=Paper=
{{Paper
|id=Vol-2201/UYMS_2018_paper_9
|storemode=property
|title=Artirilmis Gerceklik Tabanli Surekli Ise Alistirma Sistemi(Augmented Reality Based Continuous Onboarding Framework)
|pdfUrl=https://ceur-ws.org/Vol-2201/UYMS_2018_paper_9.pdf
|volume=Vol-2201
|authors=Irem Oge,Ipek Ohri,Bora Orkun,Murat Yilmaz,Eray Tuzun
}}
==Artirilmis Gerceklik Tabanli Surekli Ise Alistirma Sistemi(Augmented Reality Based Continuous Onboarding Framework)==
https://ceur-ws.org/Vol-2201/UYMS_2018_paper_9.pdf
Artırılmış Gerçeklik Tabanlı Sürekli İşe Alıştırma Sistemi
İpek Ohri, İrem Öge
1
, Bora Orkun
1
, Murat Yılmaz
1 1
ve Eray Tüzün
2
1
Çankaya Üniversitesi, Bilgisayar Mühendisliği, Ankara
iohri1360@gmail.com, ireemoge@gmail.com, boorkun@gmail.com,
myilmaz @cankaya.edu.tr
2
Bilkent Üniversitesi, Bilgisayar Mühendisliği, Ankara
eraytuzun@cs.bilkent.edu.tr
Özet. İşe yeni başlayan çalışanların verimli ve etkili bir işe adaptasyon
süreci geçirmesi ilerleyen zamanlarda iş yerindeki çalışma performansı
açısından oldukça önemli bir faktördür. Bu nedenle işe alıştırma süreci
hem şirket hem de çalışanlar açısından iyi değerlendirilmesi gereken bir
süreçtir. İşe alıştırma sürecinde ve sonrasında sanal ögelerin ve gerçek
zamanlı ofis ortamının kullanılmasının bu süreci daha verimli hale
getireceği düşüncesinden yola çıkarak, bildiride bahsedilen bu projede,
işe alıştırma süreci, artırılmış gerçeklik (AG) teknolojisinden
faydalanılarak yönetilmektedir. Artırılmış gerçeklik teknolojisi
sayesinde etkileşimli bir biçimde yönlendirilen yazılım mühendislerinin
iş arkadaşları ve çalışılan projelerle olan adaptasyon sürecini
hızlandırmak, projenin başlıca amaçlarından biridir.
Anahtar Kelimeler:Artırılmış Gerçeklik, Yazılım Mühendisliği, İşe alıştırma
Augmented Reality Based Continuous Onboarding
Framework
Abstract. Having an efficient and effective onboarding process for a
newcoing employee is a very important factor for the following work
performance. For this reason, the orientation process is a process that
should be well assessed both in terms of company and employees.
Based on the fact that using virtual objects in the real environment
enhances the efficiency in learning new things, in this project, the
onboarding process is managed by augmented reality (AR) technology.
One of the main objectives of the project is guiding the software
engineers effectively with the help of augmented reality by providing
them interactive communication between their colleagues and the
projects.
Keywords:Augmented Reality, Software Engineering, Onboarding
1 Giriş
İşe alıştırma süreci, yeni başlayan çalışanların organizasyona etkili bir
biçimde dahil olabilmesi için gerekli bilgi ve beceriyi kazandığı süreçtir [1]. Yazılım
geliştiren organizasyonlar için, yazılım pratisyenlerinin yeni çalışma arkadaşlarına ve
çalışılacak olan projelere hızlı ve etkili bir şekilde entegre olabilmesi, bu kişilerin
daha verimli çalışmasını da beraberinde getirir. Başarılı bir adaptasyon süreci geçiren
çalışanların, çalıştıkları organizasyonda daha uzun süre kalmaya yatkın oldukları
gözlemlenmektedir [2]. Bu nedenle, işe alıştırma sürecinde doğru bir plan uygulamak
şirketler tarafından oldukça önem taşımaktadır. Bu bildiride bahsedilen proje, işe
alıştırma sürecinde artırılmış gerçeklik teknolojisinin sağladığı görsellik, bilgiye
erişim ve kullanım kolaylığından faydalanılarak ortaya çıkmıştır. Günümüzde hızlı bir
şekilde gelişmekte olan teknolojilerden biri olarak görülen artırılmış gerçeklik, gerçek
dünyayı dijital bilgi ile zenginleştirmekte ve görsel bir şekilde dünyamızla etkileşim
yollarını yeniden şekillendirmektedir.
