâlinde denetim sonuçlarını Enstitü Müdürü’ne iletebilirler.
398
Uygunsuzluk Raporu
4.2.1 Uygunsuzluğa Uygunsuzluk Raporu
ilişkin cevap ver
PY / PYY
Hayır
Uygunsuzluğa istinaden
düzeltici işlem / düzeltme
gerekli mi?
Evet
Cevap ve tarih
kabul edilebilir mi? 4.2.2 Uygunsuzluğa
verilen cevabı ve
alınacak işlem için
Uygunsuzluk Raporu
verilen tarihi
Hayır
değerlendir
Evet Kalite Güvence Sorumlusu
Uygunsuzluk Raporu 4.2.3 İşlemi kontrol için Uygunsuzluk Raporu
takip tarihi belirle
Kalite Güvence Sorumlusu
Düzeltme
Uygunsuzluk Raporu / Düzeltici
Faaliyet
4.2.4 Tarihi geldiğinde
alınan işlemi kontrol et Düzeltme / Düzeltici
Faaliyet Hayır
Kalite Güvence Sorumlusu
Uygunsuzluk Raporu
Düzeltme
Düzeltme // Düzeltici
Düzeltici Faaliyet
Faaliyet
Alınan işlem yeterli
mi?
Evet
Uygunsuzluk Raporu 4.2.5 Uygunsuzluğu
kapat Uygunsuzluk Raporu
Kalite Güvence Sorumlusu
Uygunsuzluk
Veri Tabanı
Şekil 4. Uygunsuzlukları Kapanana Kadar Takip Et Alt Süreç Şeması
399
Tablo 3. Uygunsuzlukları Kapanana Kadar Takip Et Alt Süreci İş Akışına İlişkin Faaliyet Adımları
Faaliyet No/ Girdiler Faaliyetin Açıklaması Çıktılar
Faaliyet Adı
Proje Yöneticisi (PY) ve/veya PYY (Proje Yönetici Yardımcısı), uygunsuzluğa ilişkin
bir değerlendirme yapar. Alınacak işlemleri ve sorumlularını belirler, alınacak işlemler
4.2.1 Uygunsuzluğa Uygunsuzluk Uygunsuzluk
için bir miat belirler. Bu bilgileri Uygunsuzluk Raporu’na kaydeder ve bahse konu uy-
ilişkin cevap ver. Raporu Raporu
gunsuzluklara ilişkin bir işlem alınamadığı durumlarda, PY veya PYY durumu ve ge-
rekçelerini Uygunsuzluk Raporu’na kaydeder.
Kalite Güvence Sorumlusu uygunsuzluğa verilen cevabı ve alınacak işlem için verilen
4.2.2 Uygunsuzluğa
tarihi değerlendirir. Eğer verilen cevap veya tarih kabul edilebilir değilse, Kalite Gü-
verilen cevabı ve alı- Uygunsuzluk Uygunsuzluk
vence Sorumlusu, PY veya PYY’den yeni bir cevap ve tarih talep eder ve gerekçele-
nacak işlem için veri- Raporu Raporu
rini PY / PYY ile paylaşır. Kriter uygunsuzluğa ilişkin fazla süre geçmeden ve alına-
len tarihi değerlendir.
cak değerini yitirmeden işlem alınmasıdır.
4.2.3 İşlemi kontrol
Uygunsuzluk Kalite Güvence Sorumlusu ilgili işlemi kontrol için takip tarihi belirler ve bunu Uy- Uygunsuzluk
için takip tarihi be-
Raporu gunsuzluk Raporu’na kaydeder. Raporu
lirle.
Uygunsuzluk
4.2.4 Tarihi geldi- Raporu, Dü- Kalite Güvence Sorumlusu takip tarihi geldiğinde uygunsuzlukla ilgili alınan işlemi
Uygunsuzluk
ğinde alınan işlemi zeltmeler / Dü- kontrol eder. Alınan işlem yeterli ise uygunsuzluğu kapatır değil ise tekrar işlem alın-
Raporu
kontrol et. zeltici Faali- ması için PY’ ye yönlendirir.
yetler
Kalite Güvence Sorumlusu uygunsuzluğa istinaden düzeltici işlem / düzeltme gerekli
4.2.5 Uygunsuzluğu Uygunsuzluk Uygunsuzluk
değil ise uygunsuzluğu açıklamayı kaydederek kapatır. Takip tarihi geldiğinde kontrol
kapat. Raporu Raporu
edilen uygunsuzlukla ilgili alınan işlem yeterli ise uygunsuzluğu kapatır.
