Anahtar Kelimeler: Yazılım Proje Yönetimi, Proje Yönetim Başarı Faktörleri, Proje Yöneticisi Etkinliği.
Özet. Bir bilgi sistemi geliştirirken sistem analizi ve tasarımı kuralları çerçevesinde proje yönetimi önemli bir adımdır. Proje yönetim sürecinin doğru şekilde yürütülmesi ise proje yöneticisinin sorumluluğundadır. Bu nedenledir ki bilişim projelerinin istenen kapsamda planlanan zaman ve bütçeyle başarıyla bitirilmesinden proje yöneticisi doğrudan sorumludur.
Kapsamın netleştirilmesi, planı etkileyebilecek risklerin yönetimi, proje ekibinin yönetimi ve paydaşlarla iyi iletişim kurulması planların doğru yapılması kadar projenin başarısını etkileyen faktörlerdir. Proje yöneticisinin proje yönetim süreçlerine hâkimiyeti, kişisel özellikleri ve bilgi birikimi, projenin başarısını ne kadar etkilemektedir? Sorusunun cevabını araştırmak üzere gerçekleştirilen bu çalışmada öncelikle daha önce yapılan çalışmalara yönelik literatür araştırması yapılmıştır.
Bilişim projelerinin insanla doğrudan ilişkili olması ve yazılım sektöründeki hızlı değişimler, yazılım projelerinin yönetiminin daha da etkin yapılmasını gerektirmektedir. Bu amaç doğrultusunda proje yöneticileri üzerinde bir anket uygulanmıştır.
Ankette proje yöneticilerine demografik bilgilerini, eğitim düzeyini, tecrübe düzeyini ve proje yönetim tarzını belirlemek üzere dört ana başlık altında sorular sorulmuştur. Anket cevaplarına göre istatiksel yöntemler kullanılarak elde edilen sonuçlar ve yazılım proje yönetimi kapsamındaki yorumlar bu çalışmada paylaşılacaktır. 1
Proje Yönetimi Enstitüsü (PMI) (Project Management Institute) tarafından altıncısı
yayınlanan proje yönetimi rehberine göre “bir projenin başarısı, proje hedeflerine ve
başarı kriterlerine göre ölçülür” [
Yazılım proje başarısını ölçümlemeye ve etkenleri üzerine yönelik şimdiye kadar
çeşitli akademik çalışmalar bulunmaktadır. Ancak projenin başarısından doğrudan
sorumluluğu olan proje yöneticisinin proje başarısı üzerine etkisini ölçen çalışma sayısı
diğer çalışmalara kıyasla daha az yer tutmaktadır. Çünkü Ika, L.A.’in çalışmasında
belirttiği gibi başarılı bir proje yönetimi sonucunda bir proje başarısız olabilir ancak
başarısız bir proje yönetimi sonucu proje başarısızlıkla sonuçlanmaktadır [
1990 yıllarının başından itibaren proje başarısı üzerine yapılan çeşitli çalışmalarda
[
Proje başarını ölçmek için John F. Rockart ve meslektaşları tarafından Kritik Başarı Faktörleri (KBF) (Critical Success Factors) kavramı geliştirilmiştir (1979-1982) [8]. 2004 yılında Esteves'in yaptığı bir araştırmaya göre, KBF, proje yönetimi alanında ele alınarak yazılım projelerinin tasarımı, geliştirilmesi ve uygulanmasında yaygınlaşmaya başlamıştır [8]. KBF üzerine o kadar çok akademik çalışma yapılmıştır ki 2015’te Ahimbisibwe ve arkadaşlarının yaptığı çalışmada yazılım projelerinin başarısı üzerine yapılan 148 makaleden çıkarılan 37 kritik başarı faktörü, Şekil 1’de gösterildiği gibi gruplandırılmıştır [9].
Şekil 1. Yazılım projeleri için başarı faktörlerinin gruplandırılması [9].
Şekil 1’de gösterilen organizasyon faktörler arasında yer alan üst düzey yönetim
desteği ve organizasyon kültürü hariç tüm faktörler doğrudan proje yöneticisinin etki
alanındadır. Takım faktörleri arasında yer alan proje ekibinin taahhüdü faktörü de proje
yöneticisinin temel sorumluluklarında biridir. Proje ekibindeki ve diğer paydaşlarla
iletişim planını oluşturmak ve gerçekleştirmek PMI’in belirttiği 10 bilgi alanından biri
olan iletişim yönetimine girmektedir [
Çizelge 1. Proje başarı faktörleri ile proje yöneticisinin bilgi alanlarının eşleştirilmesi. Başarı faktörü
Değişim yönetimi becerileri İç proje iletişimi Proje ekibine destek/güven Müşteri faktörlerinin tamamı
10 bilgi alanın* hepsi de planlama ile başladığından tamamını kapsamaktadır.