Bu çalışmada, işe yeni başlayan yazılım mühendislerinin takım arkadaşları
ve diğer çalışanlarla olan etkileşiminin hızlandırılmasına ve çalıştıkları projelere
sürekli bir şekilde adapte olmalarına yardımcı olacak bir ürün oluşturmak
amaçlanmaktadır. Bu proje fikrinin ortaya çıkmasına neden olan ve bu projeyle
birlikte çözülmesi hedeflenen problemlerden birisi, işe yeni başlayan bir kişinin
çalıştığı yazılım projesine, görev takibine ve süreçlerine olan adaptasyonunun uzun
sürebilmesiyle birlikte ortaya çıkan vakit ve işgücü kaybıdır. Diğer bir problem ise,
işe yeni başlayan kişilerin diğer çalışanlar hakkında, onlarla iletişim başlatacak
bilgilere kolay yoldan ulaşamaması ve yeni öğrenilen bazı bilgilerin sözlü şekilde
anlatıldığında görsel şekildekine oranla çoğu zaman akılda kalmamasıdır. Bazı
araştırmalara göre görsel şekilde öğrenilen bilgiler, işitsel yönden öğrenilen bilgilere
göre daha fazla akılda kalmaktadır [3]. Bu nedenle işe başlangıç ve bunu takip eden
acemilik sürecinde AG teknolojisiyle birlikte iş ortamına yerleştirilecek dijital
verilerin, görselleştirme tekniğinin yardımıyla öğrenmeyi, kişilere ve ortama
adaptasyonu daha kolay hale getireceği düşünülmüştür.
Yapılan literatür araştırmasında artırılmış gerçeklik ve işe alıştırma
süreçleriyle ilgili birçok araştırma incelenmiş ve bu iki konuyu yazılım mühendisliği
uygulamalarıyla birleştiren bir çalışma örneğine rastlanmamıştır.
Bildirinin 2. bölümünde projenin özelliklerinden ve projede yer alan alt
bölümlerden, 3. bölümde ise yapılan araştırmaların sonuçlarından bahsedilmektedir.
Bildiririn son kısmı ise genel bir özetten oluşmaktadır.
2 Artırılmış Gerçeklik Tabanlı Sürekli İşe Alıştırma Sistemi
Artırılmış Gerçeklik Tabanlı İşe Alıştırma Sistemi projesi, şirket içerisinde
çalışanların mobil telefonları aracılığıyla çalışmakta olup, tanımlanmış resimleri
tanıyarak bu resimlere atanan dijital bilgileri artırılmış gerçeklik yoluyla bulunan
çevreye yansıtmaktadır. Projenin mobil telefonlarda çalışmasının sebebi, tüm
çalışanların sistemi istedikleri zaman kolay bir şekilde ve ekstra bir maliyete gerek
olmadan kullanabilecek olmalarıdır. Sistem yalnızca şirket çalışanları için erişime
açık olup, sisteme giriş, şirket veri tabanlarında tutulan kullanıcı adı ve parolayla
yapılmaktadır. Giriş yapıldıktan sonra açılan menü ekranından mod seçimi
yapılabilmektedir. Sistemde 2 ana kullanım modu bulunmaktadır. Bunlardan ilki
şirket çalışanları hakkında bilgiye ulaşmayı sağlayan Oryantasyon Modu ve ikincisi
de çalışılan projelerle ilgili daha detaylı bilgi erişimini sağlayan Operasyon
Modu’dur.
Ana menüden mod seçimi yapıldıktan sonra kamera ekranı açılmaktadır.
Artırılmış gerçeklik mantığıyla çalışan sistemde, kamera sistem veri tabanında tanımlı
olan hedef resimlerden birini tanıdığında o resim için tanımlı olan sanal veri, kamera
aracılığıyla gerçek ortama yerleştirilerek kullanıcıya sunulmuştur.
2.1 Oryantasyon Modu
İşe yeni başlayan çalışanlar deneyimleri ne seviyede olursa olsun, şirket
kültürü, çalışma düzeni, çalışılan proje veya farklı konular hakkında başka
çalışanlardan bilgi almaya ihtiyaç duyabilirler. Bu durumda kişiler çoğu zaman kime
danışacaklarını bulmakta ve iletişim başlatmakta zorluk yaşamaktadır. Oryantasyon
Modu’nun amacı, işe yeni başlayan yazılım mühendislerinin diğer çalışanlar ile ilgili
iletişim başlatmaya yönelik bilgilere kolay bir şekilde ulaşmasını sağlayarak işe uyum
sürecini desteklemektir. Oryantasyon Modu’nun genel çalışma prensibi şu şekildedir:
Sistemde her kişiye özel tanımlı fotoğraflar tutulmaktadır. Bu fotoğraflar
kişilerin personel kimliğinde bulunan vesikalık fotoğrafları olarak düşünülmüştür.
