Özet. Genel olarak tüm insan gerektiren işlerde, özel olarak da yoğun entelektüel sermaye faktörü gerektiren işlerde, organizasyon tasarımı ve uygulamaları konusu anlamlı ve olumlu fark yaratmak ve sürekli iyileşmeyi temin etmek üzere oldukça önemli bir alan olarak karşımıza çıkmaktadır. Orta ve büyük ölçekli sistem projeleri veya operasyonların disiplinler arası ve hatta artık disiplinler ötesi bir etkileşim ve işbirliğini bir tercih değil zorunluluk hâline getirmesi, organizasyon tasarımı konusunu gitgide daha kritik ve hayati bir seviyeye taşımaktadır. Bu kapsamda, organizasyonların stratejik amaç ve hedeflerine ulaşmada en önemli enstrümanlarından ikisi olan insanlar ve süreçler konuları da ayrıca dikkate değer bir nitelik göstermektedir. Bu çalışmada, süreç yönetimi ekibi organizasyon tasarımı konusu ele alınmakta ve bu kapsamda TÜBİTAK BİLGEM İLTAREN'de uygulanan pratikler ve öneriler paylaşılmaktadır. Genel olarak organizasyon tasarımı ve bu bağlamdaki kritik başarı faktörleri üzerinde durulduktan sonra, özel olarak İLTAREN süreç yönetimi organizasyon yapısı, düzenlemeler, ilgili roller ve sorumluluklar, ilişkiler, deneyimler ve önerilere yer verilmektedir. Başarılı bir süreç veya yönetim sisteminin, ilgili yönetim ekibinin organizasyon tasarımından yüksek oranda etkileneceği gerçeği ile bu çalışmanın konunun ilgililerine yön göstermesi hedeflenmektedir.
processes topics are also gathering great attention since these are very prominent instruments for organizations on the way to achieve their strategic goals and objectives. In this study, the organizational design topic is addressed, and applied practices at TUBITAK BILGEM ILTAREN and suggestions for this context are shared. After describing organizational design and relevant critical success factors by and large, ILTAREN process management organization structure, regulations, relevant roles and responsibilities, relations, experiences, and recommendations are publicized in detail. As per a successful process or management system is to be highly influenced by relevant group’s organizational design, it is aimed that this study is to guide people interested in the subject topic. 1
Günümüzdeki rekabet koşulları ve iş modelleri, orta ve büyük ölçekli sistem projeleri veya operasyonlarda başarı için disiplinler arası ve hatta artık disiplinler ötesi bir etkileşim ve işbirliğini bir tercih değil zorunluluk hâline getirmekte ve buna bağlı olarak organizasyon tasarımı konusu tüm organizasyonlar için her seviyede gitgide daha kritik ve hayati bir konuya dönüşmektedir.
çekmektedir. Süreç yönetimini ilgili yönetim ekibinin organizasyon tasarımı doğrudan etkilemektedir.
Tam da bu nedenle, bu çalışmada süreçler ve insanlar/çalışanlar ile ilgili olarak süreç yönetimi ekibi organizasyon tasarımı konusu ele alınacak ve bu kapsamda TÜBİTAK
1.1
Organizasyon Tasarımı ve Kritik Başarı Faktörleri Organizasyon tasarımı, belirli bir iş veya amaç için bilinçli bir şekilde bir araya gelmiş/getirilmiş ögelerin (insanlar, araçlar, süreçler ve teknoloji) ilişkiler, işler ve amaçlar dikkate alınarak kurgulanması ve yönetilmesi olarak tarif edilebilir.
leceği gibi, en üst seviyede şirket/organizasyon tasarımı için de kullanılabilir.
Bir başka çalışmada ise başarılı bir organizasyon tasarımı için daha mühendislik ve
sistem temelli bir yaklaşım ile beş aşamalı bir yapı önerilmiştir [
Zaman olarak görece eski fakat geçerliliğini büyük ölçüde koruyan başka bir
araştırmada [
Öte yandan, süreç yönetimi uygulaması açısından kritik başarı faktörleri ise strateji,
insanlar, optimizasyon ve süreç yönetimi, süreç mimarisi, bilgi teknolojileri altyapısı,
proje yönetimi ve standartlar ile ölçümlerdir [
2005 yılından itibaren iki yılda bir yapılagelen ve sonuncusu 2015 yılında yapılan
bir ankette organizasyonların yaklaşık %70’inin özel bir süreç yönetimi grubuna sahip
olduğu görülmektedir [
1.2
Süreç İyileştirme ve Süreç Yönetiminde Organizasyon Tasarımının Etkisi Süreç iyileştirme, rekabet ortamında avantaj sağlamak isteyen organizasyonlar için zamanla daha da önem kazanmıştır. Özellikle ürün geliştirme alanında faaliyet gösteren organizasyonlarda, gerek süreç iyileştirme çalışmalarının sahiplenilmesi, gerekse bu çalışmaların sürdürülebilmesi bağlamında zorluklar ile karşılaşılmaktadır.