Kaynak yönetimi kapsamındaki insan kaynağı yönetimi ve paydaş yönetimi İnsan kaynakları yönetimi hariç 10 bilgi alanında kontrol aşamasını kapsamaktadır.
Proje başarısını tanımlamak üzere yapılan çalışmalarda proje yöneticisinin de başarı üzerindeki etkisi de ortaya konmuştur. Çünkü proje yöneticisi, bir projenin başarılı bir şekilde başlatılması, planlanması, tasarlanması, yürütülmesi, izlenmesi, kontrol edilmesi ve kapatılması için genel sorumluluğa sahip tek kişidir [10].
Hughes ve arkadaşlarının 2016’da yayınladıkları kitapta belirtildiği gibi proje yönetimi ile proje başarısı arasındaki ilişki, 1980’li yılların sonuna doğru yapılan çalışmalarda doğrudan ortaya konmasa da 2000’li yılların başlarından itibaren geliştirilen modellerle ve çerçevelerle ortaya konmaya çalışılmıştır [11]. 2003 yılındaki çalışmada sunulan Proje Yönetimi Performans Değerlendirme (PMPA)(Project Management Performance Assessment) modeli altı kısımdan oluşmaktadır: proje yönetimi liderlik, proje yönetimi ekibi, proje yönetimi politikası ve stratejisi, proje yönetimi ortaklıkları ve kaynakları, proje yaşam döngüsü süreçleri ve proje yönetimi başarı kriterleri [11]. Thomas ve Mullaly yaptıkları çalışmada da organizasyonun büyüklüğünün, projenin boyutunun ve proje yöneticisinin tecrübesinin proje yönetimi değerlendirme modelinde en önemli başarı faktörleri olduğunu belirtmişlerdir [12]. Bu nedenle çalışmanın anket bölümünde katılımcılara proje yöneticisinin tecrübesini ölçmeye yönelik sorular sorarak proje başarısıyla ilişki üzerine araştırma yapılmıştır. 3
Bu çalışmada proje yöneticisinin proje başarısı üzerindeki etkisini belirleyebilmek amacıyla bir anket uygulaması geliştirilmiştir. Internet üzerinden yayınlanan ankette proje yöneticisinin deneyiminin ve proje yönetimindeki bilgi alanlarına bakış açısı değerlendirilerek projeye etkisi ölçülmeye çalışılmıştır.
Çizelge 2’de soruları gösterilen ankete, 41 proje yöneticisi katılmıştır. Ankete katılan proje yöneticilerine tecrübelerine ve görüşlerine dayanarak soruları cevaplamaları istenmiştir.
Çizelge 2. Proje yöneticilerine sorulan anket soruları.
Çoktan seçmeli Çoktan seçmeli Çoktan seçmeli Çoktan seçmeli Çoktan seçmeli Birden çok seçenekli Çoktan seçmeli Çoktan seçmeli Birden çok seçenekli Öğrenim düzeyi Çalıştığı sektör Toplam iş tecrübesinin kaç yıl olduğu Proje yöneticisi olarak kaç yıldır çalıştığı Hangi proje yönetimi sertifikaları olduğu Yönettiği en yüksek Bütçeli Proje Yönettiği En Uzun Süreli Proje
lBearşnaerlıesırzdiorl?duğunu projelerdeki temel etken- Birden çok seçenekli nPurozjealyaönnlaertihcaisnigoillearriadkirg?elişime açık olduğu- Birden çok seçenekli Proje yöneticisi olarak en güçlü olduğunuz Birden çok seçenekli alanlar hangileridir? Paralel yürütülen proje sayısı Çoktan seçmeli Hangi yazılım geliştirme metodolojilerini Birden çok seçenekli kullandığı
Sorulara verilen cevapların demografik dağılımına göre cinsiyet dağılımı eşitlik gösterirken %83’ü 30 yaşın üstündedir. İş tecrübesi, 15 yılın üstünde olan proje yöneticisi oranı %41 iken 15 yılın üzerinde proje yönetimi tecrübesi olan bulunmamaktadır. Proje yönetimi tecrübesi, 10-15 yılın üzerinde olanların oranının %34 olması kişilerin iş hayatına proje yöneticisi olarak başlamadıklarını belli bir süre iş hayatında tecrübe edindikten sonra proje yönetimine geçtiklerini göstermektedir.