Kişilerin bu fotoğraflarının, çalışma masalarında kolaylıkla görülen ve kolay bir
şekilde erişilen bir yerde konumlanmış olmaları sağlanmalıdır. Sistemi kullanan
kişiler telefonlarından sisteme giriş yaptıktan sonra, ana menüden Oryantasyon
Modu’nun seçerek bu modu kullanmaya başlayabilmektedir. Oryantasyon Mod
seçildikten sonra kamera ekranı açılmakta olup, kişilerin masalarında konumlanmış
olan tanımlayıcı resimleri kameraya okutulmalıdır. Telefona okutulan resimler sistem
veri tabanında tanımlanmış olmalıdır. Her bir resim bir kullanıcıya tanımlanmış olup,
resim tanıtılınca o kişiye ait gerekli bilgiler, şirkette kullanılan veri saklama
platformlarından çekilmektedir. Resim sistem tarafından tanındıktan sonra, telefon
ekranında kişi bilgilerini içeren bir panel açılmaktadır. Örnek bir panelin ekran
görüntüsü Şekil 1’de yer almaktadır.
Oryantasyon Modu’nda panele yansıtılan bilgilerin türleri, yeni işe başlayan
yazılım mühendislerinin sorunlarından yola çıkılarak belirlenmiştir. Örneğin,
kişilerinin uzmanlık alanlarının bilinmesi, aynı alanda sorusu olan bir kişi için
oldukça faydalıdır ve kime danışacağını bilmenin, kişilere bilgiye ulaşmada zaman
kazandıracağı düşünülmektedir. Panelde kişisel bilgiler başlığı altında kişilerin izni ve
isteği doğrultusunda kendileri hakkında bilgilere yer verilmiştir. Panelin en üst
kısmında kişinin kendini sözlü ve görsel olarak ifade ettiği bir tanıtım videosu
bulunmaktadır. Buradaki amaç, işe yeni başlayan birinin takımındaki kişiler hakkında
bilgiler toplayarak onlarla daha kolay iletişim başlatabilmesini sağlamaktır. Ayrıca,
kişilerin günlük programlarının görüntülenmesiyle birlikte ortak müsait zamanlar
belirlemenin kolaylaştırılması hedeflenmektedir. Tüm bu bilgilere tek bir yerden ve
görsel bir şekilde ulaşmanın, şirket içindeki iletişimi etkili bir şekilde arttırarak
adaptasyon sürecine fayda sağlaması beklenmektedir.
Şekil 1. Oryantasyon Şekil 2. Operasyon Modu Şekil 3. Operasyon Modu
Modu Paneli Görev Kişi
2.2 Operasyon Modu
Operasyon Modu, Scrum yazılım geliştirme modelini kullanan ekipler
düşünülerek ve bu modeli kullanan yazılım mühendislerinin önerileri ve problemleri
doğrultusunda ortaya çıkmıştır. Hızlı iterasyon sürelerinden dolayı, ekipler her gün
günlük Scrum toplantısı yaparak sürekli iletişim halinde ilerlemektedir [4]. Sürekli
iletişim kurma ve proje hakkında sürekli bilgi sahibi olma gerekliliğinden dolayı, bu
süreçte bazı araçlar kullanılmaktadır. Bu araçlardan biri olan Scrum panosu, projenin
gidişatının sınıflandırıldığı, yapılacak işlerin gruplandırıldığı ve görsel bir şekilde
ekipler tarafından takip edilen bir gösterge olarak ifade edilebilir [5]. Bu pano, gelişen
yazılım geliştirme araçları sayesinde dijital ortamlara yüklenerek oradan da takip
edilebildiği gibi, somut şekilde ofis ortamında konumlanmış bir pano olarak da halen
bir çok yazılım ekibi tarafından kullanılmaktadır. Scrum kullanan birkaç yazılım
mühendisi ile görüşüldükten sonra, halen bazı mühendislerin, projeyle ilgili dijital
proje yönetim ortamlarında tutulan bilgileri, fiziksel panoyla birleştirerek kullanmayı
tercih ettikleri ortaya çıkmıştır. Yazılım geliştirmede kullanılan proje yönetim
yazılımlarından bazıları Team Foundation Server (TFS), Jira ve Github olarak
gösterilebilir. Bildiride bahsi geçen bu projede, proje verilerinin saklandığı TFS
platformu veri kaynağı olarak kullanılacaktır.