lışma modelinin hayata geçirilmesi önem kazanmaktadır [
Organizasyonlarda süreç yönetimi ekibinin tasarımı öyle yapılmalıdır ki organizasyonların stratejik amaç ve hedeflerine ulaşmada en önemli enstrümanlarından olan süreçler gerçekten istenen kıvamda ve olgunlukta tanımlanabilsin ve sürekli iyileştirilebilsin. 1.3
TÜBİTAK BİLGEM İLTAREN Hakkında İleri Teknolojiler Araştırma Enstitüsü (İLTAREN), Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu (TÜBİTAK) Bilişim ve Bilgi Güvenliği İleri Teknolojiler Araştırma Merkezi (BİLGEM) bünyesinde savunma alanında araştırma ve geliştirme faaliyetleri yürüten yaklaşık 250 kişinin çalıştığı bir enstitüdür. Enstitüde, savunmada çeşitli sistem ve yazılım geliştirme projelerinin geliştirilmelerinin yanı sıra, faaliyet alanına ilişkin araştırma, danışmanlık ve altyapı geliştirme çalışmaları da yürütülmektedir. İLTAREN, TÜBİTAK BİLGEM’in sertifikalarına sahip olduğu NATO AQAP 160, NATO AQAP 2110 ve ISO 9001’e uygun ve uyumlu bir kalite yönetim sistemi kurmuş ve işletmektedir. Öte yandan, İLTAREN proje yönetimi için PMI’ın PMBOK’ını, konfigürasyon yönetimi için MIL-STD 973’ü, yazılım mühendisliği dokümantasyonu için MIL-STD498’i, yazılım mühendisliği ömür devri süreçleri için ISO 12207’yi ve sistem mühendisliği için ISO 15288’i referans alan bir yaklaşımla faaliyetlerini gerçekleştirmektedir. TÜBİTAK bünyesindeki yeniden yapılandırma faaliyetleri çerçevesinde İLTAREN’in Enstitü kimliğine kavuşması, mevcut faaliyet alanlarının büyümesi, genişlemesi ve BİLGEM’in yeniden yapılandırılması sonucunda, İLTAREN süreçlerinde kapsamlı bir güncelleme ve iyileştirme ihtiyacı doğmuştur. 2014 yılında İLTAREN bünyesinde Süreç İyileştirme Projesi, yönetimin etkin desteği ile başlatılmıştır. Bu çalışmalara, Enstitü çalışanlarının aktif olarak katılımı sağlanmış, kurum içerisinde süreçlerin sahiplenilmesi ve süreçlerin iyileştirilmesinde süreklilik hedeflenmiştir. 2 2.1 İLTAREN Süreç Yönetimi Organizasyonu Tasarımı İLTAREN Süreç Yönetimi Organizasyonu Bir önceki süreç iyileştirme girişimlerinin beklenen başarıda olmaması ve organizasyon içerisinde süreçlerin sahiplenilmesinin yeterince olgunlaşmaması neticesinde, süreç yönetimi organizasyonu ve işleyişi tekrar ele alınmıştır. Öncelikle, organizasyon içerisinde yürütülen süreçler ana süreç gruplarına bölünmüş, her bir süreç grubu altında ilgili süreçler belirlenmiş ve İLTAREN Süreç Mimarisi (Şekil 1) oluşturulmuştur. Bu çalışma, organizasyon içerisinde deneyimli, yetkin ve konusunda uzman personelden oluşan bir ekip tarafından yürütülmüştür.
İkinci adım olarak, süreç iyileştirme takımlarının organizasyonu üzerine bir çalışma yapılmış, takımların en etkin ve verimli bir şekilde çalışmasına olanak sağlayacak bir yapı oluşturulmuştur. Bunun sonucunda; İLTAREN’de süreç iyileştirme çalışmalarını gerçekleştirmekten sorumlu olan Süreç Yönetimi Organizasyonu, Süreç Yönetimi Ekibi (SYE) ve Süreç Çalışma Grupları (SÇG) olarak adlandırılan ekiplerden oluşturulmuştur. İLTAREN Süreç Yönetimi Organizasyonu Şekil 2’de verilmiştir.