Proje yöneticilerinin proje yönetimi konusundaki tecrübesini anlamak için yürüttükleri projelerin zaman ve bütçe açısından büyüklüğü sorulmuştur. Verilen cevaplara istinaden %63’ü bir milyon TL’den yüksek bütçeli ve yaklaşık %85’i de süresi bir yıldan daha uzun proje yönettiği belirlenmiştir.
Proje yöneticilerinin proje başarısındaki ölçütlerine bakış açılarını değerlendirmek üzere farklı sorular yönetilmiştir. Genel olarak bir projenin başarısında rol oynayan faktörlerin dağılımı Grafik 1’de gösterilmiştir. Ankete katılan proje yöneticileri tarafından proje kapsamının net olması, proje planının iyi yapılması ve proje yöneticisinin deneyimi projenin başarındaki önemli faktörler olarak değerlendirilirken altyapının standart olması ve kullanılan metodolojinin projenin başarısında hiç de etkisi olmadığı düşünülmektedir.
Altyapının standart olması
Proje planının iyi yapılması Kullanılan Metodoloji
Kapsamın net olması İyi iletişim 35 30 25 20 15 10 5 0 Gerçekçi beklentiler Son kullanıcının katılımı
Proje ekibinin odakalanması ve tecrübesi
Tercübeli PY
Grafik 1: Bir projenin başarısında rol oynayan faktörler.
Proje yöneticilerine aynı zamanda kendi yönettikleri projelerindeki başarı faktörleri ve başarısızlık faktörleri soruldu. Grafik 2’de proje yöneticilerinin neden kendi projelerini başarılı olduğuna dair verdiği cevapların dağılımı gösterilmektedir. En büyük faktörün üst yönetimin desteği olarak değerlendirilirmiştir. Genel olarak sorulduğunda Grafik 1’de görüldüğü gibi tecrübeli proje yöneticisi faktörü üçüncü sırada yer alırken Grafik 2’de bu faktör beşinci sırada yer alması araştırılabilinir.
Teknolojik yeterlilik Kontrol kriterleri İyi proje yönetimi
Kendi yönettikleri projelerdeki başarısızlık faktörleri için verilen cevapların dağılımı ise Grafik 3’te gösterilmiştir. Verilen cevapların üst yönetim desteği, gerçekçi olmayan zaman planlaması ve net olmayan kapsam üzerinde yoğunlaşması dikkat çekicidir.
Teknolojik yetersizlik Gerçekçi olmayan zaman planlaması
Başarı ve başarısızlık faktörleri üzerine sorulan bu üç soruya verilen cevaplar arasındaki ilk üç özellik, Çizelge 3’te gösterilmiştir.
Çizelge 3. Proje yöneticisine göre proje başarısındaki faktörler.
Kapsamın net olması Gerçekçi olmayan zaman plan- Üst yönetimin desteği laması Proje planının iyi yapılması İyi tanımlanmamış net olmayan Gerçekçi zaman planlaması kapsam Proje yöneticisinin deneyimli Üst yönetim desteğinin eksik- Paydaş katılımı ve kapsamın olması liği net olması Çizelge 3’te görüldüğü gibi kapsamın net olması ve proje planın iyi yapılması her üç soruda da projenin başarısını doğrudan etkileyen etken olarak ilk üç sıralamada yerini almaktadır. Verilen cevaplara göre bir projenin başarılı olmasında proje yöneticisinin etkisi olduğu düşünülmekte ama projenin başarısız olmasında proje yöneticisinin etkisinin olmadığı düşünülmektedir. Bu ankete katılanların proje yöneticisi olduğu göz önüne alındığında bu yorumun tarafsız bir gözle bakılmadığından kaynaklandığı düşünülebilinir.
Anket çalışmasında PMI’ın bir proje yöneticisinin sorumluluğundaki on bilgi alanında kendilerini nasıl değerlendirdiğine yönelik sorulara alınan cevaplarda öne çıkan ilk dört özellik Çizelge 3’te gösterilmiştir.
Çizelge 4. Proje yöneticisinin güçlü ve gelişime açık konular.
Ankete katılanların %95’i yönettiği projelerin %60 üzerinde başarılı olduğunu belirtmiştir. Ankette Çizelge 2’de görüldüğü üzere başarılı bir projede en önemli etkenler arasında kapsamın net olması ve gerçekçi zaman planına bağlı olarak Çizelge 4’te kapsamın yönetiminin ve zaman yönetiminin proje yöneticilerinin en güçlü özellikleri olarak ortaya çıkması doğal görülebilir. Çizelge 3’te zaman yönetiminin hem güçlü hem de gelişime açık yön olarak çıkmasının ileride yapılacak çalışmalarda detaylı olarak araştırılması uygun olur.