Bu bilgilerden yola çıkarak, proje yönetim araçlarında düzenli ve programlı
olarak saklanan bilgileri hem fiziksel hem de sanal yollardan yazılım mühendislerinin
kullanımına açmanın, başta yeni başlayanlar olmak üzere tüm yazılım mühendisleri
için süreci daha verimli hale getireceği düşünülmüştür.
Operasyon Modu iki ana bölümü kapsamaktadır. Bunlardan ilki, çalışılan
projelerin süreçlerinin (Planlanan, Bekleyen, Aktif ve Biten) ve her bir süreç
içerisinde yer alan görevlerin artırılmış gerçeklik ögeleriyle görüntülenebildiği Sanal
Scrum Panosu (Virtual Dashboard) olarak adlandırılan bölümdür. Bu mod için,
çalışılan projenin TFS platformunda pano şeklinde tutulan bilgileri, görevleri tanımayı
sağlayan anahtar kelimelerle birlikte karekod eklenmiş şeklinde küçük kağıtlara
basılarak fiziksel ofis ortamındaki Scrum panosuna Şekil 4’te görüldüğü gibi
yerleştirilir. Böylece yer alan görevlerle ilgili tüm bilgiler Scrum panosunda yer almaz
ve projeyle ilgisi olmayan kişiler bu bilgilere açık bir şekilde erişemez.
Şekil 4. Proje için kullanılan örnek bir Scrum panosu
Ana menüden Operasyon Modu seçildikten sonra kamera ekranı açılır ve her
bir görev ile ilgili resimler kameraya taratıldığında bu göreve ait bilgiler artırılmış
gerçeklik panelinde kullanıcıya gösterilir. Şekil 2’de görüldüğü gibi, görevin içeriği,
durumu ve atandığı kişiler panelde görüntülenir. Ayrıca, görevin ilerleme durumuyla
ilgili gecikmeler olduğunda bu bildirimler de panel ekranında gözüktüğü için,
planlanmayan durumlara müdahale etmek de bu şekilde hızlandırılabilir. Oluşturulan
bu prototipte görevlere ait resimler olarak karekod kullanılmış olsa da bu her bir
takımın kendi insiyatifine bırakılmıştır. Karekod dışında farklı özgün resimler de
kullanılarak görevlere kimlik kazandırılabilir. Buradaki temel hedef, yazılım
geliştirme ortamındaki özgün resimleri mobil cihaz ile tanıyarak AG teknolojisiyle bu
resimler üzerinden ortamı sanal bilgiler ile zenginleştirerek süreçleri iyileştirmektir.
Operasyon Modu’nun bir diğer bölümü de kişilere atanan görevlerin
görüntülenmesini sağlar. Her kişi için özel olarak tanımlanmış fotoğraflar kameraya
taratılarak, fotoğrafı taratılan kişiye atanan görevler ve kullanıcının kendi görevleri
karşılaştırılarak, ortak olan görevler ekranda Şekil 3’te olduğu gibi listelenir. Bu
modda, kişilere atanan iş yükünün, üzerinde tanımlı olan görevlerin, hataların ve
iyileştirmelerin sayısı da görüntülenmektedir. Bu sayede, her takım çalışanının
yürüttüğü görevlerden haberdar olmak ve ortak görevlerde iletişim kurmalarını
sağlayarak etkileşimi artırmak hedeflenmektedir.
Ortama yeni katılan ve işe alışmaya çalışan bir kişinin penceresinden
bakıldığında, kişinin tüm bu proje bilgilerine ve görev dağılımına hakim olması
zaman alan zorlu bir süreçtir. Oluşturulan üründe yer alan Operasyon Moduyla
birlikte kişi bu sentez bilgiye sürekli olarak ve kolay bir şekilde erişebilecektir ve
adaptasyonunu kendi kendine hızlandırma şansına sahip olacaktır. Bu sayede süreçten
kopmalar olabildiğince engellenmiş olup maksimum seviyede konsantrasyon ve
adaptasyon sağlanacaktır. Ayrıca toplantıları kaçıran veya ortamdan belli bir süre
uzak kalmış bir çalışan için de kullanışlı olan bu mod, yeni başlayanlara ek olarak tüm
ekip üyelerine hitap edebilme potansiyeline sahiptir ve sürekli adaptasyon
merkezlidir.