Oluşturulan Süreç Yönetimi Organizasyonuna uygun olarak, ilgili personel atamaları yapılırken, bu kişilerin projelerde ilgili süreçlerin işletilmesinde söz sahibi ve deneyimli olmasına özen gösterilmiş, Yönetim tarafından ilgili görevlendirmeler yapılmıştır. Özellikle işin mutfağında olan kişilerin yapılan organizasyona dâhil edilmesi, süreçlerin atıl kalan varlıklar olmasının önüne geçmiş, süreçlerin işletilmesi sonucunda sürekli iyileştirmeye olanak sağlamıştır.
Üst Yönetim Proje İzleme Yeniden Kullanım Proje Öncesi • İş Geliştirme • Sözleşme • Teklif Hazırlama
Tedarik Süreç Yönetim Ekibi Süreç Yönetimi Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Ürün
Doğrulama Geçerleme Gereksinim Geliştirme
ve Yönetimi Yazılım Tasarım ve Gerçekleştirme Sistem Tümleştirme Donanım Tasarım ve
Gerçekleştirme Sistem Mimari Tasarım
Sponsor (EM) Süreç Yönetim Ekibi Lideri (SYEL) Şekil 1. İLTAREN Süreç Mimarisi
Proje Yönetimi Risk Yönetimi Ürün
Konfigürasyon Yönetimi
Kalite Güvence Ölçme ve Analiz Süreç Grubu Lideri SÜREÇ YÖNETİMİ (SGL-SY)
Süreç Grubu Lideri İDARİ (SGL-İ)
Süreç Grubu Lideri ÜRÜN GERÇEKLEŞTİRME (SGL-ÜG)
Süreç Grubu Lideri
DESTEK (SGL-D)
Süreç Grubu Lideri PROJE YÖNETİMİ (SGL-PY) Süreç Çalışma Grubu
Süreç Sahibi (Süreç
Yönetimi) Süreç Sahibi (...)
Süreç Çalışma Grubu Üyesi Süreç Çalışma Grubu Üyesi Süreç Çalışma Grubu Üyesi
Süreç Sahibi (...)
Süreç Sahibi (...)
Süreç Sahibi (...) Süreç Sahibi (...)
Süreç Sahibi (...)
Süreç Sahibi (...) Süreç Sahibi (...)
Süreç Sahibi (...)
Süreç Sahibi (...) Süreç Sahibi (...)
Süreç Sahibi (...)
Süreç Sahibi (...) Süreç Sahibi (...)
Süreç Sahibi (...)
Süreç Sahibi (...)
Süreç Çalışma Grupları Şekil 2. İLTAREN Süreç Yönetimi Organizasyonu 2.2
İLTAREN Süreç Yönetimi Organizasyonu Roller ve Sorumluluklar İLTAREN’de Süreç Yönetimi Organizasyonuna ilişkin roller ve sorumlulukları Tablo
Tablo 1. İLTAREN Süreç Yönetimi Organizasyonu Roller ve Sorumlulukları Rol Sponsor
Açıklama Enstitü Yönetimi, kalite politikasını belirler, organizasyonun stratejik amaçları ve kalite politikasına temel teşkil edecek her türlü hususta yön gösterir ve süreç yönetimi faaliyetleri ile ilgili her türlü kaynağı (insan, alt-yapı, çalışma ortamı vb.) sağlar.
Süreç Yönetim Ekibi İyileştirme faaliyetlerini planlamak ve izlemek amacıyla Yönetim tara(SYE) fından iyileştirme dönemi başlangıcında belirlenen ve atanan kuruldur.
Enstitü Kalite ve Süreç Yönetimi Bölümü çalışanları SYE’nin doğal üyeleridir. Süreç iyileştirme kapsamındaki ilgili süreçlerin sahipleri ve süreç grubu liderleri SYE üyeleri olarak belirlenebilir. SYE, süreç oluşturma / güncelleme sırasında faaliyetlerin takibi açısından önemli bir role sahiptir. SYE, süreç iyileştirmelerinin uygulanması için Süreç Çalışma Grupları (SÇG) kurar. Süreç Çalışma Grupları (SÇG) tarafından hazırlanan süreç varlıklarının yayınlanma kararını bu kurul verir.