400
3 Sonuç ve Öneriler
Bu çalışmada, TÜBİTAK BİLGEM İLTAREN’de tesis edilen ve deneyimlerle sürekli
iyileştirilerek olgun bir kıvama getirilen kalite güvence sürecinin denetimler ile ilgili
kısmı hakkında açıklayıcı ve yön gösterici bilgiler paylaşılmıştır. Organizasyonlar veya
konunun ilgilileri detayları verilen kurguyu kendi amaç ve hedeflerine göre uygun şe-
kilde rafine ettikten sonra kullanabilecektirler.
Öte yandan, bu bağlamda, proje seviyesinde uygulanan denetimlere ilişkin listelenen
şu önemli hususlar paylaşılmaktadır:
İyi tanımlanmış ve uygulanan bir denetim mekanizması ile proje personelinin süreç-
leri daha iyi kavraması ve benimsemesi sağlanabilmektedir.
Denetimler sayesinde önemli iyileştirme fırsatları yakalanmaktadır.
Denetim planlarına ilişkin zaman ve kaynak tahsislerinin, projenin ana planında ya-
pılmasının ve sürekli takip edilmesinin, denetimlerin zamanında ve amacına uygun
olarak yerine getirilmesine ve dolayısıyla istenen faydayı sağlamasına hizmet ede-
ceği değerlendirilmektedir.
Denetim öncesinde soru listelerinin denetlenecek ekip ile paylaşılması sayesinde ki-
şilerin denetimlere hazırlıklı gelmesi sağlanarak denetim kaygısı nispeten yenilebil-
mekte ve denetim sonuçlarında uzlaşma açısından iyileşme sağlanmaktadır.
Denetim soru listelerinde soru, sorunun kaynağı ve görülecek objektif kanıt şeklinde
çok iyi bir tanımlama yapılmasının süreci daha kolay ve objektif yaptığı deneyim-
lenmiştir.
Denetim kapanış toplantıları sayesinde, denetlenen ekip ve denetim ekibi arasındaki
olası görüş farklılıkları için çözüme gidilerek varsa uygunsuzlukların çözüm süreleri
kısaltılabilmektedir.
Denetim sonuç raporlarının Enstitü Yönetimi ile paylaşılması sayesinde yönetimin
desteğinin alınması ve kurum genelinde süreçlerin benimsenmesi sağlanmaktadır.
Süreç tanımlama dokümanları esas alınarak hazırlanan soru listelenenin ilgili süreç
sahibi tarafından gözden geçirilmesi ve onaylanması yoluyla soru listelerinin doğru-
luk ve tamlığından emin olmak uygun ve yararlı olmaktadır.
Tüm denetimler boyunca, amacın uygunsuzluk tespit etmek değil, uygunluğa dair
kanıtlar toplamak olduğunun defaatle vurgulanması süreci daha yönetilebilir ve
ayara sağlayan bir hâle getirmektedir.
Uygunsuzluklar ve önerilerin takibi için bir araç (tool) kullanımı sürecin yönetimini
kolaylaştırmaktadır.
Özellikle uygunsuzluk tanımlamalarında kaynak, gerekçe, durum ve uygunsuzluk
ifadesinin çok net ve objektif bir şekilde yeterli detayda verilmesi sürecin hesap ve-
rebilirliğini ve yönetilebilirliğini arttırmaktadır.
Denetim planında üst seviye programı yapılan denetimlerin, denetim ajandaları sa-
yesinde detaylandırılması tüm taraflar için tanımlı ve belirli bir bağlamın oluşmasına
hizmet ederek, sürecin yönetimini kolaylaştırmakta ve taraflara güven vermektedir.
401
4 Referanslar
1. ISO/TC 176. (2011). Guidelines for auditing management systems (ISO 19011:2011).
2. ISO/IEC/IEEE. (2008). ISO/IEC 15288:2008(E) - IEEE Std 15288™-2008 - Systems and
software engineering — System life cycle processes.
3. ISO/IEC/IEEE. (2008). ISO/IEC 12207:2008(E) - IEEE Std 12207™-2008 - Systems and
software engineering — Software life cycle processes.
4. CMMI Product Team. (2010). CMMI® for Development, Version 1.3, CMMI-DEV, V1.3,
Improving processes for developing better products and services, November 2010,
TECHNICAL REPORT, CMU/SEI-2010-TR-033, ESC-TR-2010-033, Software Engineer-
ing Process Management Program.
5. Pádua, W. (2009). Using Quality Audits to Assess Software Course Projects. 22nd Confer-
ence on Software Engineering Education and Training. 162-165. DOI
10.1109/CSEET.2009.12
6. Hillo, R. V. & Weigand, H. (2016). Continuous Auditing & Continuous Monitoring: Con-
tinuous Value? 978-1-4799-8710-8/16 ©2016 IEEE.
402