Proje yöneticilerine yöneltilen bu anket, 2016 yılında da yine internet üzerinden yayınlanmıştı. 2016 yılında verilen cevaplarda proje başarısına ve başarısızlığına etkileyen faktörlerin sıralamasının aynı olduğu görülürken proje yönetimi sertifikasyonu ve kullanılan metodojiler açısından farklı sonuçlar elde edilmiştir. Proje yönetimi sertifikasyon sahiplik oranının %60’dan %90’a çıktığı görülmüştür. Son yıllarda proje yönetimi iş ilanlarında PMI tarafından verilen PMP (Project Management Professional) sertifikasının aranan ve istenen özellikler arasında olması sertifikasyona yönelimi arttırmış olabilir.
Son zamanlarda yazılım geliştirme sürecinde çevik yaklaşımların kullanımının yaygınlaşması sonucunun uyguladığımız ankete de yansıdığını görüyoruz. Proje yöneticilerine hangi metodojileri kullandıklarına yönelik sorulan soruya verilen cevaplara göre Waterfall metodolojisinin kullanım oranının azalırken Çevik metodolojisinin kullanım oranının arttığı Grafik 4’te görülmektedir.
Kullanılan Metodolojiler 60% 40% 20% 0%
Waterfall
Çevik 2016 yılı
2018 yılı
Grafik 4. Yıllara göre kullanılan metodojilerdeki değişim.
Çevik metodojilerin kullanımın artmasına rağmen yazılım projelerindeki başarı faktörlerinin sıralamasında 2016 ve 2018 yılında yapılan anket sonuçlarında herhangi bir değişiklik göstermemesi araştırılması gereken bir konudur.
Yazılım projelerinin başarısında proje yöneticisinin etkisinin derecesi tam olarak hesaplanmasında zorluklar olsa da hem bugüne kadar yapılan akademik çalışmalarda hem de bu çalışmada yapılan anket sonucunda etkisinin olduğu kesindir. Bu çalışmadaki anket sadece proje yöneticilerine uygulanmıştır.
İleride proje yöneticisinin proje başarısındaki etkisinin dışarıdan nasıl algılandığına dair projenin diğer önemli paydaşları (sponsor, talep sahibi ve proje ekibi) üzerinde yapılarak sonuçlar karşılaştırılabilinir. Nitekim proje başarısında “tecrübeli proje yöneticisi” önemli bir faktör olarak değerlendirilirken proje başarısızlık faktörleri arasında proje yöneticisinin tecrübesi hiç değerlendirilmemiştir.
Anket çalışmasında ortaya çıkan üst yönetim desteğinin projelerin başarısında veya başarısızlığında doğrudan etkisi olması proje yöneticisinin etki alanın dışındadır. Ancak PMI’in belirttiği gibi bir proje yöneticisi, paydaş yönetiminden de sorumludur. Dolayısıyla tecrübeli bir proje yöneticisi, üst yönetim desteğinin projenin başarısındaki etkisini bilerek doğrudan olmasa da iyi bir paydaş yönetimiyle yönetimin desteğini alabileceğini öngörülebilir.
Çalışmada ortaya çıkan önemli sonuçlardan bir diğeri ise 2016 ve 2018 yılında yapılan anket sonuçlarında çevik metodojilerin kullanımın artmasına rağmen yazılım projelerindeki başarı faktörlerinin sıralamasında herhangi bir değişiklik göstermemesi ve Grafik 1’de gösterildiği gibi ankete katılan proje yöneticileri de kullanılan metodolojinin proje başarısındaki etkisinin çok düşük olarak değerlendirmesidir. Yine de çevik metodoloji kullanılarak geliştirilen projeler özelinde kritik başarı faktörleri ve etkileri ayrıca araştırılabilinir. Bu çalışmada proje yöneticilerinin proje başarısı üzerindeki etkisi araştırıldığı için sıralamada proje başarı/başarısızlık faktörleri yer değiştirmemiş olabilir ama başka bir çalışmada Çevik projelerle Waterfall projelerin başarı oranları karşılaştırılarak başarı faktörlerinin ağırlıkları araştırılabilinir.
Gelecek çalışmada proje yöneticilerinin PMI’in belirttiği bilgi alanlarını yönetirken hangi yöntem ve metodolojileri kullandığı sorulabilir. Böylece öne çıkan başarı faktörlerinde kullanılan yöntemlerin projenin başarısı üzerindeki etkisi de ortaya konabilir.