Süreç Yönetimi Ekibi Lideri
Süreç Grubu içerisinde çözülemeyen ve kendisine eskale edilen hususları çözüme kavuşturur, Süreç Yönetim Ekibi tarafından oluşturulan ve/ya koordine edilen süreçlerin ve süreç varlıklarının tutarlılığı, doğruluğu ve bütünlüğünü sağlamaya yönelik gözden geçirmeleri yapar ve tüm süreçlerdeki değişim ve iyileştirmelerin kurumsal düzeyde tanıtımı, kabulü ve yaygınlığının sağlanması için gerekli faaliyetleri yürütür.
Süreç Çalışma Grubu Atandığı süreç için ilgili süreç varlıklarını hazırlayan, güncelleyen ve (SÇG) iyileştirilmesinden sorumlu olan gruptur.
Süreç Sahibi (SS) Süreç Grubu Lideri (SGL) İlgili sürece ait süreç çalışma grubu çalışmalarını koordine etmekten ve sürecin iyileştirilmesinden, takibinden ve güncellenmesinden asıl sorumlu olan kişidir.
Tanımlı süreç grubu yapısına uygun olarak belirlenen ve ilgili süreç grubunun altında bulunan tüm süreçlerin çalışmalarını takip etmekten, süreç sahipleri tarafından çözülemeyen hususları çözüme kavuşturmaktan, SYE ile koordinasyon kurmaktan sorumlu olan kişidir.
Bu çalışmada süreçler ve insanlar/çalışanlar ile ilgili olarak, süreç yönetimi ekibi organizasyon tasarımı konusu ele alınmış ve bu kapsamda TÜBİTAK BİLGEM İLTAREN’de teşkil edilen ve yaşatılan süreç yönetimi organizasyon tasarımına dair detaylar verilmiştir.
Bu bağlamda, genel olarak organizasyon tasarımı, özel olarak da süreç yönetimi ekibi organizasyon tasarımı açısından başarı için şu temel tespit ve önerilerde bulunulmaktadır: Organizasyon tasarımı yapılırken ilgili ögelerin (insanlar, araçlar, süreçler ve teknoloji) bilinçli bir şekilde bir araya getirilmesi ve öncelikle işler ve amaçlar ardından da ilişkiler dikkate alınmalıdır. Organizasyon tasarımı, organizasyonlarda en alt seviyede takımlar için kullanılabileceği gibi, en üst seviyede şirket/organizasyon tasarımı için de kullanılabilir. Dolayısıyla konunun muhataplarının kapsama karar vermeleri gerekir. Organizasyon tasarımının ana unsurları amaçlar, strateji, süreç, insanlar, koordinasyon, kontrol ve teşviklerdir. Bu hususlar genel olarak tüm organizasyon tasarımlarında, özel olarak da süreç yönetimi organizasyonu tasarımında özellikle dikkate alınmalıdır. Organizasyon tasarımı için mühendislik ve sistem temelli yaklaşımlarla da başarılı sonuçlar elde etmek mümkündür. Süreç yönetimi ekibi organizasyonları tasarlanırken organizasyonlarda bilgi ve deneyim sahibi olan ana aktörler de ekibin bir parçası yapılmalıdır. Süreç yönetimi ekibi organizasyonları tasarlanırken ve yönetilirken ilgili kişilerin bu işler için yeterli zaman ve kaynağı ayırabilmeleri için gerekli tedbirler alınmalıdır.
Süreç yönetimi ekibi salt olarak süreç ve/veya kalite bölümleri çalışanlarından değil, gerekli tüm mühendislik, yönetim ve/veya operasyon profesyonellerini de içerecek şekilde kurgulanmalı ve yaşatılmalıdır.
İLTAREN deneyimleri dikkate alınarak listelenmiştir.
Kuşkusuz, her organizasyon tasarımı ve süreç yönetimi ekibi organizasyonu tasarımı ilgili amaç ve hedefler ile bağlamsal gerçekler özellikle dikkate alınarak yapılmalıdır. Bu konuda da herkese uyan veya en iyi diye iddia edilebilecek bir çözüm söz konusu değildir.
Asıl olan, organizasyonların kendi durumsal gerçeklerini ve amaçlarını özellikle dikkate alarak ve literatür ile deneyimlerden de istifade ederek, tüm seviyelerde organizasyon tasarımlarını yapmaları ve yaşatmalarıdır. Bu çalışmada konu edinilen İLTAREN pratikleri bu perspektifte ele alınmalı ve gereken bağlamlarda istifade edilmelidir.