3 Sonuçlar ve Gelecek Çalışmalar
Bildiride anlatılan bu çalışmayla birlikte, işe yeni başlayan yazılım
mühendislerinin takım arkadaşları ve diğer çalışanlarla olan etkileşimini
hızlandırmasına, çalıştıkları projelere sürekli bir şekilde adapte olmalarına ve aynı
zamanda günlük görevlerini gerçekleştiren yazılım mühendislerine destek olacak
tamamlayıcı bir ön model ve uygulama oluşturulmuştur.
Oluşturulan ürün, HAVELSAN’da aktif olarak görev yapmakta olan, farklı
sorumlulukları ve tecrübeleri olan 10 mühendis tarafından denenmiş ve gözlenmiştir.
Bunun sonrasında, uygulamanın işlevselliğinin, performansının ve tasarımının
değerlendirilmesini amaçlayan 8 sorudan oluşan bir anket kullanıcılar tarafından
cevaplandırılmıştır. Bu anket sonuçlarına göre, uygulamayı deneyimleyen bu
kullanıcıların ortalama %80’inin ürünün oluşturulmasına temel olan fikri,
fonksiyonaliteyi ve genel tasarımı beğenmelerine karşın daha iyi bir kullanıcı
deneyimi oluşturmak için ürün üzerinde bazı performans ve tasarım geliştirmelerinin
yapılabileceği sonucuna varılmıştır.
Katılımcı geri dönüşlerinin ve AG teknolojisinin öğrenme üzerine olan
olumlu etkilerinin [6] birlikte analiz edilmesiyle, AG temelli, sanal ögelerle sürekli
olarak beslenen bir yazılım geliştirme ortamının süreçleri iyileştirebileceğine ve
gelecekte AG teknolojisinin bu tip süreçlerin bir parçası olma yönünde önemli bir
potansiyeli olduğuna kanaat getirilmiştir.
Şu anki halinde, yaygın kullanılabilirlik hedefi gereği mobil cihazlarda
çalışacak şekilde geliştirilen ve AG teknolojisini resim hedefleri üzerinden gerçek
ortama dijital veri getirme suretiyle kullanan bu sistem, ileri aşamalarda, Microsoft
Hololens gibi artırılmış gerçeklik gözlükleriyle kullanıma adapte edildiğinde, fiziksel
çevre ve sanal ögeler birbirine daha entegre bir şekilde gözlemlenebileceğinden daha
etkili bir AG ve işe alıştırma deneyimi sağlayacağı düşünülmektedir. Ayrıca,
Operasyon Modu’nda projelerle ilgili kullanıcıya gösterilen bilgilerin, kullanıcı
önerileriyle birlikte daha fazla çeşitlendirilebileceği de öngörülen çalışmalardan
biridir.
Referanslar
1. "What Is Onboarding? - Best Practices & Process - White Paper", , 2017.
Icims.com
[Online]. Available: https://www.icims.com/resources/white-paper/onboarding. [Accessed:
5- May- 2018].
2. 3 Tips To Redesign Your Onboarding Process Into A Continuous Experience - eLearning
Industry", eLearning Industry, 2017. [Online]. Available:
https://elearningindustry.com/redesign-your-onboarding-process-into-a-continuous-experie
nce-3-tips. [Accessed: 5- May- 2018].
3. Cohen, M., Horowitz, T. and Wolfe, J. (2010). Auditory recognition memory is inferior to
visual recognition memory. Journal of Vision, 9(8), pp.568-568.
4. 39. M. Villavicencio, E. Narváez, E. Izquierdo and J. Pincay, "Learning Scrum by doing
real-life projects", IEEE Global Engineering Education Conference (EDUCON), pp.
1450-1456, 2017.
5. 38. Bowes, J. (2018). Agile concepts: the Scrum Task Board - Manifesto. [Online]
Manifesto. Available at: https://manifesto.co.uk/agile-concepts-scrum-task-board/
[Accessed: 1-May- 2018].
6. F. Ozdamli, C. Hursen, "An Emerging Technology: Augmented Reality to Promote
Learning", International Journal of Emerging Technologies in Learning (iJET), vol. 12, no.
11, p. 121, 2017.